Une solution de gestion de flotte automobile peut vous permettre de réduire vos coûts, améliorer votre efficacité et gagner en sécurité. Mais vers quelle solution est-il préférable de vous tourner ? Notre guide en 5 étapes vous aidera à faire le bon choix pour votre flotte.
Solution de gestion de flotte automobile : À la recherche de la bonne solution ?
1. Définissez votre besoin
Classez les avantages comparatifs suivants par niveau d’importance pour votre entreprise :
– Une planification et un suivi plus efficaces : La télématique des véhicules vous permet de savoir, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, où se trouvent vos conducteurs et vos véhicules. Grâce à un logiciel de gestion de flotte, vous savez combien de temps vos conducteurs passent chez un client et lequel d’entre eux peut se charger d’une tâche supplémentaire ou non prévue.
– Une productivité et une sécurité accrues : En optimisant les itinéraires et en évitant les embouteillages, vos conducteurs peuvent effectuer plus de tâches et rester sur les routes les plus sûres.
– Des coûts de carburant et d’entretien moins élevés pour votre parc automobile : Accédez aux données sur les performances du conducteur et recevez des alertes lorsque la maintenance du véhicule est nécessaire, ce qui vous aidera à résoudre les problèmes avant qu’ils n’entraînent des temps d’immobilisation.
– Une gestion administrative plus simple : Automatisez l’enregistrement des temps de conduite à des fins de conformité, de paie ou de facturation. Un solution intégrée aux systèmes de gestion des salaires peut réduire la paperasse et aider à résoudre les litiges liés à la facturation.
2. Impliquez vos collègues dans le choix de la solution de gestion de flotte automobile
Qui, dans votre entreprise, utilisera le logiciel de gestion de flotte automobile ? Demandez-leur leur avis dès le début du projet.
Veillez à tenir vos conducteurs, ou un représentant de vos conducteurs, au courant. Ils utiliseront le logiciel quotidiennement, et il est essentiel qu’ils en comprennent les avantages dès le départ. Écoutez et répondez à toutes leurs préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité relative aux employés et aux véhicules.
3. Contactez les différents prestataires et fournisseurs de solutions de gestion de flotte automobile
Maintenant que vous savez ce que vous voulez, il est temps de passer à l’action. Contactez les prestataires que vous avez trouvés en ligne ou qui vous ont été recommandés. Parlez-leur de votre projet et des objectifs spécifiques de votre entreprise, puis demandez-leur de vous envoyer l’offre la plus adaptée à votre besoin.
En plus d’être le meilleur et d’obtenir les informations (plutôt que de parcourir site web après site web, brochure après brochure), cela vous donnera une bonne idée de la manière dont le fournisseur gère ses clients. Comme il s’agit d’une relation à long terme, la qualité du service peut être tout aussi importante que les capacités de la solution (et du logiciel).
4. Faire son choix
Une fois les offres reçues, vous pouvez faire votre shortlist. Sélectionnez 2 à 3 prestataires de gestion de flotte et demandez-leur d’approfondir les éléments de la solution qu’ils proposent. Veillez à ce qu’ils expliquent ce que ces fonctionnalités de base apporteront :
- Géolocalisation des véhicules par GPS
- Analyse du comportement du conducteur
- Navigation professionnelle
- Gestion du personnel
- Geofencing
- Reporting
N’hésitez pas à demander des démonstrations, contactez les références utilisées par le prestataire de solutions de gestion de flotte automobile et saisissez toutes les occasions d’essayer le système (et le logiciel). Laquelle de ces propositions peut vous assurer un succès à long terme ? Vérifiez également auprès de votre service informatique si vous avez des questions à poser sur le matériel et les solutions, la sécurité et la confidentialité des données, les applications et les intégrations tierces.
Une solution tout-en-un peut faciliter votre processus de décision. Webfleet, par exemple, offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre gestion de flotte : plus d’efficacité, de sécurité et de durabilité
5. Rédigez le contrat relatif à votre solution de gestion de flotte automobile
Une fois votre décision prise, discutez des conditions et des tarifs avec le fournisseur de la solution de gestion de flotte. Vous devrez également conclure des accords sur la planification, l’installation, la formation et le service. En effet, vous voulez être sûr que le nouveau système sera introduit de manière optimale et que tout le monde pourra l’utiliser immédiatement.
Définissez tout dans un contrat, avec des accords sur la maintenance, la garantie et la sécurité. Il est également judicieux de conclure des accords sur la confidentialité des données par le biais d’un accord de traitement distinct. Il est important de préciser qui a accès à quelles données et pourquoi.
Cette phase est décisive pour votre relation avec le fournisseur. C’est le début d’une collaboration à long terme dans laquelle l’attention personnelle, le soutien professionnel et l’amélioration continue sont les clés du succès.