De Europese algemene verordening gegevens­be­scherming en Webfleet

Mensen inzicht geven in hun gegevens staat vooraan in de AVG. Gegevens van en over personen weerspie­gelen hun identiteit, gedrag en voorkeuren: ze zeggen iets over wie we zijn. De AVG bepaalt dat personen van tevoren moeten worden geïnfor­meerd over wat er met hun gegevens gebeurt: wat wordt gebruikt, waarom, hoe lang en door wie? Bovendien moeten ze daar zeggenschap over hebben, bijvoor­beeld door toestemming te geven, een overeen­komst te sluiten of, in beperkte mate, het gebruik van hun gegevens stop te kunnen zetten.

Als u als bedrijf bepaalt wat er gebeurt met gegevens van personen, moet u daar verant­woording voor afleggen en kunnen aantonen dat u correct handelt, met respect voor de rechten van de persoon en voor de AVG. Bij alles wat u met gegevens doet, moet u de risico's voor de desbe­tref­fende persoon in acht nemen. Volgens ons moet u hiervoor documen­tatie kunnen overleggen met betrekking tot uw activi­teiten inzake gegevens en waarom u vindt dat deze moeten worden verwerkt. De AVG schrijft de aanstelling van een (parttime) functi­o­naris voor gegevens­be­scherming voor om daarin te voorzien wanneer u hier volgens de AVG aan moet voldoen (bijvoor­beeld wanneer uw kernac­ti­viteit het op grote schaal monitoren van personen is).

Wij denken dat de AVG is opgesteld om de voorgaande en uiteen­lo­pende priva­cy­wetten binnen de EU samen te brengen. Voor multi­na­ti­onals die van onze diensten gebruik­maken kan dat worden gezien als een plus, vooral als hun voertuigen inter­na­ti­onaal opereren. Het kan ook betekenen dat als u een inter­na­ti­onaal bedrijf hebt dat binnen de EU werkzaam is, u maar met één regelgever te maken hebt, namelijk in het land waar uw hoofd­kantoor is gevestigd. Personen kunnen ook contact opnemen met de regel­ge­vende instantie in hun eigen land.

Persoons­ge­gevens spelen een hoofdrol in de AVG. Ze staan voor alle gegevens die (kunnen) verwijzen naar een identi­fi­ceerbaar persoon, waaronder gegevens die kunnen worden afgeleid uit unieke identi­fi­ca­tie­mid­delen zoals kente­ken­platen, chassis­nummers en/of andere apparaat­i­den­ti­fi­ca­toren. We vinden het belangrijk om te beseffen dat het onder de AVG niet uitmaakt wie daadwer­kelijk in staat is om te identi­fi­ceren. Als iemand een persoon kan identi­fi­ceren door middel van gegevens, zijn die gegevens persoonlijk, zelfs als er geen daadwer­ke­lijke identi­fi­catie plaatsvindt. Volgens ons zijn iemands gegevens ook persoonlijk als zijn naam niet bekend is. Wanneer u persoons­ge­gevens in bezit hebt, betekent dat niet dat u die mag gebruiken. Het betekent dat de AVG van toepassing is en u moet voldoen aan bepaalde voorwaarden.

De AVG schrijft voor dat persoons­ge­gevens dienen te worden gebruikt voor een of meer vooraf gedefi­ni­eerde doeleinden. Deze moeten specifiek en duidelijk omschreven zijn. De persoon moet kunnen begrijpen welke doeleinden u hebt. Een persoon moet de volgende vraag kunnen beant­woorden: Komt deze gebruiks­si­tuatie overeen met de beoogde doeleinden?

De AVG bepaalt dat persoons­ge­gevens op maat moeten zijn met betrekking tot type, volume en hoe lang ze worden bewaard op basis van de vooraf gedefi­ni­eerde doeleinden. Met 'op maat' wordt bedoeld dat alleen het strikt noodza­ke­lijke wordt verwerkt, niet meer en niet langer.

We vinden dat bij het verwerken van persoons­ge­gevens een duidelijke verklaring voor gebruikers hoort. Zoals een handleiding, niet een contract. Personen moeten toegang hebben tot de verklaring voordat u hun gegevens gaat gebruiken, en moet beschikbaar blijven.

Webfleet handelt altijd volgens de instructies van de Webfleet-klant. De gegevens hebben alleen betrekking op de klant, die de controle heeft. Met andere woorden, we bieden de klant een hoogst aanpasbare oplossing. Hoewel we verschil­lende doeleinden voorstellen waarvoor de gegevens kunnen worden gebruikt, beslist de klant van Webfleet uitein­delijk waarvoor zijn gegevens beschikbaar zijn. U confi­gu­reert en bedient het systeem in detail.

Ons systeem kan worden gecon­fi­gu­reerd zodat het veel verschil­lende belang­heb­benden kan herkennen met diverse rollen, verant­woor­de­lijk­heden en capaci­teiten in variërende situaties. Klanten van Webfleet kunnen bijvoor­beeld bestuurders toestaan onderscheid te maken tussen zakelijke ritten en privéritten, en leiding­ge­venden van bestuurders kunnen worden beperkt in wat ze kunnen zien en doen. Ook onder­steunen we de Webfleet-klant in zijn rechten als persoon, bijvoor­beeld inzake de toegang tot en verwij­dering van zijn gegevens.

Klanten van Webfleet kunnen op diverse manieren confi­gu­reren welke gegevens worden verzameld en hoe ze worden bewaard. Om het Webfleet-klanten gemak­ke­lijker te maken, hanteren we redelijke standaard­in­stel­lingen met betrekking tot diverse gebruiks­si­tu­aties waarin onze wagen­park­klanten zich doorgaans bevinden. Klanten van Webfleet hebben echter de keuze om af te zien van deze standaard­in­stel­lingen.