Branża TSL pomimo dynamicznego rozwoju w ostatniej dekadzie wciąż na którymś z etapów transportu wykorzystuje papierową dokumentację, która niejednokrotnie utrudnia funkcjonowanie firm biorących udział w procesie transportu.
Wysokie koszty administracyjne, słaby przepływ informacji, długi okres płatności za wykonany transport czy błędy i braki są to główne problemy wnikające ze stosowania tradycyjnego obiegu dokumentów w formie papierowej. Dotychczas pojawiło się wiele alternatyw, które jedynie częściowo pozwalają pozbyć się stosów papierów na biurkach i w archiwach. Nie są to jednak rozwiązania, które pozwolą kompleksowo wyeliminować te problemy.
W ostatnich latach na popularności zyskuje eCMR oraz pełna cyfryzacja dokumentów, które występują w procesie transportu. Dzięki wdrożeniu takich rozwiązań papier w całym procesie nie występuje. Zgodnie z nadchodzącymi zmianami prawnymi, już w przyszłym roku w całej Unii Europejskiej firmy będą mogły w pełni legalnie i bezpiecznie przejść elektroniczny obieg dokumentów transportowych. Czego możemy zatem się spodziewać po nadchodzących zmianach i jak na nie możemy się przygotować?
eCMR to oszczędności i usprawnienie operacji flotowych
Cyfryzacja obiegu dokumentów przewozowych może skrócić zarówno czas, jak i koszt obsługi dokumentacji transportowej aż o 60%.
Obsługa zaledwie jednego papierowego listu przewozowego zajmuje średnio 23 minuty, co generuje koszt w wysokości około 15,61 zł. Natomiast obsługa elektronicznego listu przewozowego wymaga tylko 9 minut, co obniża koszty do zaledwie 6,11 zł na jednym dokumencie. A to tylko oszczędności finansowe wynikające wyłącznie ze skrócenia czasu administracji dokumentacją.
Szacuje się, że gdyby doliczyć do tego inne oszczędności wynikające z cyfryzacji, to aż 60% kosztów administracyjnych w całej branży TSL mogłoby być zaoszczędzone. Skorzystaliby na tym wszyscy operatorzy transportu drogowego, z których 99% to małe i średnie firmy.
Nadchodzące zmiany prawne to większe możliwości stosowania eCMR
Branżę TSL już niebawem czeka prawdziwa cyfrowa rewolucja. Za rok, 21 sierpnia 2024 roku, wejdzie w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z 15 lipca 2020 roku w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (Electronic Freight Transport Information, w skrócie eFTI).
Zgodnie z tym rozporządzeniem, wszystkie organy kontrolujące, które działają na terytorium Unii Europejskiej, będą musiały mieć możliwość odbierania elektronicznych informacji dotyczących transportów oraz będą miały obowiązek akceptowania cyfrowych wersji dokumentów przewozowych.
Dotyczy to m.in. eCMR, czyli elektronicznej wersji międzynarodowego listu przewozowego. Obecnie, aby być przygotowanym do kontroli podczas przewozu, kierowcy muszą mieć ze sobą papierową wersję tego dokumentu. Wersja hybrydowa pozwala już dziś na skorzystanie z korzyści płynących z elektronicznego przepływu danych przy jednoczesnym spełnieniu wymagań prawnych. Za rok nie będzie to już potrzebne – będzie można zrealizować cały proces obiegu dokumentacji w formie elektronicznej, co wiąże się z wieloma istotnymi korzyściami.
Wdrożenie eCMR oszczędza czas, optymalizuje koszty i usprawnia procesy
Niezależnie od korzyści, jakie przyniesie rozporządzenie eFTI od 2024 roku, dokumenty eCMR już dziś są wdrażane przez wiele przedsiębiorstw z branży transportu, spedycji i logistyki. Firmy decydują się na ten krok nie tylko dlatego, żeby móc z wyprzedzeniem przygotować się do zmian prawnych. W wielu przypadkach główną motywacją jest chęć optymalizacji floty, usprawnienia procesów przewozowych i administracyjnych, aby w ten sposób już dziś móc zyskać przewagę konkurencyjną na tym wymagającym rynku.
Decydując się na wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów GreenTransit, który jest zintegrowany z platformą Webfleet, można łatwo, szybko i bez konieczności posiadania kompetencji technicznych zyskać wiele korzyści:
- Oszczędności finansowe – redukcja kosztów związanych z przygotowywaniem, drukowaniem, przesyłaniem i archiwizacją dokumentów papierowych.
- Oszczędności czasowe – skrócenie czasu obiegu dokumentów między poszczególnymi ogniwami łańcucha dostaw (od etapu tworzenia, po dostarczanie do odbiorców).
- Szybsze płatności – eCMR jest dostępny w GreenTransit online, więc można wystawić fakturę zaraz po zakończonym transporcie i szybciej otrzymać płatność za wykonany przewóz.
- Kompletna dokumentacja – w jednym miejscu mogą być generowane, przechowywane i udostępniane wszystkie dokumenty, np. list przewozowy, kwit paletowy, protokół szkody, WZ.
- Lepsza kontrola – minimalizacja ryzyka odpowiedzialności, ponieważ uczestnicy procesu mają stały wgląd do dokumentów oraz możliwość ich sprawdzenia i poprawienia błędów.
- Monitoring przesyłki – możliwość śledzenia przesyłek w czasie rzeczywistym oraz szybkiej reakcji w razie wystąpienia ewentualnych zmian lub problemów dzięki monitoringowi GPS..
- Sprawna komunikacja – przyspieszenie i ułatwienie wymiany informacji, np. o zmianach w trakcie przewozu, o terminie dojazdu auta w miejsce załadunku lub rozładunku.
- Automatyzacja procesów – GreenTransit może działać w pełni w tle, np. dzięki możliwości integracji z systemami typu TMS, WMS czy ERP używanymi w branży TSL.
- Bezpieczeństwo – GreenTransit zapewnia dużą trwałość i dostępność danych, a także znacznie większy poziom bezpieczeństwa w porównaniu z dokumentami papierowymi.
- Ekologia – wsparcie zrównoważonego rozwoju poprzez zmniejszenie zużycia zasobów takich jak papier, tonery, atrament czy energia.
Jeszcze lepsza komunikacja dzięki integracji eCMR z telematyką
Już sam elektroniczny obieg dokumentów transportowych w systemie GreenTransit niesie ze sobą istotne korzyści związane z usprawnieniem komunikacji między partnerami w procesie transportowym. Gdy dodamy do tego integrację GreenTransit z Webfleet, pojawiają się w tym zakresie dodatkowe benefity.
- Dzięki integracji z Webfleet, w systemie GreenTransit można zarządzać flotą pojazdów – m.in. sprawdzić ich dostępność, śledzić aktualną lokalizację oraz mieć dostęp do dokumentacji w czasie rzeczywistym i za pomocą jednej platformy.
- Poprzez integrację z GreenTransit, w systemie Webfleet można zautomatyzować obieg dokumentów – np. automatycznie wygenerować eCMR i przekazać kierowcy zlecenie przejazdu za pomocą paru kliknięć.
Wymiana informacji dotyczących nowych zleceń odbywa się między tymi dwoma systemami w tle. Wszystkie operacje działają płynnie, a więc komunikacja dyspozytora lub spedytora z kierowcą jest niezwykle łatwa, sprawna i szybka.
Zbliżające się regulacje mają za zadanie usprawnić ten proces i umożliwić szerokie zastosowanie elektronicznej dokumentacji. Webfleet wychodzi naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów i już dziś umożliwia przetestowanie eCMR i innych elektronicznych dokumentów transportowych wspólnie z platformą GreenTransit. Do momentu wejścia w życie Rozporządzenia eFTI firmy mogą testować rozwiązanie w praktyce, dzięki zastosowaniu wersji hybrydowej dokumentacji. Dzięki temu nadchodzące zmiany nie będą zaskoczeniem, a już dziś nasi klienci mogą zyskiwać na cyfryzacji.
