Fahrtenbuchaufzeichnung ist jetzt ein automatischer Prozess, der Kosten spart.

Die PACO GmbH setzt auf Webfleet für die Fahrtendokumentation. Seit zehn Jahren sind deshalb keine Strafnachzahlungen mehr für fehlerhaft geführte Fahrtenbücher fällig. Die Mitarbeiter können konzentrierter und effektiver arbeiten.

Das Unternehmen

Die PACO GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen für die Sanierung und den Neubau von Gas-, Wasser- und Heizungsinstallationen. Im gesamten Großraum Wien arbeitet die Firma mit Hausverwaltungen, Eigentümergemeinschaften und Privatkunden zusammen – und deckt somit das ganze Kundenspektrum ab. PACO beschäftigt knapp 30 Mitarbeiter an einem zentralen Standort in der österreichischen Hauptstadt und betreibt einen kleinen Fuhrpark für seine Installateure. Insgesamt sind elf Fahrzeuge im Einsatz, die mit Webfleet ausgestattet sind – allesamt Kastenwagen.

Die Aufgabe

Einen Fuhrpark zu organisieren ist nicht immer einfach. Es müssen Lenkzeiten eingehalten, Routen geplant und Fahrer gemanagt werden. Umso schlimmer, wenn das nicht funktioniert. Wir hatten in der Vergangenheit eine Fahrtenbuchprüfung durch das Finanzamt. Daraus resultierten Nachzahlungen, so Ing. Michael Parlesak, Geschäftsführer der PACO GmbH. Die Fahrtenbücher waren vorhanden, wurden aber nicht ordnungsgemäß geführt. Unachtsamkeiten schleichen sich immer ein, wenn Menschen arbeiten. Anstatt die Mitarbeiter in dieser Angelegenheit aufwendig zu schulen und regelmäßig die Fahrtenbücher akribisch zu überprüfen, wollte Herr Parlesak eine einfache digitale Lösung.

Die Lösung

Webfleet dokumentiert alle notwendigen Informationen. Reports erhält das Unternehmen vollautomatisch per Mail in regelmäßigen Abständen. Wenn die Daten mal schneller und außerhalb der eingestellten Intervalle benötigt werden, lässt sich ein Report zudem von Hand auslösen. Seitdem wir das digitale Fahrtenbuch haben, gab es bei Prüfungen keine Beanstandungen! Alles war perfekt belegt, so Ing. Parlesak. Auch die Mitarbeiter des Unternehmens profitierten direkt von der Software. Da sie kein Fahrtenbuch mehr schreiben müssen, haben sie eine enorme Zeitersparnis. Die interne Kontrolle der Aufzeichnungen fällt weg. Somit wurde die Verwaltung der PACO GmbH entlastet. In den Wagen des Fuhrparks sind die Fahrzeugortungsgeräte LINK 310 und LINK 410 verbaut. Die Fahrzeugortungsgeräte reagieren automatisch mit der Zündung des Kfz und zeichnen die Fahrtdaten auf.

Die digitale Fahrtenbuchaufzeichnung über Webfleet lohnt sich auch für KMUs wie PACO. Selbst wenn die umfangreichen zusätzlichen Möglichkeiten wie etwa Routenplanung, Fahrzeugortung, Alarmmeldung und weitere nur am Rande ausgeschöpft werden, ergibt sich unter dem Strich ein echter Mehrwert – spürbar vom Chef über die Mitarbeiter der operativen Ebene bis hin zur Verwaltung. Insgesamt spart uns Webfleet fast einen Mann-Tag an Arbeit pro Woche, den wir früher für interne Kontrollen einsetzen mussten. Da kommt in zehn Jahren Nutzungsdauer einiges an Kostenersparnis zusammen, so Ing. Michael Parlesak.