Gedurende de afgelopen jaren is de traditionele rol van de wagenparkbeheerder (of fleetmanager) drastisch veranderd. Waar men traditioneel vooral de kosten en de autoregeling in relatie tot inzet van bedrijfsvoertuigen beheerde, is de rol geëvolueerd tot mobiliteitsmanager.
Mobiliteit is de nieuwe term in het taalgebruik van managers die niet alleen verantwoordelijk zijn voor het wagenpark, maar ook voor andere manieren van reizen voor werknemers, zoals met de bus, de trein of het vliegtuig.
De veranderende behoeften van mobiliteit in een organisatie, de rol van mobiliteit in het bedrijf als onderdeel van het klantproces, de aard van de werkzaamheden, een reductie van CO2, de verschillende locaties en bedrijfsdoelstellingen van ondernemingen stellen andere eisen aan de verantwoordelijkheden van een hedendaagse mobiliteitsmanager. Hiermee is de rol veeleisender en strategischer geworden. Mobiliteit is steeds meer een integraal onderdeel van de prestaties van het bedrijf.
Daarmee is de toegang tot actuele en relevante wagenparkinformatie om vanuit die nieuwe verantwoordelijkheid de juiste beslissingen te nemen belangrijker geworden.
Op basis van de kennis en ervaring van wagenparkbeheerders en experts vanuit de industrie zijn er vier belangrijke ontwikkelingen in kaart gebracht. Ontwikkelingen waar de rol van de wagenparkbeheerder is veranderd – en zich verder zal blijven ontwikkelen.
1. Technologische ontwikkelingen: een revolutie binnen wagenparkbeheer
In de afgelopen decennia is de manier waarop bedrijven hun bedrijfsauto’s gebruiken, monitoren en controleren op revolutionaire wijze veranderd door het ongekende tempo van technologische ontwikkelingen.
Telematica is hier een goed voorbeeld van. Deze techniek levert een stroom van relevante informatie over het wagenpark. Hierdoor worden managers en bestuurders in staat gesteld om niet alleen efficiënter en productiever te werken, maar ook klantgerichter. Door gebruik te maken van actuele voertuiglocaties en directe communicatie kunnen opdrachten en bestuurders dynamisch worden ingepland, rijroutes geoptimaliseerd en klanten geïnformeerd. Er is geavanceerd inzicht in het rijgedrag van de bestuurder en verrichtingen van voertuigen. Dit maakt het mogelijk dat potentiële problemen met het voertuig of de rijstijl van de bestuurder tijdig worden geïdentificeerd. Hiermee worden niet alleen kosten gereduceerd maar ook een bijdrage geleverd aan de duurzaamheidsdoelstellingen.
Additionele systemen, zoals camera’s, verbeteren de veiligheid en betrouwbaarheid. Route- en planningsystemen optimaliseren de logistiek en maken deze flexibel. Tablet en smartphone applicaties verbeteren de productiviteit, efficiency en klantervaring. Dit alles terwijl alle hard- en software kunnen worden geïntegreerd op of via één enkel platform.
Moderne wagenparkbeheerders moeten de tools waarover zij beschikken kunnen begrijpen en gebruiken. Daarbij moeten zij flexibel zijn om zich aan te passen aan nieuwe technologische ontwikkelingen. Hiermee realiseren ze een basis om door middel van wagenparkinformatie een significante bijdrage te leveren aan de gehele onderneming.
2. Stijging van financiële verplichtingen
Na de arbeidskosten zijn de kosten voor mobiliteit vaak de grootste uitgave post voor bedrijven. Als gevolg daarvan smelten de rollen van wagenparkbeheer, inkoop en financiën vaak samen. Dit betekent dat er intensief moet worden samengewerkt om aankopen en verplichtingen te beoordelen via kosten-batenanalyses en risicoprofilering in relatie tot de gehele economische levensduur. Dit is een belangrijk beïnvloedende factor op de uiteindelijke prestaties van een organisatie.
Dit betekent dat wagenparkbeheerders moeten kunnen reflecteren en een bijdrage moeten kunnen leveren die verder gaat dan de directe kosten en het gebruik van een voertuig.
3. Risico aspecten: stijging in wettelijke verantwoordelijkheden
Werkgevers hebben dezelfde verantwoordelijkheden voor hun mobiele werknemers als voor al hun kantoorpersoneel.
De maatschappelijke veranderingen ten aanzien van techniek, mobiliteit en privacy hebben ertoe geleid dat veel wetgeving is veranderd, specialistischer of complexer is geworden. Wagenparkbeheerders hebben hierin een signalerende en organiserende taak richting de organisatie, berijders en managers.
Dit betekent dat een wagenparkbeheerder ook een zeker risicomanagement beleid moet introduceren. Dit houdt in het inrichten en uitvoeren van fiscale controles op auto’s van de zaak, het monitoren van rijtijden en rijgedrag, het beheersen van de data-uitwisseling en privacy.
Door samen te werken met erkende en gecertificeerde leveranciers kan de moderne wagenparkbeheerder deze risico’s beheersen.
4. De opkomende eco-uitdaging
Optimale prestaties van voertuigen waren ooit het uitgangspunt in veel wagenparkregelingen. Echter, de tijden zijn veranderd.
Duurzaamheid is een belangrijk onderwerp op de bedrijfsagenda geworden. Om die reden zijn bedrijven geïnteresseerd om verantwoorder en efficiënter te ondernemen. Aan de andere kant verwachten klanten ook in toenemende mate een verantwoordelijke aanpak van de organisatie waarmee ze zaken doen.
De business case voor groen wagenparkbeheer is belangrijk geworden en wagenparkbeheerders hebben hiermee rekening moeten houden in hun besluitvorming. Dit betekent onder meer het aanschaffen van voertuigen met lage uitstoot en een beter brandstofverbruik, en lagere belastingen op bedrijfsauto’s. Maar ook het inzetten van moderne informatie technologie, zoals OptiDrive 360, om samen met bestuurders uitstoot te verminderen, veiligheid te vergroten en risico’s op de weg te reduceren.
Het belang van groen wagenparkbeheer wordt van alle kanten erkend door zowel organisaties als BMW Group, Daimler en CTAG tot de Universiteit van Leeds. Onlangs werkten Webfleet en Centro Ricerche Fiat samen in het ecoDriver EU-project om de CO2-uitstoot en het brandstofverbruik in het wegverkeer te verminderen.
Voor meer informatie over hoe wagenparkbeheerders telematica kunnen gebruiken om hun groeiende eisen en verantwoordelijkheden aan te kunnen pakken, zie de selectie van gidsen en whitepapers in ons Kennis en Inzichten Centrum.
