A la hora de gestionar una flota comercial hay muchos aspectos que se deben tener en cuenta: seguridad, eficiencia, responsabilidad medioambiental, productividad, costes… Al fin y al cabo, para una empresa, los vehículos y su fuerza de ventas son parte fundamental.
Hoy vamos a repasar algunos errores que se cometen con las flotas comerciales y que se deben evitar a toda costa para asegurar el buen funcionamiento del negocio.
- Falta de comunicación entre los conductores y la oficina. Si queremos que los vehículos se utilicen bien, siguiendo las políticas de la empresa en temas de seguridad o eficiencia, es imprescindible hacérselo saber a los conductores. Esta comunicación tiene que ser continua y debe incluir desde formación específica a consejos sobre cómo mejorar. Para ello es necesario poner conocer de primera mano el estilo de conducción de cada trabajador, para poder realizar un seguimiento adecuado que permita mejorar tanto la forma de conducir como la productividad.
Otro motivo importante por el que es necesario mantener una comunicación en tiempo real con los trabajadores es la ventaja de poder avisarles en el caso de que haya cualquier cambio en el trabajo. Por ejemplo, si un cliente llama para anular una cita, cuanto antes se avise al comercial menos tiempo perderá en un desplazamiento innecesario. - No realizar un seguimiento de los vehículos. Saber dónde se encuentran los vehículos en cada momento permite mejorar la eficiencia y el servicio al cliente. Pero no solo eso, también sirve para proteger a los conductores si sufren un percance, ya que se podrá enviar ayuda al lugar exacto a la mayor brevedad.
Además, al conocer la posición del vehículo se pueden sugerir rutas alternativas en función del tráfico o incluso de nuevas citas o reuniones que puedan surgir en el momento. - No mantener informado a los clientes. En la era de la información existen las herramientas necesarias para que tus clientes sepan en todo momento cuándo van a recibir el servicio solicitado. Avisarles de si hay un percance o simplemente de la franja horaria precisa en la que se realizará el trabajo es una forma de fidelizarlo y de respetar su tiempo.
- No medir la productividad. Con las soluciones de gestión de flotas actuales es posible conocer el rendimiento de los trabajadores en tiempo real, con informes detallados sobre las reuniones o citas que tienen los comerciales, el tiempo que pasan al volante o las paradas que realizan. De esta forma se pueden aportar indicaciones que optimicen la gestión del tiempo, con el fin de mejorar la productividad del empleado durante la jornada laboral.
- Respuesta inadecuada ante una emergencia. Alguna vez un comercial sufrirá un problema técnico con su vehículo o se pondrá enfermo y necesitará descansar. Si no se ha establecido un plan ante contingencias de este tipo lo más probable es que el resto de trabajadores se vea sobrepasado al tener que absorber las tareas del primero. Aquí es imprescindible reprogramar las rutas de la forma más eficiente para que, tanto los clientes como los comerciales puedan hacer frente a la nueva situación durante el tiempo que sea necesario.
- No monitorizar el estilo de conducción. Un estilo de conducción eficiente puede ahorrar enormes cantidades de combustible, lo que a lo largo del año puede suponer una ventaja competitiva para la empresa. Promover una conducción más responsable también mejora la seguridad en carretera y ahorra emisiones de CO2 al ambiente, con lo que se reduce la huella medioambiental. Monitorizar el estilo de conducción es imprescindible para detectar fallos y poder poner remedio cuanto antes.
- Ser negligente con el mantenimiento periódico de los vehículos. El gestor de flotas, e incluso el dueño de negocios de pequeño tamaño, tienen muchas tareas de las que estar pendiente. Pero esto no es excusa para ir retrasando las visitas al taller de los vehículos. Como hemos comentado en posts anteriores, realizar un mantenimiento adecuado puede ahorrar muchos problemas y costes a la larga.
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