Die geschäftlich gefahrenen Kilometer entstehen durch jegliche Fahrten, die ein Mitarbeiter zur Ausübung seiner Arbeit unternehmen muss. Eine Fahrtkostenabrechnung ist der formelle Antrag, der gestellt wird, um Fahrtkosten für Dienstreisen vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen.
Was zählt als geschäftlich gefahrene Kilometer?
Wie weiter oben erwähnt, beziehen sich die geschäftlich gefahrenen Kilometer auf alle Fahrten in einem Privat- oder Unternehmensfahrzeug, die zu Geschäftszwecken unternommen werden. Kurz gesagt sind das alle während der Arbeit gefahrenen Kilometer.
Geschäftlich gefahrene Kilometer sind Fahrten zu:
- einem Kundenstandort
- einer Veranstaltung, z.B. einem Seminar oder einer Geschäftskonferenz
- einem Ort, an dem eine Pflichtschulung stattfindet
- einem vorübergehenden Arbeitsort
Auch Fahrten, bei denen ein Produkt oder Service transportiert oder geliefert wird, zählen als geschäftlich gefahrene Kilometer.
Bei Fahrten zu einem vorübergehenden Arbeitsort gilt es, einige Regeln zu berücksichtigen. Dazu gehört beispielsweise die 24-Monate-Regel.
Gemäß dieser Regel dürfen Sie Fahrtkosten für Fahrten zu einem vorübergehenden Arbeitsort abrechnen. Allerdings wird ein solcher vorübergehender Arbeitsort als permanent betrachtet, wenn Ihr Mitarbeiter 40 % seiner Zeit an diesem Ort verbringt. In diesem Fall würde die Fahrtkostenabrechnung für Geschäftsfahrten also nicht greifen.
Wie viele der geschäftlich gefahrenen Kilometer können abgerechnet werden?
Die britische Steuerbehörde HMRC hat einen vereinfachten Plan namens Mileage Allowance Payments (MAPs, Kilometer- bzw. Meilengeldzahlungen) aufgestellt.
Im Rahmen dieses Plans können Sie Ihren Mitarbeitern jedes Jahr einen bestimmten Betrag an Kilometergeld zahlen, ohne dies der HMRC melden zu müssen. Dies wird als „gebilligte Kilometergeldzahlung“ (AMAPs, Approved Mileage Allowance Payment) bezeichnet.
- Dienstreise §670 BGB
- Kilometerpauschale
- Was ist mit Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln?
- Aufbewahrung von Tankquittungen
- Berechnung der Entfernungspauschale
- Wie sieht es mit Abrechnungen für die Fahrt zur Arbeit aus?
Wie stelle ich die Fahrtkostenabrechnung?
Die Abrechnung der Kosten für die geschäftlich gefahrenen Kilometer geht einfach vonstatten. Wichtig ist, dass die Anträge korrekte Angaben halten und konform sind. Unabhängig davon, ob Sie ein Einzelunternehmer, Geschäftsführer oder Mitarbeiter sind, müssen Sie folgende Unterlagen aufbewahren:
- Datum und Ort jeder Geschäftsfahrt, einschließlich Start- und Zieladressen
- Anzahl der geschäftlich gefahrenen Kilometer
- Grund der Fahrt
- Eingeforderter Betrag
- Genutztes Verkehrsmittel
- Name des Fahrers
- Ggf. Nachweis der Belege bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Archivieren Sie diese Daten mindestens fünf Jahre lang, um unnötige Strafgelder in der Zukunft zu vermeiden.
Wie Sie sehen, kann es sehr aufwendig sein, den Überblick über all diese Daten zu behalten – insbesondere, wenn es in Ihrem Unternehmen viele Dienstreisen gibt. Mit den richtigen Tools lässt sich dieser Prozess jedoch deutlich vereinfachen.
Wenn Sie wissen möchten, wie Webfleet Sie bei der Fahrtkostenabrechnung unterstützen kann, oder wenn Sie mehr über die digitale Erfassung der gefahrenen Kilometer erfahren wollen, kontaktieren Sie noch heute einen unserer Experten.
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