Når det kommer til styring af en bilflåde til erhvervsbrug, skal der tages stilling til rigtig mange omkostninger, lige fra direkte omkostninger som forsikring og brændstof til indirekte omkostninger, knyttet til f.eks. medarbejderproduktivitet.
Men bare fordi det er nødvendigt at have en flåde, betyder det ikke, at du skal bruge en formue på det. Her er fem gode råd i forhold til at skære ned på omkostningerne til din virksomheds bilflåde:
1. Har du valgt det rigtige ejerskabsforhold
Et af de første trin med henblik på at skære ned på omkostningerne er at beregne, hvor effektiv din nuværende model for ejerskab er. Der er flere forskellige typer ejerskab for bilflåder til erhvervsbrug, og hver af dem har fordele og ulemper.
Ejerskab af firmabil. Din virksomhed ejer (eller leaser) bilen direkte og stiller den til rådighed for en bestemt medarbejder. Det er en klar fordel for at fastholde medarbejdere, og det giver dig mere kontrol over din flåde, men anskaffelsesomkostningerne er høje, og værdien af aktivet falder over tid.
Biler til samkørsel. En bil til samkørsel bliver stillet til rådighed for alle (eller en specifik gruppe) medarbejdere i virksomheden. Det betyder, at den er fleksibel i brug, men den skal befinde sig på virksomhedens område om natten.
Privatbiler til erhvervsbrug. Køretøjet ejes af medarbejderen og anvendes delvist til ture i arbejdssammenhæng. Der udbetales kørselsgodtgørelse for kørte kilometer i arbejdssammenhæng. Udover kørselsgodtgørelse har virksomheden ingen omkostninger til anskaffelse, vedligeholdelse eller drift, men denne ordning gør også, at virksomheden ingen kontrol har over om køretøjet er egnet til arbejdsopgaven eller ej.
Leje/lease Alle køretøjer i flåden er lejet/leaset, hvilket gør det nemmere at administrere og eliminere omkostninger til vedligeholdelse. På den anden side ejer virksomheden ikke bilerne og er bundet op på kontrakter.
Vi uddyber dette i vores e-bog, men den økonomiske beslutning afhænger i sidste ende af, hvad der fungerer bedst for din virksomhed. Stil dig selv følgende spørgsmål:
- Hvor mange kilometer kører mine medarbejdere om året?
- Kører de lange eller korte ture?
- Har medarbejdere brug for at have adgang til en bil på fast basis?
I virkeligheden er det sandsynligt, at din ejerskabsstrategi vil være en blanding af nogle eller alle af de ovenstående muligheder.
En anden mulighed for at skære ned på omkostningerne er ganske enkelt at skære i din virksomheds bilflåde – hvis det er muligt. Gennemgå det antal biler, du har, og det antal biler, du bruger, for at se, om antallet kan reduceres.
De samlede udgifter ved ved ejerskab TCO (total cost of ownership) vil i gennemsnit lægge på mellem 32.000 DKK og 46.000 DKK pr. køretøj pr. år. Så hvis du fjerner bare fem biler fra din flåde, vil du kunne spare omkring 160.000 DKK om året!
2. Uddan og vejled dine chauffører i at køre mere effektivt.
Har du dygtige chauffører, kan du spare overraskende mange penge på din flåde. Ifølge den britiske energibesparelsesorganisation Energy Saving Trust kan der opnås besparelser på 15 % bare ved at forbedre chaufførernes kørselsadfærd.
Her er eksempler på gode vaner, du kan indskærpe hos dine chauffører for at hjælpe med at skære ned på omkostningerne:
Sæt farten ned. Selv om dine chauffører kan komme lidt hurtigere frem ved at sætte farten op, kan det at spare tid hurtigt koste penge. Ifølge AA bruges der op til 9 % mere brændstof ved kørsel med 112 km/t end ved kørsel med 96 km/t. Introduktionen af et telematiksystem med et køreadfærdsprogam kan opmuntre dine chauffører til at holde farten nede (det kommer vi tilbage til senere i artiklen).
Skær ned på tomgangskørsel. Tomgang er en af de største syndere mht. brændstofspild. Det er, når man sidder i en bil, der holder stille, med motoren kørende.
Masser af chauffører har for vane at gøre det, når de taler i telefon, gennemgår administrative opgaver eller bare lytter til radio. Men det er spild af brændstof. Lær dine chauffører at slukke for motoren, når bilen ikke bevæger sig.
Kørsel uden motorkraft. Der er forskellige køreteknikker, der også kan hjælpe dig med at skære ned på omkostningerne, som f.eks. kørsel uden motorkraft. De fleste kan godt lide at holde foden på pedalen, indtil de bliver nødt til at bremse. Men hvis du kører uden motorkraft – dvs. fjerner foden fra speederen i god tid inden et vejkryds/sving/trafiklys, så du kan sænke farten naturligt – så sparer du brændstof og undgår desuden slid på bremserne.
Tænk altid på brændstofeffektivitet. Der er mange små ting, man kan gøre for at skære ned på omkostningerne under kørsel. Det kræver bare, at man er indstillet på at spare på energien. Når der fjernes overskydende vægt fra et køretøj, som f.eks. en bagagebærer eller tagboks på biltaget eller unødvendige genstande fra bagagerummet, kan det nedsætte brændstofforbruget og spare penge.
En anden måde at spare energi og reducere brændstofforbrug er at åbne vinduerne i stedet for at lade aircondition-systemet køre hele tiden.
Det virker som ubetydelige ændringer, men hvis du har en stor bilflåde, kan disse små justeringer give store besparelser samlet set.
3. Spar på brændstofomkostningerne
Vi har allerede talt om mere effektiv kørsel som en måde at spare brændstof på, men der er også andre måder at reducere omkostninger på. Benzinkort kan anvendes til køb af brændstof landet over, og nogle tankstationer tilbyder ekstra rabatter til benzinkortkunder. Med et benzinkort får du også adgang til online rapporteringsværktøjer, der gør det muligt at se forbrug og foretage smarte ændringer til reduktion af omkostninger, hvis der bliver behov for det.
En anden måde at spare brændstof på er ved at køre færre kilometer. Hvis dine chauffører kører til møder, var det måske en ide at benytte muligheden for online møder i stedet eller noget så gammeldags som en telefon! Samkørsel, når kolleger skal til det samme møde eller på forretningsrejse, er også en rigitg god mulighed for at spare brændstof.
4. Brug teknologi
Teknologi er en daglig berigelse i mange henseender, og flådestyring af virksomhedens biler er ingen undtagelse. Der er mere og mere teknologi til rådighed, som kan levere oplysninger og indblik i driften af erhvervsflåder.
Telematik er f.eks. en helt revolutionerende løsning hvad angår reduktion af omkostningerne og en mere effektiv drift af din flåde. Med et telematiksystem får du et overblik over din flåde i realtid, som gør dig i stand til nemt at overvåge den samlede effektivitet eller se nærmere på bestemte indikatorer for effektivitet for din flåde som helhed eller for de individuelle chauffører.
Dette indblik gør, at du kan træffe veldokumenterede beslutninger på baggrund af, hvordan køretøjer og chauffører anvendes, og dermed øge effektiviteten.
Mange telematiksystemer holder også styr på vej- og trafikforhold for at sikre, at dine chauffører tager de mest effektive ruter til deres destination, hvilket sparer tid og brændstof. Det er en kæmpe fordel for virksomheden, fordi trafikpropper ifølge de seneste tal, der blev offentliggjort som en del af TomTom Traffic Index viser, at det koster virksomheder ca. 8,1 mia. DKK om året i tabt produktivitet.
Telematikløsninger kan endda registrere det nøjagtige antal kørte kilometer for hvert køretøj, hvilket kan hjælpe dig med overholde planlagte kontroller i forbindelse med vedligeholdelse.
Det kan advare dig om uløste problemer vha. køretøjets fejlkoder, så du har mulighed for vedligeholdelse tage aktion på skader og andet inden det bliver for dyrt. Det kan f.eks. spare dig for tusindvis af kroner, hvis du opdager en fejl på en turboenhed, inden den fører til en større skade på motoren.
Endnu en imponerende fordel ved telematik er, at det kan bidrage til at nedsætte forsikringspræmien på dit erhvervskøretøj. Alle data, der registreres af vores telematiksystem, gør det ikke blot muligt for at overvåge og forbedre køreadfærd, det giver dig også mulighed for at samarbejde med forsikringsudbydere om at reducere præmier baseret på forbedret køreadfærd.
Der findes rigtig mange forsikringsudbydere, der har specialiserer sig i at samarbejde med virksomheder på denne måde.
5. Automatiser dine administrationssystemer
En anden omkostning, der også nemt bliver overset i forbindelse med flådestyring, er den tid, der bliver brugt på administrative opgaver. Hvis du håndterer din administration med et papirbaseret system, er det måske på tide at lade teknologien udføre nogle af disse opgaver, så du kan frigøre dit personale til opgaver, der tilfører merværdi til virksomheden.
Kommunikation med din arbejdsstyrke, inklusive udsendelse af jobs, fakturering og fremsendelse af fakturaer, ruteplanlægning og generel planlægning, udgiftsstyring, påmindelser om service og vedligeholdelse, kontrol af køretøjer og mange andre rutineopgaver kan alle automatiseres med en flådestyrings- og/eller telematikløsning. Tænk bare på al den tid dit personale sparer!
Styring og reduktion af omkostninger handler om at se holistisk på din flåde af virksomhedsbiler og tænke på de små og markante ændringer, du kan foretage for at spare penge, samtidig med at du også skaber et positivt resultat for din virksomhed og arbejdsstyrkens sundhed og sikkerhed.
Husk, at holder omkostningerne nede, er kun et af ansvarsområderne for styring af biler i din virksomhed. Kontakt os for yderligere oplysninger.