Tidsadministration er en af grundstenene for succes for alle ledere i alle virksomheder. Det gælder i endnu højere grad for flådechefer, da så mange ting skal ske til tiden, og så mange uplanlagte forstyrrelser kan komme i vejen.
En almindelig flådechef holder øje med driften, hvilket omfatter vedligeholdelse af køretøjer, udnyttelse af aktiver, administration af chauffører og styring af brændstofforbrug blandt mange andre vigtige faktorer. Ja, det er en stor mundfuld.
Derudover er der en masse almindelige opgaver, som dukker op og kan komme i vejen. Multitasking er blevet normen, og det kan derfor nemt føles, som om tiden bliver brugt på at løse presserende nu- og-her-problemer i stedet for at fokusere på den vigtigste opgave af dem alle: at optimere virksomheden.
Denne blog ser nærmere på flådechefers manglende tid. Den undersøger nogle eksempler på best practice, som kan forbedre tidsadministration, og kommer ind på teknologier, der kan være en hjælp hen ad vejen.
Sådan forbedrer du tidsadministrationen af din flåde
Hvad kan du så gøre i dit daglige arbejde for at styre din tid mere effektivt?
Her er et par best practices:
-
Tænk så mange skridt frem som muligt
Hvis du ofte føler, at du bruger tid på at håndtere vigtige spørgsmål, når de dukker op, og løse problemer med det samme, kunne det være en idé med en plan for mere påkommende tilfælde i din planlægning. Ville det være muligt at løse problemerne på forhånd?
Ved at bruge tid nu og her på at kortlægge alle de mulige ting, der kunne gå galt i driften, og udtænke en pålidelig plan A, B, C, D og E for at håndtere dem, kunne det måske betale sig, spare tid og give mindre stress i det lange løb.
-
Digitaliser flere manuelle opgaver
Føler du dig tit fanget bag bjerge af papirarbejde, eller skal du håndtere vigtige, men tidskrævende manuelle opgaver? Hvis det ofte er tilfældet, kan det stjæle fokus fra kerneopgaverne. Hvis det sker for flere medarbejdere på tværs af organisationen, kan det få store konsekvenser for bundlinjen.
Flere og flere flåder indfører efterhånden digitale løsninger for at digitalisere og, i mange tilfælde, automatisere almindelige administrative opgaver. Det kan være en yderst fordelagtig løsning enten af reducere den tid, der bruges på håndteringen af dem, eller fjerne dem fuldstændigt fra planlægningen.
-
Sæt din lid til databaserede beslutninger
Når det handler om ledelse, skal du ofte tage beslutning om, hvilke aktiviteter det er klogest at bruge tid på. Hvilken del af driften bør du allokere ressourcer og arbejdstimer til for at skabe forbedringer? Hvilke forhold kan fortsætte som hidtil?
Den bedste måde at sikre, at du følger den rette fremgangsmåde for virksomheden, er at basere dine beslutninger på nøjagtige data. Hvis du trækker på de vigtigste data om din flåde, herunder brændstofforbrug, køretider, køretøjernes position og køreadfærd, kan det hjælpe dig med at tage mere sikre og bedre beslutninger om, hvordan du skal bruge din tid.
Software til tidsadministration målrettet flådechefer
Uanset hvilken type af flåde, du har ansvaret for, er den eneste konstant, at der altid er store krav til effektivitet. Teknologi kan bidrage hertil.
Software til tidsadministration, som for eksempel Webfleet, kan hjælpe dig med at automatisere nogle af de mest tidskrævende opgaver og dermed gøre dit job mere enkelt. Det støtter dig med:
- Chaufføradministration
- Rapporter i realtid
- Sporing af køretøjer
- Ruteoptimering
- Proaktiv vedligeholdelse af køretøjer
- Kommunikation med chaufførerne
- Facilitering af opgaver som behandling af krav
- Overordnet dokumentstyring
Ved hjælp af Webfleet, som automatiserer de nuværende rutinemæssige, tidskrævende opgaver såsom vedligeholdelse af køretøjer og opdateringer i forbindelse med overholdelse, får du mere tid til at tage dig af ting, som din forretning er bedre tjent med.
Hvis du gerne vil have mere at vide om, hvordan du opnår operationel kvalitet med Webfleet, så kontakt en af vores eksperter allerede i dag.