Die Erstellungen eines Fuhrparkbudgets ist die Grundlage eines professionellen Flottenmanagements. Dieser Artikel beschreibt die vier wichtigsten Schritte um die Kosten Ihres Fuhrparks effizient planen zu können. Egal ob Sie Fuhrparkmanager einer kleinen oder mittelgroßen Flotte sind: die Schritt- für Schrittanleitung hilft Ihnen dabei, Ihre Kosten zu senken und Ihre Effizienz zu steigern. Zusätzlich finden Sie am Ende des Artikels eine kostenlose Vorlage für die Erstellung Ihres Fuhrparkbudgets zum Herunterladen.
To-Do-Liste für Ihr Fuhrparkbudget: die 4 Schritte zum Erfolg in der Kostenplanung
1. Setzen Sie sich Ziele
Am Anfang einer jeden Planung steht stets die Frage der Zielsetzung: Was möchten ich mit meinem Unternehmen in diesem Jahr erreichen? Viele kleine und mittelgroße Flotten haben primär das Ziel, ihre Kosten zu reduzieren. Wenn auch Sie Ihre Kosten senken möchten, ist das Einsparen von Kraftstoff und die Verringerung der Anzahl an Wartungen wahrscheinlich ein Hebel, an dem Sie ansetzen können – schließlich sind dies in der Regel die zwei größten Betriebsausgaben in Fuhrparks.
Viele Flotten gehen mittlerweile den Weg in Richtung Dekarbonisierung. Die Reduktion der CO2-Emissionen bedarf dabei einer genauen Planung im Voraus, insbesondere, wenn es beispielsweise um Elektrofahrzeuge und um Fragen der Ladeinfrastruktur geht.
Was auch immer Ihre finanziellen Ziele sein mögen, die Klarheit darüber hilft dabei, Ihr Budget zu finalisieren.
Unser Tipp: Behalten Sie auch unvorhersehbare, kurzfristigen Ausgaben im Hinterkopf und planen Sie, zur Deckung solcher ungeplanten Kosten einen bestimmten Prozentsatz in Ihr Budget ein.
2. Reflektieren Sie die Kosten des letzten Jahres
Nachdem Sie sich über Ihre Zielsetzung im Klaren sind, ist es an der Zeit, über einige Zahlen nachzudenken. Doch mit welchen Summen können Sie arbeiten – welche sind realistisch? Um nicht bei null anzufangen, schauen Sie sich Ihre Ausgaben vom letzten Jahr an.
Wenn Ihr Ziel eine Kostensenkung im Fuhrpark ist, helfen Ihnen die Zahlen des Vorjahres bei der Orientierung. Ungewöhnlich hohe Kraftstoffkosten können dabei einen ersten Anhaltspunkt für eine tiefere Recherche liefern. Es kann z. B. sein, dass die Kraftstoffpreise kurzzeitig angestiegen sind oder aber, dass Ihre Routenplanung noch nicht bestmöglich optimiert ist. Erst wenn alle Unklarheiten identifiziert und behoben wurden, können Sie Ihr jeweiliges Fuhrparkbudget für das nächste Jahr festlegen.
Denken Sie auch an die Verstrickungen einzelner Faktoren. Der Reifen- und Fahrzeugzustand beeinflusst auch den Kraftstoffverbrauch. Etwa 20 % aller kommerziell auf den Straßen genutzten Reifen haben einen zu niedrigen Luftdruck. Ein Fahrzeug, dessen Reifendruck 20 % zu niedrig ist, verbraucht etwa 2,5 % mehr Kraftstoff. Schleichende Undichtigkeiten sind zudem die Ursache für 90 % aller reifenbedingten Unfälle. Diese stellen wiederum ein potenziell kostenintensives Sicherheitsrisiko dar.
Unser Tipp: Überprüfen Sie stets den Luftdruck Ihrer Reifen und achten Sie darauf, dass Ihre Motoren reibungslos laufen. Eine Investition in diese Bereiche kann sich am Ende des Jahres lohnen und Kosten langfristig senken. Lesen Sie hier mehr dazu, wie sich der Reifendruck auf den Kraftstoffverbrauch Ihrer Fahrzeuge auswirkt.
3. Der richtige Budgetierungsansatz
In dieser Phase sollten Sie sich für einen Budgetierungsansatz entscheiden. Die zwei bekanntesten Budgetierungsmethoden sind die traditionelle Budgetierung (auch inkrementelle Budgetierung) und die Nullbasisbudgetierung. Die inkrementelle Budgetierung funktioniert schnell und einfach. Sie addieren lediglich einen bestimmten Prozentsatz zu den Kosten des Vorjahres.
Mit Blick auf den Kraftstoffverbrauch bedeutet dies, dass man sein Budget z. B. um einen gewissen Prozentsatz erhöht, sodass eine mögliche Preiserhöhung abgedeckt werden kann. Dies bietet Ihnen jedoch nicht die Möglichkeit, den Sinn einzelner Ausgaben zu hinterfragen. Die inkrementelle Budgetierung vernachlässigt Faktoren, wie beispielsweise unnötige Fahrten durch ineffiziente Routen oder einen nicht optimalen Reifendruck.
Ein deutlich soliderer Ansatz der Budgeterstellung ist die Nullbasisbudgetierung. In diesem Rahmen können Sie analysieren, wie das Budget des Vorjahres verwendet wurde, und mögliche Verbesserungen vornehmen. Der Nachteil ist, dass diese Methode keine Möglichkeit bietet, unvorhersehbare Bedarfe abzudecken.
Die Entscheidung für den richtigen Budgetierungsansatz ist nicht immer einfach. Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich, flexibel zu bleiben. Kein Fuhrparkbudget wird jemals perfekt sein. Bei der Erstellung eines Budgets geht es darum, Ihre finanziellen Ziele so weit wie möglich zu erreichen.
Unser Tipp: Kleine und mittlere Fuhrparks können davon profitieren, einen Mittelweg zwischen diesen beiden genannten Ansätzen zu finden. Wenn Sie jedoch die inkrementelle Budgetierung bevorzugen, weil diese einfacher ist, entwickeln Sie ein Verfahren zur Analyse der Vorjahreskosten. So können Ihre prozentualen Erhöhungen alle Kosteneinsparungen berücksichtigen, die Sie im kommenden Jahr erreichen möchten.
4. Legen Sie Ihre Einzelposten fest
Nachdem Sie sich für eine passende Budgetierungsmethode entschieden haben, können sie nun Ihre Einzelposten definieren. Viele kleine und mittelgroße Fuhrparks konzentrieren sich auf diese Posten:
- Kraftstoff
- Wartung und Instandhaltung
- Reparaturen
- Trainings
- Ersatz von Fahrzeugen
Um Sie dabei zu unterstützen, Ihr Fuhrparkbudget so einfach wie möglich zu erstellen und so die Kosten für das nächste Jahr im Überblick zu behalten, stellen wir Ihnen unsere kostenlose Budgetplanung Vorlage 2025 zum Download zur Verfügung. Dabei handelt es sich um eine nutzerfreundliche Excel-Tabelle von Webfleet für Ihren Fuhrpark!
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Wie Daten Ihre Fuhrpark-Budgetplanung erleichtern
Die richtigen Tools sowie datenbasierte Informationen aus Ihrem Tagesgeschäft heraus machen Ihnen die Erstellung und Pflege eines einfachen Fuhrparkbudgets leichter. Flottendaten ermöglichen es, Entwicklungen und Veränderungen schnell zu erkennen und diese in Ihrem Flottenbudget zu berücksichtigen.
Die Lösung von Webfleet liefert Ihnen die wichtigsten Daten zu Kraftstoffverbrauch und Wartungen auf einem Blick. Der Zugriff auf historische und Echtzeit-Daten bedingt deutlich fundiertere Entscheidungen über Ihre operativen Kosten.
Diese Daten sind umso nützlicher, je größer Ihre Anforderungen an die Budgetierung sind. Auch eine Strategie zur Dekarbonisierung Ihres Fuhrparks gestaltet sich ohne Daten schwer, denn die Kostenvariablen sind häufig komplex. Gern helfen wir Ihnen bei der Berechnung Ihrer Gesamtbetriebskosten für Elektrofahrzeuge und geben individuelle Ratschläge, wie Sie Ihre Kraftstoffausgaben senken können. So können Sie nicht nur Geld sparen, sondern auch viel Zeit. Vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Experten-Team.
