Firmabiler har tidligere været anvendt som en frynsegode. Traditionelt set har firmabil-modellen været god for både medarbejdere og virksomheder, men den fortsatte stigning i beskatning af firmabilerne gør, at mange virksomheder nu er åbne for andre løsninger. Et af de mest populære alternativer er at tilbyde godtgørelse til dækning af kørselsudgifter som et alternativ til en firmabil. Selv om det umiddelbart lyder som en favorabel løsning (for både arbejdsgivere og medarbejdere), men er det er så virkelig også den bedste løsning, set i forhold til firmabil-modellen?
I denne artikel ser vi nærmere på fordele og ulemper ved begge modeller, så du har et bedre grundlag for at træffe en velunderbygget beslutning st i forhold til hvad der er den bedste læsning for netop din virksomhed.
Firmabil
Firmabiler bliver enten købt, leaset eller lejet, og tilbudt medarbejderen til firma- og privatbrug. På registreringsattesten vil virksomheden stå som ejer af køretøjet og medarbejderen som bruger. Hvis bilen deles af flere medarbejdere, betragtes den generelt som en bil til samkørsel: Det er kun biler, der gives til en specifikke medarbejdere, der kan klassificeres som værende firmabiler.
Firmabilen er en traditionel model, der betragtes som en praktisk og effektiv løsning for mange virksomheder. Bare sidste år viste tal fra det britiske told- og skattevæsen, at det antal bilister, der benyttede firmabil, var det højeste i fem år.
Så hvad handler det egentlig om? Og hvad er bagsiden ved det? Det ser vi nærmere på.
Fordele
1. Du har fuld kontrol
Det siger sig selv, at når du ejer bilen, har du fuld kontrol over, hvilken type bil du vælger. For nogle brands er image meget vigtigt, og det vil de gerne have skal afspejles i deres valg af bilfabrikat som deres medarbejdere kører i. For andre er det vigtigt, at udledningen af CO2 er så lavt som muligt. Med en firmabil-model har du selv kontrol over hvordan din bilflåde skal se ud, og hvad den skal afspejle udadtil.
Du har også mere kontrol over bilens stand, da ansvaret for vedligeholdelse ligger hos virksomheden.
Du kan sikre, at dine biler kommer regelmæssigt til serviceeftersyn og er i god stand, så uventede problemer undgås.
2. Fuld gennemsigtighed
Når du har den fulde kontrol over bilerne i din flåde, betyder det også, at du har en større gennemsigtighed og indsigt i dine biler, end du ville have, hvis medarbejderne kørte i egne biler.
Eftersom du styrer vedligeholdelsen af bilerne, kan du være med til at sørge for, at dine firmabiler er sikre og pålidelige. Og fordi du har kontrol over, hvilke biler du køber (eller leaser), er der også større gennemsigtighed med hensyn til udledning af CO2 og brændstofeffektivitet – der sparer både tid og penge i det lange løb.
3. Et firmagode for medarbejdere
En firmabil anses af de fleste medarbejdere som et firmagode. Hvis du annoncerer med det, har du mulighed for at tiltrække dygtige medarbejdere og samtidig fastholde dine ansatte. Ifølge GE Capital Fleet Services-undersøgelsen sagde 64 % af medarbejdere med firmabil, at de ville være mindre tilbøjelige til at forlade deres job, fordi de havde bilordningen.
Firmabiler er også praktiske for medarbejderne, da de så ikke behøver at bekymre sig om omkostninger til vedligeholdelse, forsikring og slitage. Den samme undersøgelse, som omfattede 154 fuldtidschauffører, viste at disse medarbejdere foretrak at bruge køretøjer, der blev stillet til rådighed af firmaet, og nævnte “brugervenlighed” som en årsag.
ULEMPER
1. Det kan være dyrt
Alle køretøjer falder i værdi, så det kan være dyrt at eje dine firmabiler. Leasing kan afbøde dette problem, men det indebærer også visse risici. Hvis du f.eks. leaser en bil, og omstændighederne efterfølgende ændrer sig af en eller anden årsag (medarbejderen siger op, eller de får andre arbejdsopgaver), skal du sandsynligvis stadig betale leasingafgiften for hele kontraktperioden.
Derudover er der selvfølgelig løbende omkostninger at tage hensyn til. Hvis dine medarbejdere køber deres egen bil og benytter sig af godtgørelse til dækning af kørselsudgifter, er de selv ansvarlige for at dække omkostningerne til vedligeholdelse og forsikring, men hvis du tilbyder dem en firmabil, skal du betale regningen.
2. Mindre fleksibilitet
Som tidligere nævnt: Hvis du køber en firmabil til en medarbejder, som derefter forlader virksomheden, står du tilbage med et aktiv, der falder i værdi hver eneste dag. På samme måde kan du være bundet til en kontrakt med et leasingfirma. Når det kommer til stykket, er der ikke meget fleksibilitet i det.
Medarbejderne påvirkes også af manglen på fleksibilitet. Ifølge ExpertHR’s undersøgelse om firmabiler og godtgørelse til dækning af kørselsudgifter var fleksibilitet for medarbejdere en af årsagerne til organisationers øgede godtgørelse til dækning af kørselsudgifter. Med godtgørelse til dækning af kørselsudgifter har medarbejdere fleksibiliteten til at vælge den bil, der bedst passer til deres økonomiske situation.
3. Administrativt arbejde
En mærkbar ulempe ved firmabiler er alt det administrative arbejde, der følger med. Dit team kan ende med at bruge rigtig meget tid på papirarbejde og tjek af, om der er udført kontroller, hvilket vil resulterer i ekstra omkostninger for virksomheden.
Der er to måder at mindske det administrative arbejde for en virksomhed: Du kunne outsource det, eller du kunne bruge et telematiksystem. Ved outsourcing af det administrative arbejde frigives der tid, så dine medarbejdere kan tage sig af mere presserende opgaver.
Du skal dog stadig betale for arbejdet, hvis du skal have en ekspert til det. Med telematik kan meget af det administrative arbejde foregå automatisk. Vigtige informationer som antal kørte kilometer, brændstof og vedligeholdelsesdatoer dokumenteres nemt og nøjagtigt.
Godtgørelse til dækning af kørselsudgifter
Kørselsgodtgørelse, der dækkes af arbejdsgiveren, udbetales til medarbejdere, der anvender deres privatbiler til firmakørsel. Beløbet udbetales til medarbejderen, der anvender privatbilen til at varetage arbejdsopgaver, men afhængig af din politik, køber de nødvendigvis ikke en bil der er egnet til formålet. Har de allerede deres egen bil, kan de bruge godtgørelsen til dækning af den daglige drift af denne.
Lad os se afveje fordele og ulemper ved denne model.
FORDELE
1. Fleksibilitet for medarbejdere
Den primære fordel for medarbejdere med hensyn til godtgørelse til dækning af kørselsudgifter er fleksibiliteten. Med en godtgørelse til dækning af kørselsudgifter har medarbejdere friheden til at vælge en bil efter deres eget hoved, og det kan hjælpe dem med at spare penge i det lange løb. Når alt kommer til alt bruger de fleste medarbejdere deres bil til både arbejde og privat brug, så omkostningseffektivitet er vigtigere end branding for dem. På den anden side er branding/image meget vigtigt for arbejdsgiveren, og det betyder at firmabil-modellen ikke altid er det mest praktiske valg for medarbejderen.
2. Fleksibilitet for arbejdsgivere
Godtgørelse til dækning af kørselsudgifter kan også øge fleksibiliteten for virksomheder. Når virksomheden ejer eller leaser bilen, “hænger” de på den, selv om behovet for bilen ikke længere til stede. Ved at tilbyde godtgørelse til dækning af kørselsudgifter i stedet kan de lette byrden og øge likviditetsstrømmen i virksomheden.
3. Mindre administration
Meget af det administrative ansvar pålægges medarbejderne selv, når de vælger godtgørelse til dækning af kørselsudgifter frem for en firmabil.
Medarbejderen skal selv holde styr på kørte kilometer, brændstofforbrug, vedligeholdelse samt andre administrative forpligtelser, såsom forsikring og ejerafgift. Det reducerer bøvlet for arbejdsgiveren og den tid og de penge, der skal betales til det administrative personale for at udføre opgaverne.
ULEMPER
1. Mindre kontrol af overholdelse af regler
Hvis en af de største fordele ved en firmabil er fuld kontrol, så er en af de største ulemper ved godtgørelse til dækning af kørselsudgifter manglen på kontrol. Da ansvaret for overholdelse af regler i forbindelse med bilsyn, afgifter og forsikring påhviler medarbejderen, har virksomheden mindre indblik i og kontrol over, om det bliver varetaget korrekt.
En måde at generobre lidt af den kontrol er ved at indføre et flådestyringssystem. Flådestyringssystemer sporer præcist faktorer som antal kørte kilometer og chaufføreffektivitet, og det hjælper dig med at holde styr på, hvornår køretøjerne skal til kontrol i forbindelse med vedligeholdelse.
2. Mindre kontrol over image/branding
Når du giver dine chauffører mulighed for at vælge deres egne køretøjer, har du til gengæld ingen mulighed for at styre flådens afspejling af dit brand.
Medarbejdere vil ankomme til møder i biler af mange forskellige mærker, størrelser og vedligeholdelsesstande. Og da omkostningerne er medarbejdernes ansvar, vil de formentlig forsøge at spare, der hvor de kan, hvilket ikke kun påvirker dit image, men også effektiviteten.
I henhold til BVRLA (British Vehicle Rental & Leasing Association – det britiske handelsorgan for virksomheder, der beskæftiger sig med køretøjsudlejning, leasing og flådestyring) har personbiler til erhvervsformål en gennemsnitsalder på 8,2 år, og de har også højere gennemsnitlig udledning af CO2. Firmabiler har en gennemsnitlig CO2-udledning på 112 g/km, og den øges til 118 g/km for flåder af personligt leasede biler.
3. Ansvar for vedligeholdelse
Når medarbejderne ejer bilen, skal de afholde alle udgifter til vedligeholdelse. Det fritager dog ikke virksomheden for ansvar. Det er stadig arbejdsgiverens opgave at sikre, at alle biler i flåden er sikre og i en køredygtig tilstand. Hvis nogle af dine chauffører, uanset om de kører i en firmabil eller i egen bil, risikerer helbred og sikkerhed for sig selv eller andre trafikanter, i forbindelse med arbejdet, vil virksomheden sandsynligvis blive holdt ansvarlig.
Det er vigtigt at få foretaget kontroller med jævne mellemrum for at sikre, at dine medarbejdere har styr på vedligeholdelsen af deres biler, inklusive bilsyn og serviceeftersyn.
Så hvad er det rigtige for din virksomhed?
Alt i alt er der ikke noget rigtigt eller forkert svar. Om du vælger en løsning med firmabiler eller godtgørelse til dækning af kørselsudgifter afhænger af, hvad der fungerer bedst for din virksomhed. Du skal afveje fordele og ulemper og finde ud af, hvad der passer dig bedst. Svaret kunne endda være en kombination af begge modeller.
Uanset om du vælger at benytte firmabiler eller godtgørelse til dækning af kørselsudgifter (eller en kombination), er du stadig ansvarlig for din flåde, når den anvendes i forbindelse med arbejde.
*Bemærk: Oplysningerne i dette blogopslag er kun ment som reference. Webfleet hverken garanterer eller forudsætter, at brugen af denne tekst eller deres produkter eller tjenester i sig selv kan garantere overensstemmelse med dine afgiftsmæssige eller juridiske forpligtelser. For at sikre overholdelse af disse forpligtelser skal du altid søge individuel fra en juridisk rådgiver eller en kvalificeret specialist i overholdelse af skatteregler.