Para muchas empresas de pequeño y mediano tamaño, los coches y las furgonetas juegan un papel esencial. En una compañía con incluso un número pequeño de vehículos cambia la naturaleza del flujo de trabajo. Por tanto, surgen retos específicos que deben ser solucionados, y necesidades laborales con las que lidiar. Sin una gestión del workflow cuidadosa y atenta, estos problemas pueden incidir en la productividad y suponer un despilfarro de tiempo y de dinero.
Para comprender mejor las dificultades a las que se enfrentan las pymes que tienen flotas de vehículos, recientemente encargamos una importante encuesta en Europa y EE.UU. En ella, hablamos con 1.350 tomadores de decisiones sobre los principales puntos críticos que sufren cuando se trata de administrar sus equipos de campo. Y los resultados muestran una lectura interesante para las pymes.
Todo es cuestión de comunicación
Cuando se tienen trabajadores en movilidad, la capacidad de comunicarse de manera clara y rápida es sumamente importante. Sin embargo, esta es un área en la que muchos de nuestros encuestados expresan preocupación.
De hecho, el 20% está de acuerdo y el 35% está muy de acuerdo con esta declaración: “Me siento frustrado por la falta de comunicación y la inexactitud cuando me comunico con mi equipo en movilidad”. Es más, El 41% cita la “comunicación lenta entre la oficina y los equipos de campo” como algo que tiene impacto negativo para su negocio, mientras que el 17% cree que este impacto es muy negativo.
Al mismo tiempo, el 44% dice que la incapacidad de su equipo de campo para seguir el programa asignado afecta de forma negativa en su negocio, mientras que el 17% siente que lo hace de forma muy negativa.
En España los datos siguen la tónica global. El 51% se muestra frustrado por la falta de comunicación con sus equipos, mientras que el 61% cree que la lentitud en la comunicación entre los equipos de campo y la oficina supone un impacto negativo en su negocio. Lo mismo que la incapacidad de sus equipos para seguir la programación, algo negativo para para el 48% de los encuestados españoles y muy negativo para el 16%.
Seguridad de los conductores
Si bien el valor de una comunicación es obvio, hay otro problema clave de la gestión del flujo de trabajo: la visibilidad. ¿Cómo podemos estar seguros de que las personas que operan los vehículos de nuestra empresa lo están haciendo de manera segura y eficiente?
Cuando se les presenta la declaración “No estoy seguro de que mis conductores se estén comportando de manera segura en la carretera”, el 21% de nuestros encuestados está muy de acuerdo (15% en España), mientras que el 32% (35% en España) está bastante de acuerdo. Además, el 37% dice que la falta de visibilidad sobre el rendimiento de su equipo en movilidad está teniendo un impacto algo negativo en su negocio, mientras que el 18% siente que está teniendo un impacto muy negativo. En este último punto las cifras en España no varían apenas.
Controlando costes
El coste de tener vehículos es otra área de preocupación para nuestros encuestados. El 22% (16% en España) está totalmente de acuerdo en que los costes de sus vehículos son innecesariamente altos, mientras que el 34% (41% en España) está bastante de acuerdo. La mayoría también siente que podría estar haciendo más para reducir los costes de combustible (23% está de muy acuerdo, 43% está bastante de acuerdo). En España las compañías también creen que podrían hacer más por reducir sus uso de combustible (26% de acuerdo y 42% muy de acuerdo.
Las multas por exceso de velocidad y de aparcamiento también se mencionan como una preocupación común, ya que la mayoría de los tomadores de decisiones de pymes con flotas de vehículos dice que están teniendo un impacto negativo en su negocio.
Mejorando la gestión del workflow mediante la automatización
Entonces, ¿cómo están lidiando nuestros encuestados con estas problemáticas compartidas? Bueno, muchos están recurriendo a soluciones automatizadas.
Por ejemplo, para comunicar la programación diaria con tus trabajadores. Como hemos visto más arriba, esta es un área donde muchas empresas tienen problemas y que repercute en la productividad de los trabajadores, que no pueden realizar todas las órdenes de trabajo asignadas.
Implementar una solución digital que automatice este elemento del flujo de trabajo acelera la comunicación y reduce las posibilidades de error humano. El 27% de nuestros encuestados utiliza procesos totalmente automatizados para comunicar la programación diaria, mientras que el 38% automatiza en parte esta tarea. Es más, de las empresas que aún realizan este proceso de forma manual, el 36% estima que les ocupa entre 1,5 y 2 horas diarias hacer este trabajo, lo que supone un malgasto claro de recursos.
Tal vez lo más revelador es que la gran mayoría de nuestros encuestados dice que podrían ser más productivos si pudieran automatizar más su flujo de trabajo, con un 41% totalmente de acuerdo y un 40% bastante de acuerdo.
En España, no hay gran diferencia en las conclusiones. El 32% de los encuestados automatiza completamente comunicación diaria con sus equipos de campo, mientras que el 37% lo hace parcialmente. Al 42% de las empresas esta tarea les lleva entre hora y media y dos horas. Además, el 45% está totalmente de acuerdo en que la digitalización les ayudaría a ser más productivos, mientras que el 41% está bastante de acuerdo.
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