Die Total Cost of Ownership werden auch als Gesamtbetriebskosten bezeichnet. Unter den Total Cost of Ownership versteht man die umfassende finanzielle Analyse des vollständigen Lebenszyklus einer Investition – im Falle eines Fuhrparks also z.B. die Total Cost of Ownership eines Autos, Lkw oder auch die Gesamtbetriebskosten einer Softwarelösung. Dabei werden die Kosten untersucht, die aus dem Eigentum an einer Sache entstehen, wobei sowohl der einmalige Kaufpreis als auch die langfristigen Betriebskosten bewertet werden.
In der Bilanz sind diese einzelnen Ausgabeposten in der Regel unabhängig voneinander angeführt, im betriebswirtschaftlichen Alltag hingegen ist es gängige Praxis, mit den Gesamtbetriebskosten zu rechnen. Unternehmen und Einzelpersonen sollten bei der Auswahl zwischen verschiedenen Optionen für anstehende Investitionen die Gesamtbetriebskosten berücksichtigen.
Seit wann analysieren Unternehmen die Total Cost of Ownership?
Die Analyse der Gesamtbetriebskosten ist seit einigen Jahrzehnten gängige betriebswirtschaftliche Praxis. Mitte der Achtziger Jahre begannen immer mehr Unternehmen, Hardware- und Softwarelösungen zu beschaffen.
Zur Prüfung dieser Anschaffungen arbeiteten die Manager zunehmend mit den Total Cost of Ownership, nachdem sich herausgestellt hatte, dass die langfristigen Kosten für den Support der Ausrüstung und der Software das 5- bis 8-fache des anfänglichen Kaufpreises betragen konnten. Um fundierte Investitionsentscheidungen zu treffen, war demnach seitdem auch das Controlling der Total Cost of Ownership entscheidend.
Wie werden die Total Cost of Ownership analysiert?
Bei der Gesamtbetriebskostenanalyse sind verschiedene Komponenten im Spiel. Diese Finanzschätzung berücksichtigt alle Phasen der Eigentümerschaft:
- Anschaffung
- Betrieb
- Management
- Support
- Kommunikation
- Schulung
- Endbenutzererfahrung
- Kosten von Standzeiten
und andere Produktivitätseinbußen. Welche Komponenten genau in die Analyse der Total Cost of Ownership einfließen, ist von der Art der Investition abhängig.
Sehen wir uns als Beispiel die verschiedenen Kosten an, die bei der Anschaffung eines neuen Computersystems zum Tragen kommen. Die Ausgaben umfassen den Preis der Geräte (d. h. der Hardware) sowie der Software, die Installation, die Sicherheitskosten, den laufenden Support und zukünftige Upgrades.
Der Betrieb des neuen Computersystems kann auch etwas wie eine Abogebühr oder ein Serviceentgelt mit sich bringen. Ferner können Einschulungen der Mitarbeiter nötig sein, Arbeitsaufwand für die unmittelbare Bedienung anfallen und Energie- und Kommunikationskosten entstehen.
Zu den Ausgaben, die zusätzlich zu den Anschaffungs- und Betriebskosten anfallen, gehören auch die Personalkosten. Diese betreffen das Verwaltungspersonal sowie die Arbeitskräfte für den Support der Ausrüstung und die Unterbringung der Ausrüstung an den Standorten. Es können laufende Schulungen oder Supportkräfte zu Wartungszwecken notwendig sein.
Die Überlegungen in diesem Beispiel können auch auf Investitionen in den Fuhrpark des Unternehmens übertragen werden. Neben den Anschaffungskosten fallen dann Kosten für Versicherungen, Kraftstoff, Einbau eines digitalen Fahrtenschreibers, Reparaturen und Wartungen, Umbauten, Kfz- Steuer, Zulassungskosten, Personalschulungen, Kosten für Flottenmanagement, Bußgelder, Maut oder Kosten durch Standzeiten an. All diese Kosten sollten über eine durchschnittliche Betriebsdauer in die Total Cost of Ownership einfließen.
Software für das Management der Total Cost of Ownership
Es gibt Tools (z.B. Softwareanwendungen), die Sie bei der Verringerung der Gesamtbetriebskosten unterstützen können. Zum Beispiel kann eine Fuhrparkmanagementlösung wie Webfleet bei der Verringerung der Kraftstoffkosten helfen, indem sie das Fahrverhalten und den Kraftstoffverbrauch beobachtet. Die Software unterstützt Sie durch Benachrichtigungen zum Allgemeinzustand des Fahrzeugs und geplanten Wartungsaufgaben bei der Reduzierung der Wartungskosten und sorgt für weniger Standzeiten. Dies sind nur einige wenige Beispiele dafür, wie eine Fuhrparkmanagementlösung zur Verringerung der Gesamtbetriebskosten beitragen kann.
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