L’enquête 2018 de Webfleet relative aux transports a révélé des conclusions intéressantes concernant la réglementation du temps de conduite et l’utilisation du chronotachygraphe par les chauffeurs. L’étude ayant souligné les préoccupations des opérateurs, nous vous proposons six conseils pour vous aider dans le processus crucial de mise en conformité.
Les chronotachygraphes jouent un rôle essentiel dans l’application de la réglementation européenne en matière de temps de conduite et contribuent ainsi à améliorer la sécurité routière, en évitant la fatigue des chauffeurs.
Bien que l’utilisation correcte du chronotachygraphe puisse être l’une des tâches les plus complexes et chronophages, elle n’en reste pas moins une obligation légale, assortie de sanctions coûteuses imposées par les autorités réglementaires en cas d’infraction.
Selon les dernières études de Webfleet, 52 % des entreprises de transport européennes ont fait l’objet d’une inspection dans leurs locaux visant à contrôler le respect des temps de conduite au cours des 12 derniers mois. De plus, pour 49 % d’entre elles, le risque de poursuites est une préoccupation croissante.
Pour plus d’informations, vous trouverez une synthèse des principales conclusions de l’étude dans notre document infographique relatif aux transports en 2018.
Si vous gérez des véhicules utilitaires de plus de 3,5 tonnes ou des véhicules de transport de passagers accueillant plus de neuf personnes (conducteur compris), les conseils de conformité ci-dessous peuvent vous aider à rester dans la légalité.
Veiller à ce que les chauffeurs soient conscients de leurs responsabilités
Les règles de l’UE relatives à l’utilisation des chronotachygraphes¹ doivent être respectées tant par les chauffeurs que par les opérateurs de véhicules relevant du champ d’application de la réglementation.
Les opérateurs de transport doivent s’assurer que les chauffeurs qui sont sous leur contrôle, et dont ils ont par conséquent la responsabilité, ont reçu une formation et des instructions appropriées à la fois sur les règles relatives au temps de conduite et sur l’utilisation correcte du matériel d’enregistrement des chronotachygraphes. De nouveaux « chronotachygraphes intelligents » seront lancés sur le marché en 2019, mais les chauffeurs utilisent actuellement un chronotachygraphe numérique ou un chronotachygraphe analogique, et les responsabilités dépendront du type d’appareil utilisé. Cependant, dans les deux cas, les chauffeurs sont tenus d’utiliser le chronotachygraphe chaque jour de conduite pour enregistrer leur temps de conduite et les pauses pendant lesquelles ils ne conduisent/travaillent pas. En outre, ils doivent être en mesure de fournir des documents pertinents aux autorités de transport lorsqu’ils sont sur la route.
Pour plus d’informations sur les responsabilités liées à la conduite de véhicules équipés de chronotachygraphes numériques (obligatoires pour tous les véhicules neufs depuis 2006), consultez la FAQ de la Commission européenne.
Établir un plan de formation
Un plan de formation peut contribuer à une meilleure compréhension du tableau des temps de conduite et une meilleure utilisation du tachygraphe. La formation au sein d’une entreprise ne doit pas se limiter aux chauffeurs, mais doit également concerner la direction, les formateurs, le personnel administratif et les analystes.
Un tel plan doit prendre en compte les chauffeurs intérimaires pour s’assurer qu’ils comprennent bien les unités embarquées sur véhicules (UEV) spécifiques de l’entreprise. Il doit également inclure les éventuels besoins de perfectionnement, ainsi que toute formation spécifique pouvant être requise pour les personnes ayant enfreint les règles.
Prendre des mesures pour assurer la protection des données
Les tachygraphes enregistrent des données personnelles concernant les chauffeurs et il appartient aux entreprises de veiller à ce que ces données soient protégées contre les accès non autorisés. Cette responsabilité a été renforcée par le Règlement général sur la protection des données.
Des cartes d’entreprise peuvent être utilisées pour contribuer à protéger les données des chauffeurs, en « verrouillant » les données avant la première utilisation d’un véhicule. Il est ensuite possible de bloquer l’accès aux données lorsqu’un véhicule quitte la flotte de l’opérateur.
Il est également important que les données archivées soient stockées de manière sécurisée. Si cela est effectué par un tiers (un fournisseur de services télématiques, par exemple), vérifiez où et pendant combien de temps elles sont conservées.
Un système de stockage sécurisé des données doit inclure des procédures de sauvegarde et de reprise après sinistre. Webfleet Tachograph Manager téléchargera automatiquement les données et les archivera dans un centre de données sécurisé pendant un maximum de deux ans.
Planifier les téléchargements, pour ne jamais manquer une échéance
Les données des cartes des chauffeurs doivent être téléchargées au moins tous les 28 jours et celles des unités embarquées sur véhicules au minimum tous les 90 jours².
Le téléchargement manuel de ces données peut prendre du temps et, lorsque les informations sont stockées sur un ordinateur de l’entreprise, peut avoir un impact négatif sur ses capacités de reporting.
Les solutions de téléchargement à distance, telles que celles qui sont proposées dans le cadre des fonctionnalités avancées d’un système télématique, permettent de programmer automatiquement des téléchargements pour garantir le respect des délais.
Les systèmes de gestion des chronotachygraphes peuvent désormais également se connecter à des logiciels d’analyse tiers et partager des données avec ces derniers, ce qui peut aussi contribuer à la mise en conformité.
Avoir recours à des analyses automatisées
Télécharger manuellement des données de manière quotidienne ou hebdomadaire et essayer de détecter les infractions, afin de les traiter rapidement, peut s’avérer être une tâche ardue.
Les outils d’analyse de chronotachygraphes (qu’il s’agisse de logiciels autonomes ou de fonctionnalités associées à des systèmes plus vastes de gestion de flotte) peuvent automatiser ce processus, en générant des rapports démontrant la conformité ou mettant en évidence les infractions en un seul coup d’œil.
Justifier les activités non enregistrées
Conduire un véhicule équipé d’un tachygraphe numérique sans avoir inséré une carte de chauffeur constitue une infraction. Si une carte a été perdue, volée ou endommagée, vous ne pouvez conduire sans carte que pendant 15 jours au maximum³.
Il existe toutefois des exceptions à ces règles, telles que les véhicules conduits hors des voies publiques. Dans de telles circonstances, vous devez prendre des dispositions pour vous assurer d’être en mesure de justifier de cette activité non enregistrée, en cas de demande des forces de l’ordre.
¹ et ³ Règlement (UE) n°165/2014
² Des variations peuvent exister entre les États membres de l’UE.