Die Tachographenanalyse ist ein wichtiges Tool, das Fuhrparkmanager bei der Einhaltung von Tachographen- und Lenkzeitvorschriften unterstützt. Allerdings kann die Aufzeichnung von Tachographendaten potenziell aufreibend und zeitaufwändig sein. Wird sie manuell erledigt, kann sie vom Kerngeschäft ablenken. Wie können Fuhrparkmanager sich also das Leben leichter machen?
Das Wichtigste zuerst: Die Grundlagen der Tachographenanalyse
Was ist Analysesoftware für Fahrtenschreiberdaten?
Analysesoftware für Tachographendaten unterstützt Fuhrparkmanager beim Auslesen/Herunterladen, Speichern und Analysieren der Daten aus dem Fahrtenschreiber. Die Software analysiert die Daten von Fahrzeugen und Fahrerkarten, um sicherzustellen, dass die geltenden Vorschriften eingehalten werden.
Die manuelle Verarbeitung solch großer Datenvolumen ist sehr zeitaufwendig und erhöht den Verwaltungsaufwand. Deswegen ist eine Analysesoftware für den Fahrtenschreiber vor allem dann hilfreich, wenn es darum geht, Daten auszuwerten und das Risiko von Bußgeldern oder Strafen zu reduzieren. Wenn Sie das Auslesen des Fahrtenschreibers und die Tachographenanalyse automatisieren, bleibt Ihnen mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Warum ist die Tachographenanalyse wichtig?
Die Tachographenanalyse ist wichtig, weil sie klare Einblicke bietet, die es Ihnen ermöglichen, digitaler fahrtenschreiber– und Lenkzeitvorschriften einzuhalten.
Die digitale Tachographenanalyse erleichtert das Auswerten von Tachographendaten ungemein, weil detaillierte Reports erstellt und Benachrichtigungen zu Sozialverstößen wie zu langen Lenkzeiten, fehlenden Ruhezeiten und zu kurzen Pausen gesendet werden.
Daten aus dem Fahrtenschreiber Auslesen und Archivieren ist verpflichtend
Nach spätestens 28 Tagen müssen die Daten der Fahrerkarten ausgelesen werden. Die Fahrerkartendaten, die im Speichermodul des digitalen Fahrtenschreibers im Fahrzeug vermerkt sind, müssen nach spätestens 90 Tagen ausgelesen werden. Bei einem großen Fuhrpark kann das zu einer zeitaufwändigen Pflicht werden.
Die ausgelesenen Daten aus dem digitalen Fahrtenschreiber müssen für mindestens 1 Jahr sicher gespeichert werden. Bei Missachtung der Archivierungspflicht der Daten drohen dem Unternehmen laut Lkw-Bußgeldkatalog Bußgelder von etwa 500 Euro.
Mit Diensten und Softwarelösungen für die Tachographenanalyse können Sie im Vergleich zur manuellen Verarbeitung viel Zeit sparen und empfindliche Bußgelder vermeiden.
Welche Vorteile bieten digitale Tachographen gegenüber analogen Tachographen bei der Analyse von Daten?
In vielen älteren Fahrzeugen werden noch analoge Fahrtenschreiber genutzt, d. h., Fahrer müssen manuell den Überblick über ihre Pausen und Lenkzeiten behalten. Der Hauptvorteil ist, dass Fahrdaten direkt von der Tachoscheibe abgelesen werden können. Diese analogen Tachoscheiben können elektronisch gescannt werden, um die Analyse der Daten zu erleichtern. Eine solche Scheibe kann allerdings bestimmte physische Merkmale haben, die ein inkorrektes Auslesen der Daten bewirken. Die weitere Analyse muss daher durch erfahrene Mitarbeiter erfolgen.
Ein großer Vorteil digitaler Tachographen besteht darin, dass die digital heruntergeladenen Daten genauer sind. Alle potenziellen Verstöße gegen die Lenkzeiten werden daher unmittelbar von der digitalen Tachographensoftware erkannt. Noch dazu sind die Daten dank der digitalen Verschlüsselung sicher und können vom Fahrer weder geändert noch gelöscht werden. Moderne Analysetools können Daten remote herunterladen und speichern und sie auf Reporting-Dashboards übersichtlich darstellen.
Wie kann man Daten vom digitalen Fahrtenschreiber herunterladen?
Es gibt verschiedene Methoden zum Herunterladen digitaler Fahrtenschreiberdaten. Der Download kann auf tragbare Geräte, mobile Kartenleser oder Depotlösungen erfolgen. Hier ist ein kurzer Überblick über die einzelnen Möglichkeiten:
Handhelds (Mobilgeräte)
Nachdem die Daten auf das Mobilgerät heruntergeladen wurden, wird dieses an den Computer angeschlossen. Anschließend können die Daten entweder über die Drag-and-Drop-Funktion oder die Disc-Check-Übertragungsoption auf Disc-Check übertragen werden.
Mobile Kartenlesegeräte
Die mobilen Kartenlesegeräte sind ausschließlich auf Fahrerinformationen beschränkt und sind besonders nützlich für den häufigen Einsatz unterwegs, da sie direkt mit einem Mobiltelefon verbunden werden können.
Depot-Lösungen
In größeren Betrieben sind an der Wand montierte Geräte nützlich, um mehrere Fahrer zu verwalten, die in den Betrieb ein- und ausfahren. Der Fahrer muss lediglich die Karte in das Gerät stecken, um die Daten des digitalen Fahrtenschreibers herunterzuladen.
Durch die Integration mit Telematiksystemen wie Webfleet kann der Fernzugriff auf die Daten über einen automatisierten Prozess erfolgen, was die Abläufe vereinfacht und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet. So können beispielsweise digitale Fahrtenschreiberdaten mit dem Webfleet Tachograph Manager abgerufen werden, der den Zugriff auf archivierte Fahrtenschreiberdaten über die bestehende Telematikplattform ermöglicht, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Der Zugriff auf die Daten erfolgt sicher und die Archivierung erfolgt gemäß den GDPR-Vorschriften – sowohl unterwegs als auch im Büro.
Wann muss man die Daten des digitalen Fahrtenschreibers herunterladen?
Gemäß der Europäischen Kommission ist ein Ausdruck erforderlich, wenn gemischte Betriebsarten genutzt werden, also sowohl mechanische als auch digitale Fahrtenschreiber im Einsatz sind. Daher dürfen die Fahrtenschreiberdaten höchstens alle 28 Tage heruntergeladen werden, ohne dass gegen Vorschriften verstoßen wird. Die Fahrzeugeinheit speichert die Daten über einen längeren Zeitraum, bevor sie überschrieben werden, so dass ein Download mindestens alle 90 Tage erforderlich ist. Bei Straßenkontrollen und Unternehmenskontrollen sollten die angeforderten Dokumente jederzeit bereitgestellt werden können.
Was passiert, wenn man die Daten der Fahrtenschreiberkarte nicht herunterlädt?
Werden die Daten der Fahrtenschreiberkarte nicht heruntergeladen, kann dies schwerwiegende Folgen haben:
- Erhebliches Risiko für die Sicherheit der Öffentlichkeit und der Fahrer aufgrund der fehlenden Überwachung der Lenk- und Ruhezeiten
- Erhebliche Geldstrafen und Auswirkungen auf die Berufslizenzen von Fahrern und Unternehmern
- Gefahr des Überschreibens oder Verlusts wichtiger Daten, z. B. von Fahrtenbüchern
- Schwierigkeiten bei der Verwaltung der Zeitpläne und der Arbeitsbelastung der Fahrer
- Verlust des Versicherungsschutzes
Um diese Probleme zu vermeiden, sollten die Fahrtenschreiberdaten vorschriftsmäßig heruntergeladen und gesichert werden.
Wir stellen vor: Webfleet Tachograph Manager
Wir bei Webfleet erleichtern Ihnen Ihre Arbeit. Unsere Lösung bietet Ihnen die erforderliche Unterstützung, damit Sie die EU-Vorschriften zu den Lenkzeiten leichter einhalten können.
Mit einer Lösung wie Tachograph Manager müssen Sie die Daten nicht länger manuell aufzeichnen. Die Daten von den Fahrer- und Fahrzeugkarten werden damit automatisch heruntergeladen. Das bedeutet nicht nur, dass Sie zuverlässig die Lenkzeitvorschriften einhalten – durch die automatisierten Downloads von Tachographendaten steigt auch Ihre Produktivität. Und eine etwaige Betriebsprüfung bringt Sie nicht mehr aus der Ruhe.
Welche Vorteile bietet Ihnen Tachograph Manager?
1. Ein automatisierter End-to-End-Prozess
Schluss mit manuellem Auslesen der Fahrtenschreiber. Sparen Sie Zeit und Geld und konzentrieren Sie sich stattdessen auf Ihr Kerngeschäft.
2. Flexibilität dank Remote-Downloads
Die Downloads können von überall aus erfolgen. Der Fahrer muss das Fahrzeug nicht an einen bestimmten Ort bringen, damit Sie die Tachographendaten herunterladen können. Das vereinfacht Ihre Planung.
3. Eine zuverlässige IT-Lösung
Wir verwalten Ihre Daten in einem sicheren Rechenzentrum. Die Daten werden DSGVO-konform gespeichert. So ist der Datenschutz für Sie und Ihre Mitarbeiter gewährleistet.
4. Verständliche Analysen
Anhand von detaillierten Reports können Sie nachweisen, dass Sie die Vorschriften einhalten. Sie erfahren von Sozialverstößen und wissen, wann Korrekturmaßnahmen nötig sind.
5. Terminmanagement
Sie haben den Überblick, wann Fahrerkarten ablaufen oder Downloads anstehen, und können sich andere Erinnerungen einrichten, damit Sie keine Bußgelder oder Strafen riskieren.
6. Restlenkzeiten
Mit Tachograph Manager Plus haben Sie Zugriff auf die Echtzeit-Daten der digitalen Tachographen und können für alle Fahrer die Restlenkzeiten berechnen. Optimieren Sie Ihre Auftragsabwicklung und Zeitplanung in Echtzeit.
7. Täglicher Download der Tachographendaten
Mit Tachograph Manager Plus können Sie umgehend auf die Daten zugreifen, sei es zur Berechnung eines Monatsgehalts oder weil ein Fahrer das Unternehmen verlässt.
Automatisches Auslesen und Herunterladen der Daten aus dem Fahrtenschreiber
Eine Fuhrparkmanagement-Lösung wie Tachograph Manager ermöglicht Ihnen das automatische Herunterladen von Tachographendaten und hilft Ihnen so, die Vorschriften einzuhalten, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Sie wünschen eine leistungsstarke Lösung zur Tachographenanalyse und verbesserte Downloads von Tachographendaten? Dann erfahren Sie hier mehr über Tachograph software.
