We besparen zeker 0,75 FTE met Webfleet van Webfleet.

Het bedrijf

Koninklijke Van Twist B.V. levert en onderhoudt diesel- en gasmotoren, noodstroominstallaties en alle bijbehorende componenten, van schakelpanelen tot warmtewisselaars. ‘Kan niet bestaat niet’ is het motto van Koninklijke Van Twist. Kwaliteit en 100% betrouwbaarheid zijn daarbij belangrijke speerpunten. Het bedrijf denkt met alle klanten mee over een energie-oplossing op maat. Bijvoorbeeld over de juiste (noodstroom)generator voor ziekenhuizen, politiebureaus, sluizen en winkelcentra. Koninklijke Van Twist is gevestigd in Dordrecht, waar 65 mensen werken. Het wagenpark bestaat uit 35 auto’s, waaronder 15 bestelwagens voor de servicemonteurs.

De uitdaging

De monteurs gaan dagelijks de weg op voor het onderhouden van motoren en noodstroominstallaties. Tot 2007 waren de wagens van de monteurs voorzien van een fleetmanagementoplossing die bijhield hoeveel kilometers ze reden. Waar de monteurs reden, was echter niet te zien. Inzicht in de locatie van de monteurs is erg handig voor ons, vertelt John Klomp, die al 15 jaar als controller werkt bij Koninklijke Van Twist. Als een klant belt om te vragen waar een monteur blijft, is het prettig als we kunnen vertellen waar hij zit en hoe laat hij arriveert. Of als ergens dringend een servicemonteur nodig is, scheelt het veel tijd als we zien wie zich het dichtst bij de noodlocatie bevindt en het snelst langs kan komen. Koninklijke Van Twist zocht daarom naar een oplossing waarbij inzichtelijk wordt waar monteurs zich bevinden. De enige die dat kon bieden, was Webfleet, aldus Klomp.

De oplossing

Koninklijke Van Twist stapte daarom in 2007 over op Webfleet. Deze online applicatie maakt het mogelijk om een wagenpark 24 uur per dag vanaf iedere pc te beheren. Op de kaart wordt de positie van elk voertuig automatisch bijgewerkt. Wij gebruiken de oplossing als basis voor onze urenadministratie, vertelt Klomp. We maken orders aan in ons eigen administratiesysteem en sturen die naar de monteur, die kan in de wagen de order bekijken op zijn Webfleet navigatiesysteem dat is voorzien van een voertuigvolgsysteem. Via dit navigatiesysteem kan hij zijn aantal gewerkte uren registreren. Dat levert ons een wekelijks overzicht op van de in totaal bestede uren en de uren die door te belasten zijn op de onderhoudsorders.

Het is bijzonder prettig dat we nu op de Webfleet-kaart online kunnen zien waar onze monteurs zich bevinden en wat de afstand is tot hun eindbestemming, vindt Klomp. Een groot voordeel is ook dat de TomTom navigatiesystemen zeer makkelijk hanteerbaar zijn. Ook is er sprake van opluchting bij de monteurs van Koninklijke Van Twist. Het nieuwe systeem neemt de monteurs namelijk veel administratieve rompslomp uit handen. Ze zien niet alleen direct het adres waar ze naartoe moeten, maar hoeven nu ook geen kilometeradministratie meer bij te houden, licht Klomp toe. Het systeem biedt nog een voordeel aan monteurs. Ze hebben snel een verklaring dat ze niet privé hebben gereden met de auto tot hun beschikking. Als ze dat willen, kunnen ze zo een rapport uitdraaien voor de fiscus.

We zijn de Webfleet navigatiesystemen nu wel aan het vervangen, zodat we ook gebruik kunnen maken van LIVE services, vertelt Klomp. Een van onze monteurs die vaak rond Amsterdam rijdt, gaf aan dat hij het heerlijk vindt om gebruik te kunnen maken van de realtime-verkeersinformatie.

Al met al levert Webfleet voor Koninklijke Van Twist een besparing op van 0,5 fte op een bestand van 15 monteurs. Daarnaast is er een besparing van 0,25 fte op het gebied van planning. Doordat Webfleet werk uit handen neemt, kan Koninklijke Van Twist op serviceen planningsniveau nog steeds uit de voeten met het huidige personeel. De stap naar een extra planner hoeven ze pas later te zetten. Koninklijke Van Twist heeft dus met Webfleet niet alleen meer inzicht maar ook meer efficiëntie gekregen.