Si has decidido invertir este año en una solución para la gestión de tu flota de vehículos, puedes esperar reducir costes de operación, mejorar la eficiencia y mejorar la seguridad. Pero, ¿qué software de gestión debes adquirir finalmente? Nuestra guía de 5 pasos te ayudará a navegar por el mercado y a elegir la solución adecuada para aumentar la productividad de cada vehículo.
Buscando la solución de gestión de flotas adecuada
1. Decide qué quieres conseguir
Clasifica las siguientes ventajas por nivel de importancia :
- Planificación y control más eficaces: la telemática de vehículos te ofrece una visión general 24/7 de dónde están tus conductores y vehículos. Con una plataforma de gestión de flotas, podrás saber cuánto tiempo pasan en un cliente y qué conductor puede encargarse de un trabajo extra.
- Mayor productividad y seguridad: al optimizar las rutas y evitar los atascos, los conductores pueden realizar más trabajos y permanecer en las carreteras más seguras.
- Menores costes de combustible y mantenimiento: accede a los datos de rendimiento de los conductores y recibe alertas cuando sea necesario realizar tareas de mantenimiento en los vehículos, lo que te ayudará a solucionar los problemas antes de que provoquen tiempos de inactividad.
- Cumplimiento normativo y administración sencilla: automatiza los registros de los tiempos de conducción a efectos de cumplimiento, nóminas o facturación. Una solución integrada con los sistemas de nóminas y administración financiera puede reducir el papeleo y ayudar a resolver conflictos relacionados con la facturación.
2. Involucra a tus compañeros
¿Quién utilizará algún aspecto de la solución de gestión de flotas? Pídeles su opinión lo antes posible.
Asegúrate de mantener informados a tus conductores o a un representante de los mismos. Utilizarán el sistema a diario y es fundamental que comprendan cómo funciona y sus ventajas desde el principio. Escucha y disipa cualquier duda que puedan tener sobre seguridad y privacidad.
3. Pide propuestas a distintos proveedores
Ahora que ya sabes lo que quieres, es hora de empezar a buscar. Ponte en contacto con los proveedores que hayas encontrado en Internet o a través de referencias. Cuéntales tus objetivos y pídeles que te envíen una propuesta de la solución que crean que puede funcionar mejor.
Además de ser el modo más sencillo de obtener la información que necesitas (en lugar de buscar en un sitio web o en un folleto tras otro), esto te dará una buena idea de cómo gestiona su clientela el proveedor. Se trata de una relación a largo plazo, por lo que la calidad del servicio puede ser tan importante como la capacidad del software.
4. Haz tu elección
Una vez que hayas recopilado unas cuantas ofertas, puedes hacer una preselección de soluciones de gestión para tu flota. Selecciona unas pocas y pídeles que profundicen en los elementos de la solución que proponen. Asegúrate de que te explican en qué consisten estas funcionalidades básicas:
- Seguimiento de vehículos por GPS
- Análisis del estilo de conducción
- Navegación profesional
- Gestión del personal
- Geocercas
- Informes
Ponte manos a la obra en este paso. Pide demostraciones, contacta con las referencias que haya utilizado el proveedor y aprovecha todas las oportunidades que tengas para probar el sistema. ¿Cuál es la puntuación de la lista de proveedores preseleccionados? ¿Qué propuesta puede garantizarte el éxito a largo plazo? Consulta también con tu departamento informático si tiene preguntas sobre hardware y software, privacidad de los datos, aplicaciones e integraciones de terceros.
Una solución todo en uno puede facilitarle el proceso de toma de decisiones. Webfleet, por ejemplo, ofrece todo lo necesario para gestionar una flota con mayor eficiencia, seguridad y sostenibilidad.
5. Haz un borrador del contrato
Una vez tomada la decisión, discute los términos, condiciones y tarifas con el proveedor de la solución de gestión de flotas. También tendrás que llegar a acuerdos sobre planificación, instalación, formación y servicio. Al fin y al cabo, quieres tener la certeza de que el nuevo sistema se implanta de manera óptima y de que todo el mundo puede utilizarlo inmediatamente.
Establécelo todo en un contrato, que incluya el mantenimiento, garantías y seguridad. También es conveniente llegar a acuerdos sobre la privacidad de los datos, para especificar quién tiene acceso a qué datos y por qué.
Esta fase es decisiva para tu relación con el proveedor. Es el inicio de una colaboración a largo plazo en la que la atención personal, el apoyo profesional y la mejora continua son la clave del éxito.
