De tachograaf is de hoofdrolspeler in wet- en regelgeving over rij- en rusttijden voor Europese transporteurs. Door uitputting van chauffeurs te voorkomen, is het apparaat onmisbaar voor de binnen- en buitenlandse verkeersveiligheid. Als je het zo omschrijft, is de tachograaf de superheld van de transportsector. Dat blijkt echter lang niet altijd het geval: voldoen aan de wetgeving rondom de tachograafgegevens wordt vaak beschouwd als complex en tijdrovend. En niet voldoen aan de wet- en regelgeving kan bovendien leiden tot hoge boetes. Sterker nog, een controlerende inspecteur van de Inspectie Leefomgeving en Transport kan zelfs overgaan tot een zogenaamd ‘bevel tot staken van de arbeid’.
Uit recent onderzoek van Webfleet blijkt dat 41% van de Nederlandse transportbedrijven in de afgelopen 12 maanden een inspectie heeft gehad op naleving van de rij- en rusttijden van chauffeurs. Daarbij gaf 14% van de Nederlandse transporteurs aan in de afgelopen 12 maanden meer dan 31 keer een klus te hebben geweigerd omdat ze onvoldoende inzicht hadden in de resterende rijtijden van hun chauffeurs. Gemiddeld in Europa lag dat percentage op slechts 3%. Er is dus nog een hoop winst te behalen.
Dat kan onder meer met de volgende tacho-tips:
1. Zorg dat chauffeurs zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden
Iedere chauffeurs van een voertuig zwaarder dan 3,5 ton of een touringcar met meer dan 8 passagiers (9 inclusief de chauffeur), moet voldoen aan de Europese wet- en regelgeving met betrekking tot rij- en rusttijden en de bijbehorende tachoverplichting.
Bedrijven moeten daarom zeker weten dat alle chauffeurs die onder hun verantwoordelijkheid vallen, de juiste training en instructie hebben gehad zodat ze op de hoogte zijn van de regels en de tachograaf op de juiste manier gebruiken. Hieraan kan vaak eenvoudig worden voldaan met het Code 95-nascholingstraject.
Het gaat niet lang duren voor de ‘slimme tachograaf’ de markt betreedt (2019), maar tot die tijd blijven bestuurders gebruik maken van ofwel digitale of in uitzonderlijke gevallen van analoge tachografen. Los van de techniek blijft de chauffeur verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de tachograaf voor de registratie van rij- en rusttijden. Bovendien moet de chauffeur ook bij een controle langs de kant van de weg direct de juiste gegevens kunnen tonen. Uit het onderzoek bleek tevens dat 67% van de transportbedrijven onderweg een controle van één of meerdere chauffeurs heeft gehad in de afgelopen 12 maanden, waarvan 16% zelfs 11 keer of vaker.
2. Zet een trainingsprogramma op
Met een goed trainingsprogramma weet je zeker dat je zo effectief mogelijk voldoet aan wetgeving over rij- en rusttijden en tachograafgebruik. Die training beperkt zich niet tot chauffeurs, ook managers, trainers, kantoorpersoneel en analisten binnen je bedrijf moeten op de hoogte zijn.
Naast een basistraining is het van belang met enige regelmaat te kijken naar de behoefte aan eventuele herhalings- of opfrissingscursussen. Ook een training op maat voor chauffeurs die de regels overtreden hebben, maakt een belangrijk onderdeel uit van dit programma.
3. Zorg dat je data veilig is
Een tachograaf slaat persoonlijke data van individuele chauffeurs op. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat deze gegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. Deze verantwoordelijkheid wordt nog eens versterkt door de recent van kracht geworden AVG (Algemene Verorderning Gegevensbescherming).
Daarnaast moeten gegevens op de juiste manier opgeslagen en bewaard worden. Als dit door een externe partij wordt gedaan (bijvoorbeeld een telematica-leverancier), is het belangrijk dat je op de hoogte bent van hoe, waar en hoe lang gegevens worden bewaard. Een veilig dataopslagsysteem moet op zijn minst een back-up- en recoverymogelijkheid hebben.
4. Plan automatische downloads om nooit een deadline te missen
Gegevens van de bestuurderskaart moeten in ieder geval iedere 28 dagen gedownload worden, en ook het massageheugen van het voertuig moet iedere 90 dagen worden opgeslagen.
Het met de hand downloaden van deze gegevens is een tijdrovende opgave. Daarbij komt dat het downloaden vaak door relatief duur personeel wordt gedaan. Downloaden op afstand is daarvoor een uitkomst: met deze software voer je downloads automatisch en zonder inspanning uit zodat je geen deadlines mist en alle gegevens altijd up-to-date zijn. Bovendien sluiten tachograafmanagementsystemen tegenwoordig ook aan op analysesoftware van externe partijen. Dit versterkt het compliance-proces.
5. Maak niet-opgeslagen rijactiviteit zichtbaar
Voertuigen met een tachograaf aan boord mogen niet zonder bestuurderskaart gebruikt worden. Wanneer een kaart kwijt, gestolen of beschadigd is, mogen chauffeurs slechts 15 dagen door blijven rijden. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel, bijvoorbeeld voor vrachtwagens die niet op de openbare weg rijden. Mochten deze omstandigheden zich voor doen, zorg dan dat deze niet-vastgelegde activiteiten toch ergens worden opgeslagen, zodat je ze kunt verantwoorden wanneer dat nodig is.
Voldoen aan wet- en regelgeving is niet altijd eenvoudig, maar hoeft met de juiste technologie, een gezonde dosis bewustwording en goede informatie niet voor extra hoofdbrekens te zorgen. Bovendien zorg je ervoor dat je hoge boetes voorkomt en dat chauffeurs zich veilig op de weg kunnen begeven.
Deze blog is eerder gepubliceerd op www.logistiek.nl
