Son muchas las personas que asumen que el proceso de cómo crear un presupuesto de gestión de flotas es desalentador y angustioso, ¡pero no tiene por qué ser así! En este artículo, te guiaremos a través de cuatro pasos clave para agilizar tu proceso de presupuesto anual. Tanto si gestionas una flota pequeña como mediana, estos consejos te ayudarán a optimizar los costes y mejorar la eficiencia.
Lista de tareas para el presupuesto de flotas: 4 pasos clave
1. Establece tus objetivos
¿Qué quieres conseguir este año para tu empresa? Esta sería la primera pregunta a responder cuando pensamos en cómo crear un presupuesto de gestión de flotas. Muchas de las flotas pequeñas y medianas a las que Webfleet asesora quieren mantener los costes bajos. Si a ti también te preocupan los costes y ahorrar en combustible y mantenimiento, que suelen ser dos de los mayores gastos operativos de las flotas, sigue leyendo.
Algunas flotas nos piden consejo sobre la descarbonización. Reducir las emisiones de carbono requiere cierta planificación financiera, especialmente si se tienen en cuenta los vehículos eléctricos y la infraestructura de recarga.
Tal vez también te gustaría recortar tus costes operativos en general durante el próximo año, y luego aplicar esos ahorros a tu transición hacia los EV. Sean cuales sean tus objetivos financieros, tu presupuesto es el punto de partida. Tener claros tus objetivos te ayudará a dar forma a tu presupuesto.
Para tu tranquilidad, aquí va un consejo para elaborar un presupuesto de transporte. Es habitual perder de vista la meta de los objetivos presupuestarios. Puedes hacer todo lo posible por prever ciertas circunstancias, pero lo imprevisible está destinado a suceder en un momento u otro.
Tal vez hayas tenido que contratar conductores adicionales en el último momento para una temporada de vacaciones inusualmente ajetreada. O tal vez hayas tenido que sustituir un vehículo muy dañado. Ajusta lo que puedas para cubrir parte de las pérdidas a corto plazo, teniendo en cuenta lo aprendido para el siguiente ciclo presupuestario. En ese momento, puedes plantearte destinar cierto porcentaje a gastos de emergencia que no puedes prever.
2. Reflexiona sobre los gastos del año pasado
Ahora que tienes claros tus objetivos presupuestarios, es hora de contemplar algunos números. Pero, ¿cómo saber qué totales utilizar, cuáles serían realistas? En lugar de empezar de cero, fíjate en tus gastos del año pasado.
Si quieres recortar gastos, los totales del año pasado te darán una buena idea de cómo crear un presupuesto de gestión de flotas fiable. Por ejemplo, el consumo de combustible. Si los gastos de combustible son inusualmente altos, habrá que investigar un poco antes de fijar una cifra presupuestaria. ¿Ha habido un aumento de los precios? También puedes buscar en tu planificación de rutas y registros de kilometraje pistas para mejorar la eficiencia del combustible durante el próximo año.
Acuérdate de unir los puntos. La salud de los neumáticos y el estado del vehículo también influyen en el consumo de combustible. Alrededor del 20% de los neumáticos comerciales que circulan por las carreteras están muy poco inflados. Cuando los neumáticos están desinflados en un 20%, es probable que el vehículo consuma un 2,5% más de combustible. Las fugas lentas también causan el 90% de las averías relacionadas con los neumáticos, que conllevan riesgos de seguridad potencialmente elevados.
¿Has hecho todo lo posible para que tus neumáticos estén bien inflados y tus vehículos funcionen correctamente? Puede que invertir más en algunas áreas acabe ahorrándote dinero a lo largo del año.
3. Previsión para el año que viene
Llegados a este punto, deberás decidir qué método de presupuestación utilizar. Hay dos métodos presupuestarios muy conocidos: el presupuesto incremental y el presupuesto de base cero. El presupuesto incremental es relativamente rápido y sencillo. Basta con añadir un porcentaje determinado a los costes del año anterior.
Sigamos con el ejemplo del consumo de combustible que hemos utilizado en este artículo. Podrías añadir un 2% más a tu presupuesto para cubrir un aumento del precio del combustible. Pero también puedes preguntarte si los costes de combustible del año anterior tenían sentido. ¿Habría sido posible reducir los viajes innecesarios o mantener los neumáticos a niveles óptimos de inflado? Con el presupuesto incremental, no hay forma de abordar las ineficiencias.
Luego está la presupuestación de base cero. Es un enfoque mucho más exhaustivo que el presupuesto incremental. Se puede examinar cómo se utilizó el presupuesto del año anterior e identificar dónde es necesario mejorar. ¿El inconveniente? No hay forma de tener en cuenta las necesidades imprevisibles.
Puede ser difícil saber qué enfoque elegir. Aquí va una recomendación para elaborar tu presupuesto de transporte: apuesta por la flexibilidad. Ningún presupuesto va a ser perfecto. De lo que se trata al crear un presupuesto es de mantenerse lo más cerca posible de los objetivos financieros.
Las flotas pequeñas y medianas pueden beneficiarse de un camino intermedio entre estos dos enfoques. Si prefieres el presupuesto incremental porque es más fácil, elígelo y desarrolla un proceso para analizar los costes del año anterior, de modo que los incrementos porcentuales reflejen cualquier ahorro de costes que desees realizar en el año siguiente.
4. Introduce todos los gastos esenciales
Una vez definido el método de presupuestación, es hora de anotar las partidas. A muchas flotas pequeñas y medianas les gusta centrarse en las partidas más esenciales:
- Combustible
- Mantenimiento y servicio
- Reparaciones
- Formación
- Sustitución de vehículos
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El papel de los datos en la fijación de objetivos para el presupuesto de flotas
Crear y mantener un presupuesto para flotas sencillo es mucho más fácil cuando se dispone de las herramientas y los datos adecuados. Además, trabajar con hojas de cálculo puede dificultar la adaptación a circunstancias cambiantes, ya que no es posible extraer información rápida de los datos de la flota.
Las herramientas digitales pueden marcar la diferencia en la capacidad de tu flota para cumplir sus objetivos operativos. Con una solución como Webfleet, puedes controlar el consumo de combustible y las necesidades de mantenimiento desde un único panel de control. Y con acceso a los datos históricos y en tiempo real, puedes tomar decisiones mejor informadas sobre algunos de tus costes operativos.
Los datos también resultan útiles cuando se necesitan presupuestos más avanzados. Presupuestar una estrategia de descarbonización puede ser difícil sobre el papel, ya que las variables de coste pueden ser complejas. ¿Te vendría bien calcular el coste total de propiedad de los vehículos eléctricos? ¿O necesitas asesoramiento personalizado sobre cómo ahorrar más combustible el año que viene? Solicita una consulta gratuita para que uno de nuestros expertos en flotas te muestre cómo ahorrar tiempo y dinero.