Digitale Fahrtenschreiber sind Pflicht und eng mit dem Thema Lenkzeitvorschriften gekoppelt. Unternehmer und Fahrer müssen sich deshalb gründlich damit auseinandersetzen, um empfindliche Bußgelder zu vermeiden. Dabei gibt es eine ganze Reihe von Fallstricken, aber auch technische Möglichkeiten, Fahrtenschreiber-Daten effektiv zu nutzen. Wir klären die wichtigsten Fragen.
Welche Regelungen bestimmen die Lenkzeitvorschriften?
Grundlage für die Regelungen zum digitalen Fahrtenschreiber und der Lenkzeitvorschrift ist die EU-Verordnung 561/2006. Diese regelt u.a., wie lange ein Fahrer ein Fahrzeug lenken darf und welche Pausen eingehalten werden müssen. Ferner sind auch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie die EU-Verordnung 165/2014 zu beachten. Diese ordnungspolitischen Rahmen sollen verhindern, dass „gefahren wird, was der Fahrer hergibt“, und zudem europaweit einen fairen Wettbewerb sicherstellen. Wichtig dabei: Der Gesetzgeber nimmt Unternehmen genauso wie Fahrer in die Pflicht. Im Alltag ist die Erfüllung allerdings nicht immer einfach und erfordert auf beiden Seiten einiges an Sachkenntnis.
Lenk- und Ruhezeiten: Das sind die wichtigsten Zahlen und Fakten im Überblick
Zunächst einmal gilt: Die in der EU-Verordnung 561/2006 geregelten Lenkzeitvorschriften gelten in der gesamten Europäischen Union für den gewerblichen Güterkraftverkehr über 3,5 Tonnen zulässigem Gesamtgewicht. Eine Ausnahme bildet Deutschland: Hier gelten die Regelungen bereits ab einem zulässigen Gesamtgewicht von 2,8 Tonnen. Grundlage für Lenk- und Ruhezeiten dieser Fahrzeugtypen in Deutschland ist die Fahrpersonalverordnung (FPersV).
Darüber hinaus gilt die EU-Verordnung auch für den Personenverkehr, und zwar dann, wenn das Fahrzeug über mindestens 10 Sitzplätze einschließlich des Fahrersitzplatzes verfügt. Ein zulässiges Gesamtgewicht ist im Rahmen der Verordnung für den Bereich Personenverkehr nicht angegeben.
Bei Lenkzeiten, welche im Übrigen nicht gleichzusetzen sind mit der Arbeitszeit eines Fahrers, wird zwischen einer Tageslenkzeit und einer Wochenlenkzeit unterschieden.
Lenkzeiten
- Die Tageslenkzeit beträgt maximal 9 Stunden. Zweimal in der Woche darf die Tageslenkzeit bis auf 10 Stunden ausgedehnt werden. Wichtig: Diese 9 bzw. 10 Stunden darf ein Fahrer nicht am Stück fahren. Nach 4,5 Stunden Lenkzeit hat eine Lenkzeitunterbrechung von mindestens 45 Minuten stattzufinden. Diese Lenkzeitunterbrechung darf in zwei Abschnitte geteilt werden, wobei der erste Abschnitt mindestens 15 Minuten und der zweite Abschnitt mindestens 30 Minuten betragen muss. Die Reihenfolge dieser beiden Abschnitte darf nicht getauscht werden.
- Die Wochenlenkzeit darf 56 Stunden nicht überschreiten. Dieser Lenkzeitraum von maximal 56 Stunden darf allerdings nicht jede Woche ausgenutzt werden, denn die EU-Verordnung besagt ebenso, dass die Lenkzeit etwa in einer Doppelwoche nur maximal 90 Stunden betragen darf.
| Zeitraum | Höchstlenkzeit pro Fahrer |
| Ein Tag | 9 Stunden |
| Eine Woche | 56 Stunden |
| Zwei Wochen | 90 Stunden |
Ruhezeiten
Fahrerinnen und Fahrer stehen tägliche und wöchentliche Ruhezeiten zu:
- Die tägliche Ruhezeit im Rahmen eines 24-Stunden-Zeitraums beträgt 11 Stunden und kann dreimal zwischen zwei wöchentlichen Ruhezeiten auf 9 Stunden verkürzt werden. Diese kann auf zwei Abschnitte aufgeteilt werden, muss dann aber um eine Stunde verlängert werden. Der erste Abschnitt muss dann mindestens 3 Stunden und der zweite Abschnitt mindestens 9 Stunden betragen.
- Die wöchentliche Ruhezeit muss nach spätestens 6 aufeinanderfolgenden Tagen beginnen und dann mindestens 45 zusammenhängende Stunden betragen. Die Verordnung gestattet allerdings, die wöchentliche Ruhezeit alle zwei Wochen auf mindestens 24 Stunden zu verkürzen. Die fehlenden Stunden Ruhezeit müssen allerdings am Stück ausgeglichen werden. Und zwar vor Ende der dritten Woche, nachdem die verkürzte Ruhezeit in Anspruch genommen wurde und im Anschluss eine Ruhezeit von mindestens 9 Stunden erfolgt.
Wichtige Punkte, die Fahrer nicht vergessen dürfen:
- Lenkzeit und Arbeitszeit: Lenkzeiten sind Teil der Arbeitszeit.Zur Arbeitszeit gehören aber neben den Lenkzeiten beispielsweise auch Be- und Entladezeiten, Wartezeiten und Zeiten, in denen der Lkw gereinigt, gewartet oder repariert wird oder in denen Behördengänge getätigt werden. Die tägliche Arbeitszeit eines Berufskraftfahrers liegt bei 8 Stunden und darf an einzelnen Tagen auf 10 Stunden verlängert werden. Schwierig für die Dokumentation sind Bereitschaftszeiten. Wenn klar ist, wie lange die Pause dauern wird, ist es eine Pause. Ist die Pause nicht planbar und der Fahrer steht wirklich auf Abruf bereit, ist es Arbeitszeit.
- Abfahrtskontrolle ist Arbeitszeit: Die Abfahrtskontrolle ist Pflicht. Dieerste Tätigkeit des Fahrers sollte also Arbeitszeit sein. Eine korrekte Abfahrtskontrolle dauert fünf bis zehn Minuten. Diese Zeit muss von der Restfahrzeit abgezogen werden. Kommt es zur Kontrolle und es werden Defekte festgestellt, wird geprüft, ob die Abfahrtskontrolle gemacht wurde, und der Fahrer wird in Haftung genommen.
Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht
Überwacht wird die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten vom Bundesamt für Güterverkehr. Damit die rechtskonforme Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten überprüft werden kann, müssen Unternehmen die Daten lückenlos dokumentieren und aufbewahren. Dazu gehört das Auslesen der Fahrerkarten bei Berufskraftfahrern.
Bei Fahrzeugen mit einem zulässigen Gesamtgewicht zwischen 2,8 t und 3,5 t genügt eine handschriftliche Dokumentation, beispielsweise mithilfe eines analogen Tachographs. Diese Geräte müssen regelmäßig alle zwei Jahre kontrolliert und geeicht werden.
Aufzeichnung und Auslesen der Daten mit dem digitalen Fahrtenschreiber
Seit 2006 ist der Einbau eines digitalen Tachographen für alle in der EU hergestellten Nutzfahrzeuge gesetzlich vorgeschrieben. Dies betrifft alle gewerblich genutzten neu zugelassenen Fahrzeuge mit einem Gewicht von über 3,5t oder mehr als 9 Sitzen für Fahrgäste. Digitale Tachographen erfassen die Daten in einem versiegelten Speichermodul. Zur Datenerfassung ist eine Fahrerkarte notwendig, auf welcher der digitale Fahrtenschreiber sämtliche Daten zur Fahrt für den personengebundenen Nachweis speichert. In der Regel haben diese Fahrerkarten eine Kapazität zur Aufzeichnung von 28 Tagen. Im Speichermodul selbst können die Daten von bis zu 365 Tagen erfasst werden. Ausgelesen werden dürfen die Daten von der Polizei, dem Bundesamt für Güterverkehr und Zoll sowie den Unternehmen/Werkstätten.
Archivierung und Nachweis der Fahrerdaten
Unternehmen im Güterkraftverkehr müssen lückenlos nachweisen können, welche Aktivitäten ein Fahrzeug hatte. und sind außerdem dazu verpflichtet, die gespeicherten Daten über einen bestimmten Zeitraum zu archivieren. Die Daten der Fahrerkarten müssen nach spätestens 28 Tagen, und die des Tachographen nach 90 Tagen ausgelesen und für mindestens 1 Jahr sicher gespeichert werden.
Werden die Daten auch zur Arbeitszeiterfassung oder zur Lohnabrechnung verwendet, gelten längere Aufbewahrungsfristen. Die Fristen der Arbeitszeiterfassung liegen in Deutschland und Österreich bei 2 Jahren und in der Schweiz bei 3 Jahren. Bei Lohnabrechnungen sind es 6 Jahre in allen drei Ländern
Wichtig: Die Daten des digitalen Fahrtenschreibers müssen nicht nur gespeichert bzw. archiviert, sondern auch aktiv verwendet werden. Das heißt, die Informationen müssen ausgewertet und bewertet werden, sodass Verstöße erkannt und in Zukunft verhindert werden können. Ein Unternehmen muss zudem nachweisen, dass es seine Fahrer und Fahrerinnen über deren Pflichten aufgeklärt hat.
Tachographen-Management: Digitalisierung für kleine und mittelgroße Flotten
18 % der Transportunternehmen in Europa laden die Daten der Fahrtenschreiber immer noch einzeln von Hand herunter. In den deutschsprachigen Ländern ist dieser Anteil aufgrund der grundsätzlich eher kleineren Betriebe wahrscheinlich sogar noch größer.
Wer Fahrtenschreiberdaten für jedes Fahrzeug einzeln von Hand ausliest, macht sich viel Arbeit: Nicht nur das Auslesen, sondern auch die Aufbereitung der Daten stehlen Disponenten oder Flottenmanagern wertvolle Produktiv-Zeit, die sonst für die Planung und Abwicklung von Aufträgen zur Verfügung steht. Die manuelle Archivierung erfordert nämlich eine aufwändige Koordination der Fahrzeuge und erschwert sowohl die Auswertung der Daten als auch die Planung von Fahrzeugen und Touren.
Fahrtenschreiber-Daten produktiv nutzen
Diese fehlende Digitalisierung ist ein Wettbewerbsnachteil, denn mit Software wie dem Webfleet Tachograph Manager sind die Restlenkzeiten pro Tag und Woche für alle Fahrer auf einen Blick ersichtlich. Diese Systeme lohnen sich sehr schnell auch für Betriebe oder Speditionen mit kleinen Flotten von 10-30 Fahrzeugen oder weniger. Der Download der Fahrtenschreiberdaten erfolgt engmaschig aus der Ferne bzw. Remote. Das spart Zeit. Fahrzeuge, die nicht mit der Technologie für Fernauslese ausgestattet sind, können ebenfalls manuell mitgepflegt werden.
Dank der Fernauslese steht die Gesamtleistung der Flotte pro Woche auf Knopfdruck fest. Alle Aktivitäten pro Tag und die Restlenkzeit pro Fahrer sind übersichtlich dargestellt, sodass Touren optimal geplant oder ohne Überraschungseffekt umgeplant werden können. Die Fahrtenschreiber-Daten lassen sich zusätzlich zum eigenen Vorteil für die Ressourcenplanung nutzen und die Systeme amortisieren sich auch bei kleinen Flotten zügig.
Exkurs: Intelligente Fahrtenschreiber der zweiten Generation
Ab August 2023 kommt der Smart Tacho 2. Das heißt, er wird Pflicht für alle neu registrierten registrierte Nutzfahrzeuge. Lesen Sie in unserem Blogartikel, was der intelligente Fahrtenschreiber der zweiten Version (Smart Tacho 2) bedeutet und was sich ändert.
Hilfreiche Links
Die folgende Zusammenstellung hilfreicher Quellen gibt Ihnen notwendige Detailinformationen bei Bedarf:
- Smart Tachograph der zweiten Version: Was Fuhrparks darüber wissen sollten
- Logistik Kanal
- BMDV –Bundesministerium für Digitales und Verkehr
- Fragen und Antworten des Mobilitätspakets Teil 1 und Teil 2
- Rückführungsverordnung
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