Audyt floty firmowej to proces oceny i analizy wszystkich aspektów związanych z zarządzaniem flotą pojazdów w firmie. Jest idealną okazją, aby zrobić krok wstecz i spojrzeć na organizację jako całość, zidentyfikować problematyczne obszary i opracować plan działania w celu ich optymalizacji.
Dlaczego warto przeprowadzić audyt floty?
Optymalizacja kosztów
Audyt pozwala firmom zidentyfikować i zrozumieć koszty związane z posiadaniem i zarządzaniem flotą pojazdów. Poprzez analizę kosztów paliwa, serwisu, ubezpieczeń, napraw oraz innych czynników, audyt może pomóc w identyfikacji obszarów, w których można zoptymalizować wydatki i wygenerować większe oszczędności.
Poprawa wykorzystania zasobów flotowych
Audyt floty pozwala na dokładną analizę wykorzystania pojazdów i zarządzania nimi. Przez monitorowanie i ocenę działań związanych z flotą, można zidentyfikować obszary, nad którymi warto popracować, aby zwiększyć ich efektywność. To może obejmować optymalizację tras, lepsze wykorzystanie pojazdów, sprawniejszą organizację pracy kierowców itp. Poprawa wykorzystania zasobów przyczynia się do zwiększenia wydajności floty i redukcji kosztów.
Bezpieczeństwo i zgodność floty z przepisami
Dzięki ocenie polityki bezpieczeństwa floty i zgodności z przepisami można sprawdzić, czy firma przestrzega przepisów dotyczących bezpieczeństwa drogowego oraz czy wdrożone są odpowiednie procedury na wypadek sytuacji awaryjnych. Audyt pomaga zidentyfikować potencjalne zagrożenia. Aby dowiedzieć się więcej o audycie bezpieczeństwa, przeczytaj nasz wpis „Audyt bezpieczeństwa floty: zadbaj o bezpieczeństwo swoich kierowców i pojazdów”. W audycie duży nacisk kładzie się też na tachografy.
Zrównoważony rozwój
Audyt pozwala firmom ocenić wpływ ich floty na środowisko naturalne. Na podstawie wyników audytu można opracować strategie zmniejszającą wpływ floty na emisję CO2 poprzez wprowadzenie bardziej ekologicznych pojazdów, monitorowanie zużycia paliwa i wprowadzenie szkoleń dla kierowców na temat ekonomicznej jazdy.
Digitalizacja procesów
Audyt floty dostarcza informacje na temat bieżących procesów i procedur zarządzania flotą. Daje wgląd w skuteczność obecnych rozwiązań i identyfikuje obszary, w których można wprowadzić usprawnienia – wdrożyć nowe technologie i narzędzia do monitorowania floty oraz poprawić zarządzanie danymi. Z pomocą przychodzą rozwiązania telematyczne, które optymalizują działanie floty, zwiększają jej wydajność i zmniejszają koszty.
Jak przygotować się do audytu floty?
Przygotowanie się do audytu jest kluczowe dla skutecznego przeprowadzenia procesu. Poniższe podpunkty pomogą Ci w przygotowaniu listy kontrolnej przed audytem floty i zapewnią kompleksową ocenę i analizę wszystkich istotnych obszarów.
1.Dokumentacja floty
W pierwszej kolejności warto przygotować wszelką dokumentację związana z flotą, taką jak umowy leasingowe lub zakupu, polisy ubezpieczeniowe, dowody rejestracyjne, dowody przeglądów technicznych, dane dotyczące serwisów i napraw, historię wypadków itp.
2. Lista pojazdów
Warto również przygotować szczegółową listę wszystkich pojazdów we flocie wraz z informacjami takimi jak numer rejestracyjny, marka, model, rok produkcji, numer VIN, stan techniczny, przebieg itp.
3. Koszty floty
Kolejnym krokiem będzie przygotowanie zestawienia dotyczącego kosztów floty, takich jak koszty paliwa, serwisu, napraw, ubezpieczeń, opłat administracyjnych, wynagrodzenia dla kierowców itp. Zbierz również informacje na temat przychodów generowanych przez flotę.
4. Polityka floty
Następnie przejrzyj obecne polityki i procedury, w tym politykę bezpieczeństwa, przepisy dotyczące wyboru pojazdów, gromadzenia danych, serwisowania, raportowania wypadków, monitorowania zużycia paliwa itp. Upewnij się, że są one aktualne i zgodne z przepisami.
5. Kierowcy i kierownicy floty
Warto również zebrać informacje na temat kierowców, takie jak ich odbyte szkolenia w zakresie bezpieczeństwa, ewentualne naruszenia przepisów drogowych, oceny kierowców, stan kart kierowców itp. Zbierz również informacje na temat osób zarządzających flotą.
6. Ocena ryzyka związanego z flotą
Sporządź listę potencjalnych zagrożeń, które mogą wpływać na flotę pojazdów. Mogą to być takie czynniki jak wypadki drogowe, kradzieże pojazdów, uszkodzenia mechaniczne, koszty napraw, straty finansowe, problemy z bezpieczeństwem itp. Przeanalizuj historię wypadków i szkód w Twojej flocie. Zidentyfikuj powtarzające się wzorce lub obszary, które są szczególnie narażone na ryzyko. To pomoże w zrozumieniu, na czym należy się skupić.
Elementy audytu floty
Ocena jakości pojazdów
Podczas audytu floty ocena jakości pojazdów jest jednym z kluczowych elementów, ponieważ wpływa na bezpieczeństwo, efektywność operacyjną i koszty utrzymania floty. Warto przyjrzeć się bliżej stanowi technicznemu każdego z pojazdów i zwrócić uwagę na ewentualne oznaki uszkodzeń lub zużycia. Sprawdź, jaki jest aktualny przebieg każdego pojazdu i czy jest zgodny z oczekiwaniami. Przejrzyj historię serwisową, aby sprawdzić, czy przeglądy techniczne są regularnie przeprowadzane, czy wymieniane są części eksploatacyjne i przeprowadzane są niezbędne naprawy. Zwróć również uwagę na wiek pojazdów we flocie. Starsze pojazdy mogą być bardziej podatne na awarie i wymagać większych nakładów finansowych.
Wykorzystanie pojazdów we flocie
Badanie wykorzystania pojazdów jest kolejnym istotnym elementem audytu floty. Daje nam wgląd w to, jak pojazdy są użytkowane w ramach działalności firmy. Pozwala zidentyfikować obszary, w których flota może być bardziej wydajna. Może to obejmować lepsze planowanie tras, zwiększenie dostępności pojazdów w odpowiednich godzinach, optymalizację zużycia paliwa itp.
W pierwszej kolejności przeanalizuj średni przebieg każdego pojazdu. Porównaj go z przewidywaniami i normami dla danej branży. Wyjątkowo niski lub wysoki przebieg może wskazywać na nieoptymalne wykorzystanie pojazdów.
Zbadaj, w jakim stopniu pojazdy są wykorzystywane pod względem czasowym. Czy są one aktywne przez większość czasu, czy też występują długie okresy bezczynności? Może to wskazywać na niewłaściwe planowanie i wykorzystanie floty.
Przeanalizuj trasy, jakie pokonują pojazdy w ramach działalności firmy. Czy są optymalne, czy też występują zbędne i nieefektywne przejazdy? Czy długie dystanse są odpowiednio planowane i optymalizowane?
Przeanalizuj również zużycie paliwa dla poszczególnych pojazdów. Czy istnieją znaczące różnice w zużyciu paliwa między podobnymi pojazdami? Czy są podejrzane wzrosty zużycia paliwa, które mogą wskazywać na nieekonomiczną jazdę kierowców?
Jeśli Twoja flota posiada system monitorowania GPS, przeanalizuj dane dotyczące lokalizacji i czasu pracy pojazdów. Sprawdź, czy trasy są zgodne z zaplanowanymi i czy nie ma nieuzasadnionych odchyleń.
Analiza kosztów floty
Analiza kosztów floty obejmuje ocenę wszystkich kosztów związanych z posiadaniem, utrzymaniem i eksploatacją floty pojazdów. Pozwala na identyfikację obszarów, w których można zoptymalizować wydatki. Może to prowadzić do wprowadzenia efektywniejszych praktyk zarządzania flotą i redukcji ogólnych kosztów eksploatacji.
Na wstępnie przeanalizuj koszty zakupu lub leasingu poszczególnych pojazdów we flocie. Zwróć uwagę na różnice w kosztach między różnymi markami i modelami pojazdów.
Oceń całkowity koszt paliwa dla floty. Analizuj zużycie paliwa przez poszczególne pojazdy oraz cenę paliwa. Pozwoli Ci to zidentyfikować pojazdy o wysokim zużyciu paliwa i poszukać sposobów na jego redukcję lub rozważyć ewentualną zmianę pojazdu.
Przeanalizuj koszty przeglądów technicznych, napraw i konserwacji pojazdów. Sprawdź, jak często pojazdy wymagają napraw i czy występują powtarzające się problemy. Zidentyfikuj obszary, które można usprawnić w celu zmniejszenia kosztów serwisu i napraw.
Oceń koszty ubezpieczenia floty, w tym polisy, ubezpieczenie od kradzieży, ubezpieczenie OC itp. Przeanalizuj różnice w cenach między różnymi ubezpieczycielami i zidentyfikuj możliwości zmniejszenia kosztów ubezpieczenia.
Zidentyfikuj koszty administracyjne związane z zarządzaniem flotą, takie jak koszty rejestracji pojazdów, opłaty za przeglądy techniczne, koszty raportowania i zarządzania dokumentacją, koszty wynajmu i utrzymania parkingów dla floty itp.
Weryfikacja procedur serwisowych
Weryfikacja procedur serwisowych obejmuje analizę i ocenę procesów związanych z serwisowaniem i konserwacją pojazdów we flocie. Pozwala na optymalizację procesów serwisowych i utrzymanie pojazdów w dobrym stanie technicznym.
Przeanalizuj dostępną dokumentację serwisową, taką jak historie napraw, przeglądy techniczne, raporty serwisowe itp. Sprawdź, czy jest ona rzetelnie prowadzona i aktualizowana.
Sprawdź, czy istnieje plan przeglądów technicznych dla każdego pojazdu i czy jest on zgodny z wymogami i zaleceniami producenta. Oceń, czy przeglądy są przeprowadzane regularnie i zgodnie z harmonogramem.
Zweryfikuj terminowość napraw. Czy są one wykonywane w czasie, czy też występują opóźnienia? Zidentyfikuj ewentualne przyczyny opóźnień i sprawdź, jakie działania można podjąć, aby poprawić terminowość serwisu.
Oceń jakość przeprowadzonych napraw. Czy naprawy są wykonywane zgodnie z oczekiwaniami i przywracają pojazd do pełnej sprawności? Czy po naprawach występują powtarzające się problemy?
Przeanalizuj koszty serwisowe i porównaj je z budżetem. Zidentyfikuj obszary, w których można ograniczyć koszty bez utraty jakości serwisu.
Weryfikacja polityki paliwowej
Weryfikacja polityki paliwowej obejmuje analizę zasad i procedur dotyczących zarządzania zużyciem paliwa w ramach floty pojazdów. Identyfikuje obszary wymagające lepszej kontroli nad kosztami oraz większej wydajności.
Sprawdź, czy istnieje system monitorowania zużycia paliwa dla poszczególnych pojazdów. Czy dane dotyczące zużycia paliwa są monitorowane i analizowane w celu identyfikacji nieprawidłowości, nadmiernego zużycia lub potencjalnych oszustw?
Zbadaj, czy firma korzysta z kart paliwowych lub innych narzędzi do monitorowania i kontrolowania zakupów paliwa. Czy istnieją procedury i ograniczenia dotyczące używania kart paliwowych?
Oceń, czy przeprowadzane są analizy wydajności paliwowej dla poszczególnych pojazdów. Czy istnieje system raportowania i analizy danych dotyczących zużycia paliwa w celu identyfikacji pojazdów o wysokim zużyciu i podejmowania działań naprawczych.
Analiza procesów zarządzania flotą
Zarządzanie flotą nie jest łatwym zadaniem dla Fleet Managerów. Warto wypracować sobie pewne procesy, które będą nam to zadanie ułatwiać. Analiza dotychczasowych procesów zarządzania flotą pozwala na identyfikację obszarów, w których można poprawić efektywność, zoptymalizować koszty i wprowadzić lepsze praktyki.
Na początku warto skupić się na procedurach i zasadach dotyczące zatrudniania, szkolenia i monitorowania pracy kierowców. Sprawdź, czy istnieją wytyczne dotyczące bezpieczeństwa kierowców, ich czasu pracy czy historii prowadzenia pojazdów.
Przyjrzyj się bliżej harmonogramom dostaw i realizowanych zleceń. Czy są wykorzystywane narzędzia do optymalizacji tras? Oceń, czy istnieje możliwość zoptymalizowania tras w celu oszczędności czasu i paliwa.
Jeśli firma korzysta z systemów telematycznych do monitorowania pojazdów, oceń, jakie są procedury i zasady dotyczące ich wykorzystania. Czy dane z systemu telematycznego są analizowane i wykorzystywane w celu optymalizacji efektywności floty?
Zbadaj, jakie są praktyki raportowania i analizy danych dotyczących floty. Czy są generowane regularne raporty dotyczące wydajności, kosztów, zużycia paliwa itp.? Oceń, czy istnieje możliwość dokładniejszej analizy danych w celu podejmowania lepszych decyzji biznesowych.
Zarządzaj wydajniejszą flotą
Dowiedz się więcej o automatyzacji i cyfrowym zarządzaniu procesami biznesowymi flot, wykorzystywanymi w firmach podobnych do Twojej.
Wyzwania i trendy w audytach flot
Elektryfikacja
Wraz z rosnącym zainteresowaniem kwestiami związanymi z ochroną środowiska i redukcją emisji gazów cieplarnianych, elektryfikacja floty staje się coraz popularniejsza. Audyt floty może obejmować ocenę gotowości do wprowadzenia pojazdów elektrycznych, analizę infrastruktury ładowania i dostępnych technologii.
Normy emisji spalin
Wprowadzenie coraz bardziej restrykcyjnych norm emisji spalin dla pojazdów stanowi wyzwanie dla firm flotowych. Audyt floty może ocenić, czy pojazdy spełniają obowiązujące normy emisji i czy są gotowe na przyszłe zmiany w tym zakresie.
Carsharing i carpooling
Coraz popularniejsze stają się również usługi carsharingowe i carpoolingowe. Korzystanie z tych usług może pomóc w obniżeniu kosztów operacyjnych floty. Audyt floty przedstawi, czy korzystanie z tego typu usług może być bardziej ekonomiczne niż posiadanie własnych pojazdów, szczególnie w przypadku pojazdów o niskiej wykorzystywalności.
Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo pracowników korzystających z pojazdów powinno być priorytetem w audytach floty. Wprowadzanie odpowiednich polityk, szkoleń, monitorowania i analizy danych oraz wykorzystanie nowoczesnych technologii są kluczowe dla zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa.
Koszty związane z zarządzaniem flotą
W audytach istotne jest zrozumienie i efektywne zarządzanie kosztami związanymi z zarządzaniem flotą. Ich optymalizacja, uwzględnienie trendów technologicznych, przepisów i regulacji oraz analiza zwrotu z inwestycji są niezwykle ważne dla skutecznego zarządzania flotą i osiągnięcia sukcesu finansowego.
Podsumowanie
Audyt floty jest kluczowy dla efektywnego zarządzania flotą pojazdów. Umożliwia menedżerom flot spojrzenie na organizację holistycznie, identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz opracowanie planu działań naprawczych. Z pomocą przychodzi telematyka, która daje pełny wgląd we flotę i pozwala zidentyfikować ewentualne problemy i podjąć natychmiastowe działanie. Ciągłe gromadzenie cennych danych z pojazdów w czasie rzeczywistym pozwala menedżerom flot na wprowadzanie inteligentnych zmian i istotnych usprawnień w ich działaniu. Od planowania, przez wyznaczanie tras, po zarządzanie kierowcami — istnieje wiele obszarów, w których telematyka może przyczynić się do poprawy wydajności floty.
Technologie i trendy zmieniające branżę motoryzacyjną wymagają ciągłego dostosowywania się firm do nowych wyzwań. Warto podkreślić, że audyt floty powinien być procesem ciągłym, który uwzględnia te zmiany i dostosowuje się do nowych trendów. To pozwala firmom utrzymać konkurencyjność, efektywność i zgodność z najnowszymi wymogami.
