Die Fahrtenbuch-Lösung in Webfleet entlastet Fahrer und Zentrale.

Das Unternehmen

Die A/V/E GmbH wurde 1993 gegründet und beschäftigt heute mehr als 400 Mitarbeiter. Als Full-Service-Dienstleister für Energieversorger kümmert sich das in Halle an der Saale ansässige Unternehmen um Endkunden und deren Abrechnungen sowie um das das Zähler-, Energiedaten- und Systemmanagement.

Die Aufgabe

Es gibt wohl kaum einen Angestellten, der sich gerne mit der Dokumentation seiner Dienstfahrten befasst. Das manuelle Führen eines Fahrtenbuchs ist jedoch nicht nur eine lästige Pflicht, die viel Zeit kostet – es ist auch fehleranfällig. Und Unstimmigkeiten und Ungenauigkeiten in der Fahrtendokumentation können Unternehmen teuer zu stehen kommen – durch aufwändige Fehlersuche oder Probleme mit dem Finanzamt.

Auch für die A/V/E GmbH, die ansonsten in Sachen Struktur und Prozesse gut aufgestellt ist, bestand bei diesem Thema Verbesserungsbedarf. Früher wurde bei uns alles handschriftlich gemacht, erzählt Pressesprecherin Nadine Enders. Das war mit einem enorm hohen Arbeitsaufwand verbunden – nicht nur für die Fahrer selbst, sondern auch für die Mitarbeiter, die die Fahrtenbuchdaten verwalten, auswerten und prüfen müssen.

Die Lösung

Uns wurde klar, dass wir eine Telematik-Lösung brauchen, die ein digitales, Finanzamt-konformes Fahrtenbuchmanagement ermöglicht, berichtet Thomas Börner, Leiter des Fuhrparks von A/V/E. Auf Empfehlung eines Anwenders entschied sich Börner für Webfleet von Webfleet. Nach einer einmonatigen Testphase im September 2012 wurden die insgesamt 56 Firmenfahrzeuge von A/V/E mit Fahrzeugortungsgeräten der LINK Serie ausgestattet. Nicht sichtbar im Fahrzeug installiert, liefern die kleinen, 95 g leichten Gerät ab dem Start der Fahrzeugzündung der Zentrale alle notwendigen Daten für das digitale Fahrtenbuch. Der Webfleet-Partner Koch Kommunikation, der für die Installation, die betriebsratskonforme Verwaltung und den Support zuständig ist, benötigte rund 30 Minuten pro Fahrzeug für den Hardwareeinbau.

Für A/V/E steht mittlerweile fest: Die Einführung von Webfleet hat sich klar gelohnt: Das Unternehmen konnte alle mit der Fahrtendokumentation verbunden Abläufe automatisieren – vom Führen des Fahrtenbuchs durch den Mitarbeiter bis hin zum Controlling. Während sich die marktüblichen Lösungen hardwareseitig innerhalb des Anforderungsprofils nur minimal unterscheiden, steht und fällt der Erfolg einer Telematik-Plattform mit der Bedienbarkeit. Und auch hier kann Webfleet punkten: Dank der gut gestalteten Oberfläche ist die Plattform bedienerfreundlich und sehr komfortabel, fasst Börner zusammen. Da sie weitgehend automatisiert arbeitet, ist das Führen eines Fahrtenbuchs überhaupt kein Aufwand mehr. Es fällt kein ‚Papierkram‘ mehr an, und Fehler und Ungenauigkeiten sind so gut wie ausgeschlossen.

Zudem bietet die Webfleet-Lösung einen praktischen Zusatznutzen, durch den das Unternehmen bares Geld spart: Die Disponenten sehen in Webfleet auf einen Blick, wo sich die Fahrzeuge gerade befinden. Dadurch können sie neu eingehende Aufträge jeweils an den Fahrer übermitteln, der am schnellsten am Einsatzort sein kann. Auf diese Weise sparen wir viele Kilometer ein, freut sich Börner. Auch Pressesprecherin Enders ist mit Webfleet hundertprozentig zufrieden. Deshalb ist es auch keine Frage, dass A/V/E sie beim demnächst anstehenden Flottenwechsel in allen neuen Fahrzeugen übernehmen wird. Moderne Telematik-Lösungen wie Webfleet sparen Zeit, Geld und – wie das digitale Fahrtenbuch zeigt – auch Nerven, zählt Fuhrparkleiter Börner auf. Wir können uns die Rückkehr zur manuellen Fahrtenbuchführung gar nicht mehr vorstellen.