Preparar un presupuesto para un concurso público no es sencillo. De hecho, hay empresas especializadas en preparar la documentación necesaria para presentarse a una licitación pública. Sin embargo, no es descabellado intentar hacerlo por uno mismo. Tan solo hace falta dedicar un tiempo a entender qué se necesita y cómo se debe preparar.
Vamos a comenzar por el primer paso, que es encontrar el concurso para el que queremos prepararnos. Hay distintas páginas, como www.licitaciones.es, www.infoconcursos.com o www.concursospublicos.com donde se recopilan concursos provenientes de los boletines oficiales, así como de otras fuentes. También hay una página oficial, la plataforma de contratación del sector público del Gobierno de España, que es la que hemos usado para este ejemplo.
Para el caso que nos ocupa hemos realizado una búsqueda de concursos relacionados con el transporte de pasajeros y nos han aparecido casi 600 licitaciones. Escogemos una al azar, ya que nuestra intención es solamente utilizarla como ejemplo. Se trata de un concurso para el servicio de transporte escolar para una determinada ruta en una provincia española.
Lo primero que hacemos es comprobar la fecha en la que debemos enviar la documentación. En este caso, es de apenas 30 días después de la publicación del concurso. Eso significa que, aunque parezca suficiente, no hay mucho tiempo para prepararlo, por lo que debemos comenzar cuanto antes.
El presupuesto asignado es de al más de 40.000 euros, por lo que ese debería ser el coste máximo que debería presentarse, aunque hay que tener en cuenta que el precio es un tema que las administraciones públicas tienen muy en cuenta, y suelen ganar las empresas que consiguen ofrecer todos los requisitos al menor coste.
En algunos casos, la reducción que ofrecen muchas empresas es del 30% respecto al importe estimado. Aunque esto tampoco es una norma exacta, ya que un precio demasiado bajo respecto a la competencia hace sospechar que los servicios ofrecidos no sean los mismos, y puede ser un argumento en contra.
Por supuesto, no se debe sobrepasar el importe de licitación, ya que la oferta sería rechazada de forma automática.
También vemos otra cifra, que es la del valor estimado del contrato, que en este caso supera los 80.000 euros. Este valor incluye el importe de licitación más el importe de las prórrogas que se pretendan realizar.
El siguiente paso es descargar los pliegos del concurso, por un lado el pliego de prescripciones técnicas y, por otro, el de cláusulas administrativas. En este caso, hemos encontrado el concurso en la plataforma de contratación del sector público del Gobierno de España y es de allí de donde descargamos los pliegos.
En el primero se contempla, por ejemplo, que el cómputo de kilómetros solo incluirá el realizado con pasajeros, no en vacío. O que se debe seguir la normativa de seguridad en transporte escolar y de menores. También se especifica el régimen de utilización de los vehículos.
Es importante leer con máxima atención este pliego, ya que, si la empresa que quiere presentarse al concurso no cumple alguno de los requisitos, no merecerá la pena que lo intente. Por ejemplo, en este caso, la empresa debe ser propietaria de los vehículos, y debe ofertar dos autobuses (titular y suplente) si el lote al que licita exige diez o más plazas, incluido el conductor.
Además, los vehículos deben estar adaptados a personas con movilidad reducida, si algún alumno lo necesita, y deben contar con ciertas medidas de seguridad que vienen especificadas en el pliego. También se detalla que la empresa debe incluir en su oferta una declaración sobre la antigüedad de los autobuses desde su primera matriculación.
En el pliego de cláusulas administrativas, además de nuevos requisitos que también deben cumplirse, aparece la dirección donde debe remitirse la documentación, así como la forma en la que ésta debe presentarse. Con carácter general, la propuesta debe presentarse en tres sobres cerrados y firmados, indicando en cada uno de ellos el contenido, el nombre y razón social de la empresa, el correo electrónico de contacto, etc. Asimismo se debe presentar una solicitud de participación.
Cada sobre incluirá diferente documentación. En el primero, se incluirá la documentación que acredite que se cumplen los requisitos (capacidad de obrar de los licitadores o personas jurídicas, solvencia económica, financiera y técnica, cumplimiento de las normas de garantía de calidad y de gestión medioambiental, etc). Se trata de una documentación muy amplia, por lo que es imprescindible ir recogiéndola cuanto antes.
En el sobre número dos, se incluirá la documentación que explique la propuesta, con el plan de trabajo y las medidas para asegurar la calidad del servicio. Hay veces en los que este sobre no será necesario, normalmente en las licitaciones donde únicamente se tenga en cuenta el precio como criterio principal.
Por último, en el sobre número tres, se incluirá la oferta económica. Se tratará de una cifra expresada en Euros, no un porcentaje. En los anexos, suele incluirse el formato en el que presentar dicha oferta.
Esperamos que esta información te haya servido de ayuda. Y recuerda que con los sistemas de telemática, es mucho más sencillo gestionar tu flota de autobuses y de autocares para ofrecer servicios de este tipo.