Effizienzsteigerung, Routenoptimierung und Auslastung sind wichtige Faktoren für Ihre Fahrzeuge im Einsatz. Wenn der Fuhrpark schnell gewachsen ist oder einfach eine kritische Größe erreicht hat, stößt jedoch die Verwaltung und Überwachung der Fahrzeuge an ihre Grenzen. Gemeinsam mit Webfleet-Partner Avrios zeigen wir, wie Sie als Fuhrparkmanager die Kontrolle behalten, Ihr Team entlasten und den Fuhrpark sinnvoll steuern können.
Schnelle Entlastung im Fuhrpark mit digitalen Self-Services
Im Fuhrparkmanagement startet man oft mit manuellen Prozessen ohne zentrale Datenhaltung. Eine Reihe von Routineaufgaben binden dabei enorm viel Zeit. Wächst die Flotte, bleiben immer mehr Aufgaben liegen. Eine zentrale Datenhaltung und Automatisierung gleichen die fehlenden Ressourcen aus und binden den Rest der Organisation besser ein – allen voran die Fahrer. Besonders lohnt sich das in den Aufgabenbereichen, die typischerweise besonders viele Ressourcen binden: Schadenmanagement, Auflagenverwaltung und Bußgeldbescheide.
Aufwand im Schadenmanagement senken
Von der Meldung durch den Fahrer, der Auswertung der Informationen bis zur Kommunikation mit der Versicherung gibt es im Schadenmanagement über einen langen Zeitraum viele Kontaktpunkte. Fuhrparkmanager müssen jederzeit die vorhandenen Informationen parat haben und dafür verschiedene Excel-Dateien, Briefe, Faxnachrichten, E-Mails einzeln sichten und zusammenführen.
Eine zentrale Plattform wirkt sich hier schnell aus: Fahrerin oder Fahrer melden einen Schaden direkt im System, laden Fotos hoch und beschreiben den Vorfall anhand eines interaktiven Schadenformulars. Die Verantwortlichen für den Fuhrpark wissen Bescheid, sie können die Informationen an alle beteiligten Stellen weiterleiten oder bei Bedarf aktiv in den Prozess eingreifen.
UVV-Schulung und -Prüfung digital durchführen
Fahrerinnen und Fahrer im Fuhrpark müssen sich regelmäßigen Sicherheitsschulungen unterziehen. Die Durchführung vor Ort ist bei Poolfahrzeugen gerade noch möglich. Im technischen Außendienst oder bei Transportunternehmen wird das schwierig, weil die Fahrer immer unterwegs sind.
Eine digitale Lösung erinnert rechtzeitig an die Prüfung: Die UVV absolvieren die Fahrer dann per E-Learning-Modul. Das System dokumentiert und vermerkt selbstständig den Termin für die nächste Prüfung. Das alles läuft automatisch ab. Die Fuhrparkmanager behalten die Übersicht, haben aber keine Arbeit mehr.
Bußgeldbescheide, Rechnungen & Routinekontrollen effektiv verwalten
Ähnlich einfach läuft die Verwaltung von Strafzetteln, Rechnungen, Tankkarte, Verträgen oder Routineauflagen, wie die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber, ab. Zentrale Plattformen für Flotten- und Fuhrparkmanagement erlauben nicht nur die einfache Digitalisierung von Verwaltung und Dokumentation. Sie helfen auch beim Zusammenführen von Daten und bei der Auswertung. Das gibt neue Einblicke für Verbesserungen.
Fuhrpark optimieren mit digitalen Fahrzeugakten & Telematik
Wie für ein Kundensystem im Vertrieb kann man für Fahrzeuge automatisch digitale Akten erstellen. Ein Tipp: Das automatisierte Auslesen der Fahrgestellnummer senkt den Aufwand für die Datenerfassung!
Bindet man noch Telematiksysteme an, bringt das nützliche Informationen zu einzelnen Fahrten oder Touren in das System ein. So ist sichergestellt, dass die richtigen Schlussfolgerungen aus den Daten gezogen werden. Wie unterschiedlich Lösungswege sein können, zeigt sich zum Beispiel bei den Kraftstoffkosten, die die Grundlage für viele strategische Entscheidungen sind:
Kraftstoffverbrauch senken: Einsparungen beim Verbrauch bedeutet gleichzeitig niedrigere Emissionen. Aufgrund der Daten im Fahrzeug kennt man den CO2-Fußabdruck des Fuhrparks, jedes Fahrzeugs und jedes Fahrers. Über die Telematik lässt sich mit der Streckenführung und Verkehrsinformationen gegensteuern. In der Fuhrparkverwaltung kann man diese Daten mit den Herstellerangaben des Fahrzeugs und den Werten pro Fahrer vergleichen. Damit findet sich schnell die richtige Stellschraube: Fahrzeug, Strecke/Verkehr oder Fahrstil.
Fahrverhalten anpassen: Wird im Management-System deutlich, dass einzelne Fahrer sich beim Kraftstoffverbrauch oder Bußgeldbescheiden deutlich abheben, gibt Webfleet detaillierte Einblicke und hilft, den Fahrstil konkret anzupassen. In diesem Artikel finden Sie 5 Tipps für Fahrtechniken, die den Kraftstoffverbrauch senken.
Gezielter Ausbau oder Umbau der Flotte: Die Analysen im Fuhrpark-Management-Tool geben zudem Ideen zur kosteneffizienten Gestaltung des Fuhrparks. Durch die digitale Fahrzeugakte wird die Total Cost of Ownership eines Fahrzeugs ab dem ersten Tag ermittelt. Über die Zeit ergibt sich ein objektives Bild sowie die Vergleichbarkeit der verschiedenen Fahrzeuge bzw. Fahrzeugmodelle. Die Entscheidung, welche Fahrzeuge oder Fahrzeugmodelle am besten ausgetauscht werden, fällt dann leichter. Denken Sie über den Ausbau mit E-Fahrzeugen nach? Dieser Artikel gibt konkrete Tipps für die Planung.
Kontrolle der Flotte: Wer seine Flotte präzise steuern will, braucht Kennziffern. Neben den Kosten können das in Transport- oder Service-Flotten auch Ausfallzeiten sein. Bei Poolfahrzeugen zeigt zum Beispiel die Kennziffer „Kilometer pro Fahrzeug“, ob bestimmte Fahrzeuge zu wenig ausgelastet werden.
Schnelle Erfolge in der Digitalisierung erzielen
Für viele Unternehmen hat das digitale Zusammenführen und Verteilen von Daten im Fuhrparkmanagement einen großen Effekt. Die digitalen Maßnahmen entlasten Fuhrparkmanager und schaffen gleichzeitig Transparenz und effektive Lösungen für den Fuhrpark. So machen Sie die Flotte fit für die Zukunft. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Fragen zum besten Startpunkt oder zur spezifischen Situation in Ihrem Unternehmen haben.
Webinar: Wachstum im Fuhrpark meistern
Die innovative und rasant wachsende Deutsche Prüfservice GmbH gibt im Gespräch mit Helmut Käser, Enterprise & Channel Partner Sales, Avrios International AG, Einblicke in die moderne Verwaltung ihrer Fahrzeugflotte. Schauen Sie sich hier das Webinar an. Möchten Sie eine unverbindliche Beratung oder Vorführung? Kontaktieren Sie uns.