Eine präzise und sorgfältige Führung von Fahrtenbüchern ist für die Steuererklärung von großer Bedeutung: Vor allem für Unternehmen bringt die ordnungsgemäße Erfassung per Fahrtenbuch Steuer-Vorteile. Durch die Dokumentation jeder Fahrt kennen Flottenmanager den Einsatz jedes Fahrzeugs, den Zweck der Fahrt und die damit verbundenen Kosten und können so für das Finanzamt die geschäftliche Nutzung nachweisen. Werden Firmenwagen auch privat genutzt, hilft ein detailliert geführtes Fahrtenbuch auch den Angestellten, Steuern zu sparen und die Steuererklärung zu vereinfachen. Hat das Finanzamt Zweifel, können unerwartet Nachzahlungen anfallen. Das müssen Sie und Ihre Mitarbeitenden zum richtigen Einsatz von Fahrtenbüchern wissen.
Fahrtenbuch & Steuer: Diese Regelungen gelten
In Deutschland spielen die Steuerregelungen rund um die Nutzung von Firmenwagen eine zentrale Rolle bei der Besteuerung von Unternehmen und Mitarbeitern. Dabei unterscheidet das Finanzamt klar zwischen privater und geschäftlicher Nutzung.
Das beginnt schon mit der Klassifizierung als Firmenwagen: Damit das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört, muss es nicht nur von einer Kapitalgesellschaft erworben und einer oder einem Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden, die Nutzung muss auch zu mehr als 50 Prozent geschäftlich sein.
Werden Fahrzeuge auch privat genutzt, ist dies ein „geldwerter Vorteil“ für die Mitarbeiter, den sie versteuern müssen. Wenn Unternehmen die Kosten für Firmenwagen steuerlich absetzen wollen und Angestellte die private Nutzung nicht pauschal versteuern möchten, muss jede Nutzungsart exakt dokumentiert werden. Ein Fahrtenbuch hilft dabei.
Wichtig: Ohne Fahrtenbuch, das die rein geschäftliche Nutzung in der Steuererklärung nachweist, unterstellt das Finanzamt immer auch eine Privatnutzung.
Steuererklärung: Fahrtenbuch-Regelungen des Finanzamts
Beim Führen des Fahrtenbuchs kommt es auf Genauigkeit und Vollständigkeit der Angaben an: Jede betriebliche Fahrt muss mindestens das Datum, das Ziel und die Wegstrecke, den Grund der Fahrt sowie den Gesamtkilometerstand am Fahrtende umfassen. Bei einer privaten Fahrt ist der Gesamtkilometerstand bei Fahrtantritt und bei Fahrtende anzugeben. Insgesamt müssen die Angaben im Fahrtenbuch lückenlos, fortlaufend, schlüssig, zeitnah und in geschlossener Form erbracht werden.
Mehr Informationen zu Steuer-Vorteilen und Anforderungen an Fahrtenbücher in der Steuererklärung
Die Original-Gesetzestexte zu Fahrtenbuch und Steuer finden Sie auf § 31a StVZO – Einzelnorm (gesetze-im-internet.de) und https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__6.html.
Alle Funktionen unserer elektronischen Fahrtenbuchlösung übersichtlich zusammengestellt finden Sie auf der Webfleet-Website. Dort gibt es auch den Webfleet-Steuerleitfaden zum Download mit umfassenden Informationen zur Firmenwagen-Besteuerung von Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Grant Thornton sowie anschaulichen Erklärungen der verschiedenen Steuerszenarien und übersichtlichen Einsparbeispielen.
Steuern: Vorteile eines Fahrtenbuchs für Flottenmanager und Mitarbeitende
Das Führen eines Fahrtenbuchs bringt vor allem Transparenz und finanzielle Vorteile mit sich: Es erfasst die gefahrenen Kilometer sowie den Zweck jeder Fahrt. Das wirkt sich nicht nur steuerlich aus.
Unternehmen: geschäftliche Nutzung ordnungsgemäß belegen
Flottenmanager können für ihr Unternehmen dem Finanzamt gegenüber mit einem Fahrtenbuch den Nachweis für die Steuer über die geschäftliche Nutzung erbringen. Wenn das Fahrtenbuch eine klare Übersicht über die Fahrzeugnutzung und -kosten bietet, lassen sich so die geschäftlichen Fahrten in der Steuererklärung absetzen. Neben der Steuer wirkt sich die Fahrterfassung damit zudem auf die Planung im Flottenmanagement aus. Flottenmanager können zum Beispiel die private Nutzung und den Kraftstoffverbrauch auswerten oder Privatnutzung und Tourenplanung in Einklang bringen.
Angestellte: Steuer-Nachweis für private Nutzung
Auch Mitarbeiter profitieren von Fahrtenbüchern: Sie können sicher entscheiden, ob für sie die Besteuerung mit der 1-Prozent-Regelungen, die exakte Abrechnung oder eine Schätzung der Privatnutzung besser ist und bei Bedarf entsprechend nachweisen, wie viele private Fahrten sie versteuern müssen. Dabei können sie sich darauf verlassen, dass alle Angaben korrekt sind und von ihrem lokalen Finanzamt akzeptiert werden.
Fahrtenbuch führen: Warum es in Unternehmen oft nicht klappt
Der Gesetzgeber gibt vor, welche Daten zu Fahrten erfasst werden müssen, nicht aber in welcher Form. Die manuelle Führung eines papierbasierten Fahrtenbuchs liegt nahe. Im Arbeitsalltag lässt sich diese Form der Dokumentation meist nur schwer bewerkstelligen. Oftmals ist das Führen physischer Fahrtenbücher zeitaufwendig und fehleranfällig. Einträge werden vergessen, Angestellte erfassen Fahrten auf unterschiedliche Weise oder die Angaben werden nicht vollständig ausgefüllt bzw. im Nachhinein undokumentiert geändert. Das gilt für Papier aber auch für einzelne, individuelle Apps. Wichtig: Excel-Tabellen sind als Nachweis vom Finanzamt nicht anerkannt, da hier Änderungen jederzeit und ohne Nachweis (Zeitstempel) erfolgen können.
Diese Ungenauigkeiten oder Lücken in den Angaben können zu steuerlichen Nachteilen führen. Außerdem ist die Archivierung der Papierdokumente umständlich, vor allem wenn eine Fahrzeugflotte betroffen ist und mehrere Personen dieselben Fahrzeuge benutzen. Hier kommen elektronische Fahrtenbücher ins Spiel. Sie reduzieren den Aufwand und minimieren das Risiko von Fehlern, indem sie die Fahrten automatisch und präzise dokumentieren.
So helfen elektronische Fahrtenbücher wie Webfleet
Das Finanzamt erkennt ein elektronisches Fahrtenbuch bei der Steuererklärung nur dann an, wenn es revisionssicher ist. Webfleet erfüllt alle diese Richtlinien. Die IT-Compliance der Webfleet Logbook App wurde von KPMG auditiert.
Vorteile durch automatische Daten-Erfassung und -Bereitstellung
Webfleet Logbook (Fahrtenbuch App für Ihren Fuhrpark – Webfleet DE) ist eine umfassende Lösung für die elektronische Fahrtenbuchführung. Sie hält nicht nur alle steuerlichen Regelungen ein, sondern fordert auf Wunsch vor Fahrtbeginn die Dokumentation der Fahrt ein und erfasst auch automatisch alle verfügbaren Fahrzeugdaten. So wird die Genauigkeit erhöht und die Erfassung wird deutlich einfacher. Mitarbeitende sparen Zeit, weil die Umstellung auf ein elektronisches Fahrtenbuch tatsächlich den Verwaltungsaufwand reduziert, das Ausfüllen einfach macht und es die für die Steuer erforderlichen Angaben einheitlich, lückenlos und zeitlich fortlaufend bereitstellt. Auch die Archivierung und der zentrale Zugriff für Flottenmanagement oder Buchhaltung ist gegeben, sodass alle notwendigen Nachweise für die Steuererklärung jederzeit vorliegen.
Lösung für ein elektronisches Fahrtenbuch
Für das elektronische Fahrtenbuch mit Webfleet ist ein LINK-Fahrzeugortungsgerät, ein Webfleet Tarif und die Webfleet Logbook-App notwendig. In der Praxis funktioniert das Führen des Fahrtenbuchs dann ganz einfach: Das elektronische Fahrtenbuch von Webfleet lässt sich im Fahrzeug per Smartphone, Computer oder mit einem PRO Driver Terminal von Webfleet nutzen. Fahrerin oder Fahrer weisen sich das entsprechende Fahrzeug zu und passen ihre Fahrten in der App an. Der Kilometerstand vor und nach der Fahrt, die Route sowie die Fahrtzeit werden automatisch erfasst. Flottenmanager greifen über ihre Webfleet Lösung oder die App zu. Wichtig: Bei der Dokumentation von Privatfahrten wird der Datenschutz berücksichtigt. Webfleet bietet ISO 27001-zertifizierte Informationssicherheit.
Erste Schritte zu Steuer-Vorteilen mit dem elektronischen Fahrtenbuch
Ein gut geführtes Fahrtenbuch vermeidet Unsicherheiten und Konflikte mit dem Finanzamt, sorgt für Transparenz bei der Fahrzeugnutzung und bietet Steuer-Vorteile. Es ist unerlässlich für die Optimierung der Steuererklärung und den Nachweis der geschäftlichen Nutzung von Fahrzeugen. Darüber hinaus bietet es eine bessere Übersicht über die Fahrzeugkosten und entlastet die Mitarbeitenden.
Die Umstellung auf das elektronische Fahrtenbuch Webfleet Logbook vereinfacht das Erfassen von Daten für die Steuer und das Führen von Fahrtenbüchern erheblich und stellt gleichzeitig Genauigkeit und Compliance sicher. Und mehr noch: Webfleet unterstützt die 7-Tage Regelung, d.h. die Fahrer erhalten Erinnerungen zu noch ausstehenden Fahrtbestätigungen, bevor die 7-Tages-Frist abläuft.
Möchten Sie mehr über die Vorteile und ihre ersten Schritte mit einer elektronischen Fahrtenbuchlösung erfahren. Unser Expertenteam freut sich auf Ihre Fragen und berät Sie gerne.
