El Reglamento general de protección de datos europeo y Webfleet

Otorgar a las personas el control de sus datos es clave para el RGPD. Al fin y al cabo, los datos relativos a una persona son un reflejo de su identidad, su compor­ta­miento y sus prefe­rencias: son la propia persona. El RGPD estipula que es preciso informar comple­ta­mente a las personas con antelación sobre lo que sucede con sus datos: qué datos se utilizan, con qué fines, durante cuánto tiempo y quién los utiliza. Asimismo, deben poder decidir sobre ello, p. ej., dando su permiso, firmando un contrato y, con algunas restric­ciones, pudiendo solicitar el cese del uso de sus datos.

Si, como empresa, usted decide lo que sucede con los datos de las personas, debe asumir dicha respon­sa­bi­lidad y poder demostrar que lo hace de forma correcta, respetando los derechos de las personas y cumpliendo el RGPD. Siempre que manipule cualquier dato, debe tener en cuenta los riesgos que esto supone para la persona en cuestión. En nuestra opinión, esto requiere mantener documen­tación en relación con sus actividades relativas a los datos y el motivo por el que considera que dichos datos deben procesarse. El RGPD estipula la designación de un responsable de protección de datos (a tiempo parcial) con objeto de supervisar este proceso si alcanza el umbral indicado en el RGPD (p. ej., si su actividad principal implica la supervisión de personas a gran escala).

En nuestra opinión, el RGPD está pensado para unificar las anteriores legis­la­ciones divergentes en materia de privacidad vigentes en toda la UE. Esto podría consi­de­rarse una ventaja para las multi­na­cio­nales que utilizan nuestros servicios, especial­mente para las que cuentan con vehículos realizan despla­za­mientos trans­fron­te­rizos. Esto también puede significar que, si tiene una multi­na­cional con actividad en toda la UE, solo tiene que tratar con una autoridad reguladora: la del país en el que se encuentre su sede principal. Del mismo modo, las personas pueden ponerse en contacto con las autoridades reguladoras de su propio país.

El RGPD otorga una gran importancia al concepto de "datos personales". Básicamente consiste en cualquier dato que pudiera relacio­narse con una persona identi­fi­cable. Esto incluye los datos que pueden abstraerse con identi­fi­ca­dores únicos, como matrículas, VIN (números de identi­fi­cación de vehículos) y otros identi­fi­ca­dores de dispo­si­tivos. En nuestra opinión, es importante tener en cuenta que, en lo que al RGPD se refiere, no importa quién puede realizar la identi­fi­cación. Si alguien puede identificar a una persona a partir de los datos, estos se consideran datos personales, aunque la identi­fi­cación no se lleve a cabo. En nuestra opinión, no es necesario conocer el nombre de alguien para que datos acerca de dicha persona se consideren datos personales. Es importante tener en cuenta que poseer datos personales no significa que no se puedan utilizar, sino que se aplica el RGPD y que deben cumplirse deter­mi­nadas condiciones.

El RGPD estipula que los datos personales deben utilizarse con uno o varios fines prede­fi­nidos. Estos deben ser específicos y estar claramente descritos. La persona debe poder comprender qué significa un fin. Una persona debe poder responder a la siguiente pregunta: ¿Este uso se ajusta al fin?

El RGPD establece que los datos personales deben ser "adecuados" en lo que se refiere a tipo, volumen y tiempo de almace­na­miento, según el fin definido. En este sentido, "adecuado" significa que únicamente se puede procesar lo que es estric­ta­mente necesario, no una mayor cantidad ni durante más tiempo.

En nuestra opinión, el proce­sa­miento de datos personales requiere una explicación clara e intuitiva. Más parecida a un manual que a un contrato. Eviden­te­mente, la explicación debe estar disponible para las personas antes de empezar a utilizar sus datos y con poste­rio­ridad.

Webfleet siempre desarrolla su actividad conforme a las instruc­ciones del cliente de Webfleet. Si los datos hacen referencia únicamente al cliente, este tiene el control. Esto significa que podemos ofrecer al cliente una solución muy confi­gu­rable. Aunque proponemos diversos fines para los que se pueden utilizar, el cliente de Webfleet tiene la decisión final con respecto a los fines para los que se utilizan, así como cuánto se puede configurar y manejar el sistema.

Nuestro sistema se puede configurar para reconocer numerosas partes interesadas diferentes, con distintas funciones, respon­sa­bi­li­dades y capacidades en diferentes situaciones. Por ejemplo, los clientes de Webfleet pueden permitir a los conductores distinguir entre viajes privados y de negocios, y es posible limitar lo que pueden ver y hacer los super­vi­sores de los conductores. Asimismo, apoyamos al cliente de Webfleet a respetar los derechos que tienen las personas, por ejemplo, en lo que respecta al acceso y la eliminación de sus datos.

Los clientes de Webfleet pueden configurar de diversas formas los datos que se recopilan y durante cuánto tiempo se conservan. Con objeto de facilitar las cosas para los clientes de Webfleet, hemos incluido ajustes prede­ter­mi­nados razonables en relación con diversas situaciones de uso que se aplican habitual­mente a nuestros clientes de flotas, pero los clientes de Webfleet pueden modificar dichos ajustes prede­ter­mi­nados.