Die Digitalisierung von Handwerksbetrieben schreitet voran
In vielen Handwerksbetrieben funktionieren Auftrags-, Personal- und Fuhrparkmanagement heute noch weitgehend analog. Für kleine und mittelständische Unternehmen fühlen sich die Hürden hin zu einer digitalen Lösung oftmals als unüberwindbar hoch an, Aufwände und Investitionsvolumen scheinen zu groß, um sich mit dem Thema Digitalisierung des Handwerksbetriebs zu beschäftigen. Die Auftragslage boomt, Auftragsbücher sind gut gefüllt und das tägliche Geschäft muss laufen. Unterbrechungen sind dabei nicht leistbar – und die Zeit, sich mit neuen Projekten zu beschäftigen, fehlt ohnehin.
Aber gerade Betriebe, die gut im Geschäft stehen und wachsen, stoßen mit klassischen Methoden zunehmend an ihre Grenzen. Auftrags- und Fuhrparkmanagement-Lösungen wie die von Webfleet können helfen, die Prozesse zu digitalisieren und die wichtigsten Herausforderungen im Handwerksbetrieb zu lösen. Der jeweilige Nutzen aus solch einer Lösungen ist dabei so vielseitig wie das Handwerk selbst. Ob Bauhandwerker, Elektro-, Sanitär- und Versorgungstechniker, Lebensmittelhandwerker wie Bäckerei- und Fleischereibetriebe – viele Betriebe stehen vor komplexen Herausforderungen:
Wie bleibt man ungeachtet seines Standorts und des Standorts seiner Mitarbeiter jederzeit informiert über Aufträge und deren Erledigung? Wie kann man, wenn ein neuer Auftrag eingeht, unter Berücksichtigung der jeweiligen Verkehrssituation und Auftragsdaten genau dem Monteur den Auftrag zuweisen, der dem Einsatzort am nächsten und als erster wieder frei für neue Einsätze ist? Wie kann man flexibler auf kurzfristige Anfragen reagieren, immer pünktlich am Auftragsort sein und dem Kunden dabei den voraussichtlichen Ankunftszeitpunkt genau mitteilen?
Wie können Leerfahrten, gefahrene Kilometer, verbrauchter Sprit und der Verschleiß der eigenen Fahrzeuge durch eine intelligente Verknüpfung von Aufträgen und eine optimale Routenplanung verringert werden? Wie können Arbeitszeiten und erbrachte Leistungen ganz einfach erfasst sowie die Ergebnisse der eigenen Arbeit unproblematisch belegen werden? Wir zeigen, an welchen Stellen Digitalisierung für Handwerksbetriebe sinnvoll sein kann.
Besserer Kundenservice und weniger Kosten: Optimale Routen-, Touren- und Auftragsplanung
Durch die Einbindung von Echtzeit- sowie historischen Verkehrsdaten in die Routenplanung ermöglicht es Webfleet, Disponenten, Touren vorab digital optimal zu planen und laufende Touren jederzeit im Blick zu behalten. Administrative Aufgaben werden so reduziert, die Anzahl der absolvierten Aufträge erhöht. Verzögerungen – ganz gleich ob durch Staus, Unfälle oder unerwartete Aufwände bei einzelnen Aufträgen – werden vom System berücksichtigt und potenzielle Verspätungen bei nachfolgenden Aufträgen angezeigt.
So können Unternehmen rechtzeitig umplanen oder Kunden rechtzeitig informieren, um organisatorischen Stress und schlechte Kundenerfahrungen zu reduzieren oder zu verhindern. Auch Fahrer erhalten über die Navigation jederzeit aktuelle Informationen über Verkehrslage und mögliche Umleitungen direkt in die Fahrerkabine. So sind Unternehmen schneller bei ihren Kunden und erhöhen die Kundenzufriedenheit – und reduzieren dank gesparter Kilometer darüber hinaus noch Kosten für Sprit, Fahrzeuginstandhaltung und Versicherung.
Auftragsmanagement: Verzögerungen als Risiko für die Kundenzufriedenheit
Beim Auftragsmanagement schafft vor allem das Ziel der Liefer- und Termintreue gegenüber Kunden den Bedarf für Routenplanungs- und Navigations-Lösungen. Da im Handwerk häufig pro Tag mehrere Kunden zu bedienen und mehrere Ziele anzufahren sind, wirken sich Verzögerungen oft nicht nur auf den Auftrag aus, in dem sie stattfinden, sondern auch auf die ihm folgenden Aufträge. Haben Unternehmensleitung oder Verwaltung den aktuellen Standort eines Fahrzeugs – und somit die Mitarbeiter – nicht im Blick, müssen sie Kunden meist umständlich telefonisch auf dem Laufenden halten, falls es zu Verzögerungen kommt, etwa, weil Arbeiten länger gedauert haben, das Fahrzeug im Stau steht oder gar in einen Verkehrsunfall verwickelt wurde. Organisatorischer Stress kann sich in solchen Situationen schnell auch auf Kunden übertragen, die häufig als letzte informiert werden – und die erlebte Ungewissheit etwa in negative Kundenbewertungen einfließen lassen. Diese Problematik wird umso kritischer, je enger die Zeitfenster sind, in denen ein Handwerksbetrieb operiert – wie etwa bei Bäckereiunternehmen, die bei der Belieferung von Filialen oft nur ein Zeitfenster von wenigen Minuten haben.
Zeiterfassung: Intransparenz belastet innerbetriebliches Vertrauen
Im Bereich Zeiterfassung sind es vor allem Abfahrts-, Ankunfts- und Pausenzeiten, deren Nachverfolgung die Unternehmensleitung und Verwaltung auf der einen, Fahrer und/oder Handwerker auf der anderen Seite beschäftigt. Wo Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten noch händisch mit Stift auf Papier eintragen, sind oft auch die damit verbundenen Tätigkeiten – das Einfordern, Einreichen, Prüfen und Übertragen von Stundenzetteln – mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Sie binden Zeit und Ressourcen und können darüber hinaus auch das Vertrauensverhältnis zwischen Unternehmensleitung und Mitarbeitern immer wieder auf die Probe stellen, im Einzelfall sogar belasten – ein Zustand, der für keinen der Beteiligten wünschenswert ist.
Spezielle Fahrerterminals bzw. Fahrer-Tablets mit NFC-Technologie ermöglichen das Auslesen von RFID-Tags. So können sich z. B. Mitarbeiter mittels Badge oder RFID-Tags auf dem Führerschein für die Arbeitszeiterfassung identifizieren oder vor Fahrtantritt eine Führerscheinkontrolle durchführen, ihre Arbeitszeit erfassen oder Pausenzeiten melden.
Mit der Elektronisches fahrtenbuch funktion von Webfleet können Unternehmensinhaber individuelle Fahrerprofile festlegen. Alle Geschäfts- und Privatfahrten werden automatisch erfasst. Speziell bei Mitarbeitern, die ein Betriebsfahrzeug für den Weg zum Einsatzort, aber auch nach der Arbeit und an den Wochenenden sowie für Pendler- und Privatfahrten nutzen, besteht die Schwierigkeit, unterschiedliche Verwendungszwecke klar voneinander zu trennen. Mit Webfleet Logbook kann der jeweilige Fahrer o jederzeit genau angeben, ob er ein Fahrzeug für eine Dienst-, Privat- oder Pendlerfahrt nutzt. Das Gute: Die Privatsphäre des Fahrers wird respektiert, wenn er ein Firmenfahrzeug für Privatfahrten nutzt.
Asset Tracking: Betriebsvermögen in Gefahr
Asset Tracking schließlich ist vor allem für solche Handwerksbetriebe relevant, die auch mit schwerem bzw. wertvollem Gerät arbeiten und dieses vor Diebstahl schützen wollen. So führen etwa dem Bau- und dem Abbruchgewerbe nahestehende Handwerksbetriebe in ihrem Fuhrpark oft auch Anhänger mit Stromaggregaten, die teilweise auch über Nacht außerhalb des Betriebsgeländes – z.B. auf einer Baustelle – verbleiben, um am nächsten Tag einsatzbereit zu sein. Derart „unbewachte“ Vermögenswerte laden immer wieder zu Diebstahl oder Vandalismus ein.
Unternehmen, die ihr schweres Gerät mit dem Asset-Tracking von Webfleet ausstatten, können diese jederzeit orten und im Blick behalten. Ebenso sind Benachrichtigungen möglich, sobald das Asset einen vordefinierten Bereich verlässt. Diebstahl wird so vorgebeugt und das eigene Betriebsvermögen nachhaltig gesichert.
Fazit
Auch Handwerksbetriebe stehen im Alltag vielen Herausforderungen gegenüber, die durch Digitalisierung und dem Einsatz moderner Auftragsmanagement- und Fuhrparklösungen gemeistert werden können. Lösungen wie die von Webfleet helfen Unternehmen, erfolgskritische Faktoren wie Zeiterfassung, Auftragsmanagement und Asset Tracking zu optimieren und sich so erfolgreich zu digitalisieren und weiterzuentwickeln.
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