Evropské Obecné nařízení o ochraně osobních údajů a společnost Webfleet

Cílem nařízení GDPR je zlepšit situaci jednotlivců z hlediska kontroly nad osobními údaji. Údaje o člověku koneckonců odrážejí jeho identitu, chování a záliby: definují jej. Nařízení GDPR stanovuje, že jednotlivci musí být předem plně informováni o tom, co se děje s jejich daty: jaká data jsou využívána, proč jsou využívána, po jakou dobu a kým. Musí rovněž být schopni tyto činnosti ovlivnit, např. poskytnutím povolení, uzavřením smlouvy nebo mít do určité míry možnost na požádání zastavit užívání svých dat.

Pokud jakožto firma rozhodujete o tom, jak se nakládá s daty jednotlivců, musíte tuto zodpo­vědnost skutečně plnit, respektovat práva jednotlivců a nařízení GDPR a být schopní toto náležitě doložit. Při veškerém nakládání s daty je třeba zvážit rizika pro dotyčnou osobu. Podle našeho názoru je proto nutné mít dokumentaci činností souvi­se­jících s údaji a odůvodněním, proč tyto údaje zpraco­váváte. Nařízení GDPR vyžaduje jmenování pracovníka ochrany soukromí osobních údajů (na částečný úvazek), který bude na toto dohlížet, v případě, že se vás týkají podmínky stanovené v nařízení GDPR (například pokud je součástí vaší hlavní aktivity sledování lidí ve velkém měřítku).

Podle našeho názoru bylo nařízení GDPR vytvořeno za účelem sjednocení starších nesourodých zákonů na ochranu soukromí v EU. To může znamenat výhodu pro nadnárodní firmy využívající naše služby, zejména pokud mají vozidla, která překračují hranice. Mohlo by to také znamenat, že při provozu nadnárodní firmy v rámci EU bude třeba jednat pouze s jedním regulačním úřadem, a to v zemi, kde je hlavní sídlo. Podobně mohou jednotlivci komunikovat s regulačním úřadem ve své zemi.

Zásadním prvkem nařízení GDPR je pojem „osobní údaje“. V podstatě jde o jakákoli data, která lze vztáhnout k identi­fi­ko­va­telné osobě. To zahrnuje data, která mohou být označena abstraktními jedinečnými identi­fi­kátory, jako jsou SPZ, čísla VIN (Vehicle Identi­fi­cation Number) nebo další identi­fi­kátory zařízení. Podle nás je důležité si uvědomit, že podle nařízení GDPR nezáleží na tom, kdo je vlastně schopný provést identi­fikaci. Pokud z daných dat někdo dokáže identi­fi­kovat jednotlivce, musí být tato data považována za osobní údaje, ačkoli vůbec nedošlo k reálné identi­fikaci. Dle našeho názoru není nutné znát něčí jméno k tomu, aby byla data o nich považována za osobních údaje. Je třeba si uvědomit, že disponování osobními údaji neznamená, že je nelze používat. Jde o to, že v tomto případě platí nařízení GDPR a je třeba splnit jisté podmínky.

Nařízení GDPR umožňuje, aby se osobní údaje používaly k jednomu nebo více předem definovaným účelům. Ty musí být konkrétní a jasně popsané. Daná osoba musí být schopna porozumět, co daný účel znamená. Osoba by měla být schopná odpovědět na tuto otázku: Spadá tento případ použití opravdu do daného účelu?

Nařízení GDPR vyžaduje zpracování osobních dat „v náležité míře“ podle toho, o jaký typ, objem a délku uchovávání jde v souladu se stanoveným účelem. „V náležité míře“ znamená zpracovávat pouze nezbytný objem nebo po nezbytnou dobu a tyto hodnoty nepře­kra­čovat.

Podle našeho názoru vyžaduje zpracování osobních údajů dobře napsané, uživatelsky přívětivé vysvětlení. Mělo by jít spíše o příručku, nikoli o smlouvu. Vysvětlení musí být samozřejmě daným osobám k dispozici předtím, než začnete využívat jejich data, a musí jim zůstat dostupné.

Společnost Webfleet vždy jedná podle pokynů zákazníka společnosti Webfleet. Data se týkají pouze zákazníka, který nad nimi má proto kontrolu. To znamená, že zákazníkovi nabízíme řešení se širokými možnostmi konfigurace. Doporu­čujeme různé účely, ke kterým je lze použít, zákazník společnosti Webfleet však činí konečné rozhodnutí, ke kterým účelům je využívat a do jaké míry konfi­gu­rovat a používat systém.

Náš systém je možné konfi­gu­rovat tak, aby rozpoznal řadu různých zainte­re­so­vaných osob s různými rolemi, povinnostmi a kvali­fi­kacemi v různých situacích. Zákazníci společnosti Webfleet například mohou umožnit řidičům rozlišovat mezi firemními a soukromými cestami a vedoucí řidičů mohou být omezeni v tom, co vidí a mohou provádět. Rovněž podporujeme zákazníky společnosti Webfleet a dodržujeme práva jednotlivců například ohledně přístupu a mazání jejich dat.

Zákazníci společnosti Webfleet mohou různě nakon­fi­gu­rovat, jaká data se shromažďují a jak dlouho se uchovávají. V zájmu usnadnění pro zákazníky společnosti Webfleet jsme zahrnuli rozumná výchozí nastavení podle různých případů použití našimi zákazníky s vozovými parky, zákazníci společnosti Webfleet však mohou tato výchozí nastavení volně měnit.