Regolamento generale sulla protezione dei dati nell'Unione Europea e Webfleet

Sensi­bi­lizzare le persone in merito ai propri dati è fonda­mentale per il GDPR. Dopo tutto, i dati di o relativi a un individuo rispec­chiano la propria identità, il proprio compor­ta­mento e le sue preferenze: rappre­sentano chi siamo. Il GDPR stabilisce che le persone devono essere informate in anticipo su ciò che accade ai loro dati: quali dati vengono utilizzati, perché vengono utilizzati, per quanto tempo e da chi vengono utilizzati. Devono inoltre poterli gestire, ad esempio fornendo il consenso all'utilizzo dei dati in un contratto e, con alcune limitazioni, avere la possibilità di inter­rompere il loro utilizzo su richiesta.

Se, come azienda, decidessi sull'utilizzo dei dati delle persone, saresti obbligato ad assumerti tale respon­sa­bilità e dovresti essere in grado di dimostrare la correttezza delle tue procedure, rispettando i diritti dei singoli e la conformità al GDPR. Relati­va­mente all'utilizzo dei dati, sei obbligato a prendere in consi­de­ra­zione i rischi che ne derivano. Secondo la nostra opinione è necessario produrre la documen­ta­zione relativa alle attività concernenti i dati e la motivazione per cui ritieni necessaria la relativa elabo­ra­zione. Il GDPR prevede la nomina di un Data Protection Officer (part time) che super­vi­siona tali attività in modo da stabilire se rispettano la soglia di utilizzo dei dati consentita dal GDPR (es. se la tua attività principale prevede il monito­raggio delle persone su larga scala).

A nostro avviso, il GDPR è stato redatto per unificare le leggi sulla privacy precedenti e divergenti presenti in UE. Per le aziende multi­na­zionali che utilizzano i nostri servizi può essere considerato come un vantaggio, special­mente per quelle dotate di veicoli che attra­versano confini. Inoltre, nel caso di un'azienda multi­na­zionale che opera in diversi paesi dell'UE, questa dovrà riferirsi a un solo regolatore: quello che si trova nel paese in cui è ubicata la sua sede principale. Analo­ga­mente, anche i singoli possono collaborare con il regolatore nel proprio paese.

Fonda­mentale nel GDPR è la nozione di Dati personali. Essen­zial­mente si tratta dei dati che possono o potrebbero identi­ficare un essere umano. Includono i dati che potrebbero essere astratti con identi­fi­catori univoci, ad esempio le targhe, i VIN (Numero di identi­fi­ca­zione del veicolo) e/o altri identi­fi­catori dei dispositivi. A nostro avviso è importante considerare che ai sensi del GDPR non è importante che l'identi­fi­ca­zione venga realmente messa in atto. Se un soggetto è in grado di identi­ficare un individuo dai dati, tali dati devono essere considerati come dati personali anche se di fatto non avviene un'identi­fi­ca­zione vera e propria. A nostro parere, non è necessario conoscere il nome di una persona per considerare i relativi dati come dati personali. È importante notare che possedere dati personali non significa non poterli utilizzare, ma che per farlo è necessario rispettare il GDPR e alcune condizioni.

Il GDPR prevede che i dati personali possano essere utilizzati per uno o più scopi predefiniti. Questa necessità deve essere descritta in modo specifico e chiaro. La persona deve poter comprendere lo scopo per il quale i propri dati vengono utilizzati. Una persona deve poter rispondere alla domanda: questo utilizzo è realmente adeguato allo scopo?

Il GDPR prevede che i dati personali siano utilizzati “nella giusta misura” in base al tipo, al volume e alla durata della loro conser­va­zione e in base allo scopo definito. Nella giusta misura significa che l'elabo­ra­zione deve essere effettuata solo per i dati e per la durata stret­ta­mente necessaria.

A nostro avviso, l'elabo­ra­zione dei dati personali richiede una spiegazione ben scritta e di facile compren­sione. Dovrebbe essere più simile a un manuale che a un contratto. Natural­mente, la spiegazione deve essere disponibile ai singoli prima che i loro dati vengano utilizzati e deve continuare ad essere disponibile anche dopo.

Webfleet opera sempre in base alle istruzioni fornite dal cliente Webfleet. Per ciò che riguarda i dati che si riferiscono solo al cliente, quest'ultimo è colui che ne ha il controllo. Ciò significa che offriamo al cliente una soluzione altamente confi­gu­rabile. Sebbene proponiamo diverse soluzioni da utilizzare, il cliente Webfleet prende le decisioni finali sugli scopi per cui verranno utilizzate e su come, nel dettaglio, configurare e utilizzare il sistema.

Il nostro sistema può essere configurato per riconoscere molte parti con ruoli diversi, respon­sa­bilità e capacità in situazioni differenti. I clienti Webfleet, ad esempio, possono consentire ai conducenti di fare la distinzione tra viaggi privati e aziendali e i supervisori dei conducenti possono essere limitati in ciò che possono fare e visua­lizzare. Supportiamo inoltre il cliente Webfleet nel rispettare i diritti dei singoli individui, ad esempio, rispetto all'accesso e all'elimi­na­zione dei propri dati.

I clienti Webfleet possono configurare in diversi modi il modo in cui i dati vengono raccolti e la durata della loro conser­va­zione. Per sempli­ficare la vita ai clienti Webfleet, abbiamo incluso alcune opzioni predefinite, relative a diversi casi di utilizzo riscontrati solitamente nei nostri clienti con un parco veicoli, tuttavia i clienti Webfleet sono liberi di non scegliere queste imposta­zioni predefinite.