Wenn Sie sich entschlossen haben, in diesem Jahr in eine Fuhrparkmanagement Software zu investieren, können Sie sich auf niedrigere Kosten, größere Effizienz und verbesserte Sicherheit freuen. Aber für welche Lösung sollten Sie letztendlich entscheiden? Unser 5-Schritte-Leitfaden hilft Ihnen im Auswahl- und Entscheidungsprozess.
Die richtige Suche nach der passenden Flottenmanagementlösung
1. Entscheiden Sie, was Sie erreichen möchten
Ordnen Sie die folgenden Aspekte nach ihrer Bedeutung für Ihr Unternehmen:
- Effizientere Planung und Kontrolle: Mit Fahrzeugtelematik haben Sie rund um die Uhr einen präzisen Überblick, wo sich Ihre Fahrer und Fahrzeuge befinden. Dank einer Flottenmanagement-Plattform wissen Sie, wie lange welcher Fahrer mit welchem Fahrzeug bei einem Kunden ist und wer einen zusätzlichen Auftrag übernehmen kann.
- Höhere Produktivität und Sicherheit: Durch die Optimierung von Routen und die Vermeidung von Staus können Ihre Fahrer mehr Aufträge erledigen und bleiben auf den sichersten Straßen.
- Niedrigere Kraftstoff- und Wartungskosten: Greifen Sie auf die Fahrerdaten zu und erhalten Sie Warnungen, wenn eine Fahrzeugwartung erforderlich ist. So können Sie Probleme angehen, bevor sie zu Ausfallzeiten führen.
- Genaue Aufzeichnungen: Automatisieren Sie die Aufzeichnung von Fahrzeiten für die Einhaltung von Vorschriften, für die Lohnbuchhaltung oder für die Rechnungsstellung. Eine Lösung, die in Systeme für die Lohn- und Finanzverwaltung integriert ist, kann den Papieraufwand verringern und bei der Beilegung von Streitigkeiten im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung helfen.
2. Binden Sie Ihre Kollegen ein
Wer bzw. welche Abteilung in Ihrem Unternehmen wird welche Funktionen der Fuhrparkmanagement Software nutzen? Bitten Sie diese Personen in einem möglichst frühen Stadium um ihre Mitwirkung. Achten Sie darauf, dass Ihre Fahrer oder ein Vertreter Ihrer Fahrer in das Geschehen einbezogen werden. Ihre Fahrer werden das System täglich nutzen. Allein aus diesem Grund ist es wirklich unerlässlich, dass Ihre Fahrer von Anfang an involviert sind. Nehmen Sie auch mögliche Bedenken Ihrer Mitarbeiter bzw. Fahrer in Bezug auf Themen wie Sicherheit und Datenschutz ernst und räumen Sie diese transparent aus.
3. Bitten Sie Anbieter um Vorschläge
Sie wissen nun, was Sie wollen. Nun können Sie sich auf die Suche nach dem richtigen System und Anbieter begeben. Setzen Sie sich mit Anbietern für Fuhrparkmanagement Software in Verbindung, die Sie online oder durch Empfehlungen gefunden haben. Adressieren Sie diesen gegenüber klar Ihre Ziele und bitten Sie sie auf dieser Basis, Ihnen ein Angebot für die Lösung zu schicken, die Ihrer Meinung nach am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist. Dies ist nicht nur der einfachste Weg, um die benötigten Informationen zu erhalten (anstatt sich durch eine Website nach der anderen und eine Broschüre nach der anderen zu wühlen), sondern gibt Ihnen auch einen guten Eindruck davon, wie der Anbieter seine Kunden betreut. Da es sich im besten Falle um eine langfristige Beziehung handelt, ist die Qualität des Service genauso wichtig wie die Funktionen der Software.
4. Treffen Sie Ihre Wahl
Sobald Sie einige Angebote vorliegen haben, können Sie eine Auswahlliste der Flottenmanagementlösungen erstellen. Wählen Sie eine kleine Anzahl aus und bitten Sie die Anbieter, die einzelnen Funktionen ihrer Lösung näher zu erläutern. Achten Sie darauf, dass sie diese Kernfunktionen erläutern:
- GPS-basierte Fahrzeugortung
- Analyse des Fahrverhaltens
- Professionelle Navigation
- Verwaltung des Personals
- Geo-Fencing
- Reporting
Fordern Sie Demos an, fragen Sie nach Referenzen des Anbieters und nutzen Sie jede Gelegenheit, um das System auszuprobieren und zu testen. Wie schneidet die Auswahlliste der Anbieter ab? Welches Angebot kann Ihnen langfristigen Erfolg versprechen? Erkundigen Sie sich auch bei Ihrer IT-Abteilung nach Fragen zu Hardware und Software, Datensicherheit und Datenschutz, Anwendungen und Integrationen von Drittanbietern. Eine Komplettlösung kann Ihnen den Entscheidungsprozess erleichtern. Webfleet zum Beispiel bietet alle Voraussetzungen, um eine Flotte effizienter, sicherer und nachhaltiger zu betreiben.
5. Ausarbeitung des Vertrags
Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, besprechen Sie die Bedingungen und Tarife mit dem Anbieter der Fuhrparkmanagementlösung. Außerdem müssen Sie Vereinbarungen über Planung, Installation, Schulung und Service treffen. Schließlich wollen Sie sicher sein, dass das neue System optimal eingeführt wird und alle Mitarbeiter es sofort bedienen können.
Halten Sie alles in einem Vertrag fest, einschließlich Vereinbarungen über Wartung, Garantie und Sicherheit. Es ist auch ratsam, Vereinbarungen über den Datenschutz in einer separaten Datenschutzvereinbarung zu treffen, um festzulegen, wer Zugriff auf welche Daten hat und warum. Diese Phase ist entscheidend für Ihre Lieferantenbeziehung. Es ist der Beginn einer langfristigen Zusammenarbeit, in der persönliche Betreuung, professionelle Unterstützung und kontinuierliche Verbesserung der Schlüssel zum Erfolg sind.
