Het maken van een wagenparkbudget hoeft geen ontmoedigende taak te zijn. In dit artikel leid ik u door vier belangrijke stappen om uw jaarlijkse budgetteringsproces te vereenvoudigen. Of u nu een klein of middelgroot wagenpark beheert, deze tips helpen u kosten te optimaliseren en de efficiëntie te verbeteren.
Wagenparkbudget takenlijst: 4 belangrijke stappen
1. Stel uw doelen op
Wat wilt u dit jaar bereiken met uw bedrijf? Veel van de kleine en middelgrote wagenparken die Webfleet adviseert, willen de kosten laag houden. Als u zich ook zorgen maakt over kosten, dan is besparen op brandstof en onderhoud waarschijnlijk een prioriteit – dit zijn immers meestal twee van de grootste operationele uitgaven voor wagenparken.
Sommige wagenparken vragen ons om advies over decarbonisatie. Het verminderen van de CO2-uitstoot vereist enige financiële planning, vooral wanneer u rekening houdt met elektrische voertuigen en laadinfrastructuur.
Misschien wilt u ook uw operationele kosten over het hele jaar verlagen en die besparingen gebruiken voor uw elektrificatieovergang. Wat uw financiële doelen ook zijn, uw budget is het startpunt. Helderheid over uw doelen helpt uw budget vorm te geven.
Voor uw gemoedsrust wil ik graag een advies geven. Het is normaal om af en toe de budgetdoelen niet te halen. U kunt uw best doen om bepaalde omstandigheden te voorzien, maar het onvoorspelbare zal op een gegeven moment gebeuren.
Misschien moest u op het laatste moment extra chauffeurs inhuren voor een ongewoon drukke feestdagenseizoen. Of misschien moest u een zwaar beschadigd voertuig vervangen. Pas aan wat u kunt om een deel van het verlies op korte termijn te dekken en houd deze ervaringen in gedachten voor de volgende budgetcyclus. Overweeg dan een bepaald percentage op te nemen voor onvoorziene uitgaven die u niet echt kunt plannen.
2. Reflecteer op de uitgaven van vorig jaar
Nu u duidelijk bent over uw budgetdoelen, is het tijd om enkele cijfers te overwegen. Maar hoe weet u welke bedragen u moet gebruiken – wat zou realistisch zijn? In plaats van met een schone lei te beginnen, kijk naar uw uitgaven van vorig jaar.
Als u kosten wilt verlagen, zouden de totalen van vorig jaar u een goed inzicht moeten geven in hoe u dat kunt doen. Neem bijvoorbeeld brandstofverbruik. Een ongewoon hoog totaal voor brandstofkosten vereist wat onderzoek voordat u een budgetnummer vaststelt. Was er een prijsstijging bij de pomp? U zou ook uw routeplanning en kilometerregistratie kunnen bekijken voor aanwijzingen om de brandstofefficiëntie dit jaar te verbeteren.
Vergeet niet de verbanden te leggen. De bandenspanning en de staat van het voertuig spelen ook een rol in het brandstofverbruik. Ongeveer 20% van de commerciële banden op de weg is ernstig onder druk. Wanneer banden met 20% zijn ondergepompt, verbruikt een voertuig waarschijnlijk 2,5% meer brandstof. Langzame lekkages veroorzaken ook 90% van de banden gerelateerde pechgevallen, wat gepaard gaat met potentieel kostbare veiligheidsrisico’s.
Heeft u alles gedaan om ervoor te zorgen dat uw banden goed opgepompt waren en uw motoren soepel draaiden? Het kan zijn dat investeren in bepaalde gebieden van uw budget uiteindelijk geld bespaart over het jaar.
3. Voorspel het komende jaar
In deze fase wilt u een budgetteringsbenadering kiezen. Er zijn twee bekende budgetteringsmethoden, incrementele budgettering en zero-based budgettering. Incrementele budgettering is relatief snel en eenvoudig. U voegt gewoon een vast percentage toe aan de kosten van het voorgaande jaar.
Laten we bij het brandstofverbruik voorbeeld blijven dat we in dit artikel hebben gebruikt. U kunt bijvoorbeeld 2% meer toevoegen aan uw budget om een stijging van de brandstofprijzen te dekken. Maar u kunt ook vragen of de brandstofkosten van het voorgaande jaar logisch waren. Had het mogelijk kunnen zijn om onnodige ritten te verminderen of de banden op optimale spanning te houden? Bij incrementele budgettering is er geen proces om inefficiënties aan te pakken.
Dan is er zero-based budgettering. Het is een veel grondiger aanpak dan incrementele budgettering. U kunt onderzoeken hoe het budget van het voorgaande jaar werd gebruikt en identificeren waar verbetering nodig is. Het nadeel? Er is geen manier om onvoorspelbare behoeften te verantwoorden.
Het kan moeilijk zijn om te weten welke aanpak u moet kiezen. Mijn mening? Ga voor flexibiliteit. Geen enkel budget zal ooit perfect zijn. Het doel van het maken van een budget is om zo goed mogelijk op koers te blijven richting uw financiële doelen.
Kleine en middelgrote wagenparken kunnen profiteren van het bewandelen van een middenweg tussen deze twee benaderingen. Als u de voorkeur geeft aan incrementele budgettering omdat het eenvoudiger is, kies dan die methode en ontwikkel vervolgens een proces om de kosten van het voorgaande jaar te analyseren, zodat uw procentuele verhogingen eventuele kostenbesparingen weerspiegelen die u in het komende jaar wilt realiseren.
4. Voer al uw essentiële kosten in
Nu u uw budgetteringsmethode hebt bepaald, is het tijd om uw uitgavenposten op te stellen. Aangezien u deze gids leest, ga ik ervan uit dat u uw budget zo eenvoudig mogelijk wilt houden. Veel kleine en middelgrote wagenparken richten zich graag op de meest essentiële uitgavenposten:
- Brandstof
- Onderhoud en service
- Reparaties
- Training
- Vervanging van voertuigen
Tip: Wilt u snel inzicht krijgen in de mogelijke besparingen voor uw wagenpark? Gebruik de besparingscalculator van Webfleet en ontdek binnen een paar minuten uw jaarlijkse nettobesparingen.
De rol van data bij het stellen van wagenparkbudgetdoelen
Het creëren en onderhouden van een eenvoudig wagenparkbudget is veel gemakkelijker wanneer u de juiste tools en inzichten tot uw beschikking hebt. Bovendien maakt werken met spreadsheets het moeilijker om u aan te passen aan veranderende omstandigheden, omdat u geen snelle inzichten uit uw wagenparkgegevens kunt halen.
Digitale tools kunnen een groot verschil maken in het vermogen van uw wagenpark om zijn operationele doelen te bereiken. Met een oplossing zoals Webfleet kunt u brandstofverbruik en onderhoudsbehoeften bijhouden vanaf één dashboard. En met toegang tot uw gegevens historisch en in real-time, kunt u beter geïnformeerde beslissingen nemen over sommige van uw operationele kosten.
Data komt ook goed van pas als u geavanceerdere budgetbehoeften hebt. Budgetteren voor een decarbonisatiestrategie kan moeilijk zijn op papier, aangezien de kostenvariabelen complex kunnen zijn. Kunt u hulp gebruiken bij het berekenen van de totale eigendomskosten van elektrische voertuigen? Of heeft u persoonlijk advies nodig over hoe u komend jaar meer brandstof kunt besparen? Vraag een gratis adviesgesprek aan zodat een van onze wagenparkexperts u kan laten zien hoe u tijd en geld kunt besparen.
