Jak zaplanować budżet floty na kolejny rok? Stworzenie budżetu floty nie musi być trudnym i czasochłonnym zadaniem. W tym poście przedstawimy cztery kluczowe kroki, które usprawnią proces rocznego budżetowania.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz małą, czy średnią flotą, te wskazówki pomogą Ci zoptymalizować koszty i poprawić wydajność. Dodatkowo znajdziesz link do bezpłatnego szablonu budżetu floty, który możesz pobrać i od razu z niego korzystać.
Plan budżetu floty: 4 kluczowe kroki
1. Wyznacz swoje cele
Jakie są cele Twojej firmy na ten rok? Wiele małych i średnich flot, którym doradzamy, chce obniżyć koszty. Jeśli i Ty się o nie martwisz, oszczędność na paliwie i konserwacji są prawdopodobnie dla Ciebie priorytetem — w końcu są to zazwyczaj dwa z największych wydatków operacyjnych ponoszonych przez floty.
Niektóre floty zwracają się do nas z prośbą o wskazówki dotyczące dekarbonizacji. Redukcja emisji dwutlenku węgla wymaga pewnego planowania finansowego, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę pojazdy elektryczne i infrastrukturę ładowania aut elektrycznych.
Być może chcesz obniżyć koszty operacyjne we wszystkich obszarach, a następnie przeznaczyć te oszczędności na elektryfikację floty? Niezależnie od tego, jakie są Twoje cele finansowe, punktem wyjścia jest Twój budżet. Jasne określenie celów pomoże nadać mu kształt.
Nie wszystko da się przewidzieć, więc czasem zrealizowanie każdego z założonych celów budżetowych jest niemożliwe. Być może Twoja firma musiała zatrudnić dodatkowych kierowców w ostatniej chwili na pracowity sezon świąteczny? A może wydarzył się nieprzewidziany wypadek i trzeba było wymienić uszkodzony pojazd? Staraj się natychmiast pokryć część kosztów oraz miej na uwadze te nieprzewidziane sytuacje przy planowaniu budżetu na przyszły rok.
2. Zastanów się nad wydatkami w ubiegłym roku
Teraz, gdy masz już jasność co do swoich celów budżetowych, nadszedł czas, aby zastanowić się nad liczbami. Jakie kwoty zaplanować, aby były one realistyczne? Zamiast zaczynać od zera, spójrz na swoje wydatki z zeszłego roku.
Jeśli chcesz obniżyć koszty, zeszłoroczne kwoty powinny dać Ci dobre wyobrażenie o tym, jak się do tego zabrać. Warto się przyjrzeć bardzo wysokim kwotom zanim uwzględni się je w budżecie. Weźmy na przykład wysokie zużycie paliwa. Czy nastąpił gwałtowny wzrost cen u dystrybutorów paliwa? Możesz również zajrzeć do planowania tras i dzienników przebiegu, aby uzyskać wskazówki dotyczące poprawy efektywności paliwowej na przyszłość. Warto też pomyśleć o monitoringu zużycia paliwa.
Pamiętaj, aby połączyć kropki. Stan opon i stan pojazdu odgrywają ważną rolę w zużyciu paliwa. Około 20% opon użytkowych na drogach jest niedopompowanych. Gdy ciśnienie w oponach jest niższe o 20%, pojazd prawdopodobnie zużyje o 2,5% więcej paliwa. Powolne wycieki powietrza są również przyczyną 90% awarii związanych z oponami, które wiążą się z potencjalnie kosztownym ryzykiem. Tu nieocenioną pomocą jest TPMS, czyli system kontroli ciśnienia w oponach.
Czy masz pewność, że Twoje pojazdy jeżdżą na odpowiednio napompowanych oponach, a ich silniki działają bez zarzutu? Może się okazać, że zainwestowanie większej części pieniędzy w niektóre obszary może skończyć się finalnie ich oszczędnością.
3. Prognoza budżetowa floty na nadchodzący rok
Jaką metodę budżetowania wybrać? Istnieją dwie dobrze znane metody: budżetowanie przyrostowe i budżetowanie od zera. Budżetowanie przyrostowe jest stosunkowo szybkie i łatwe. Wystarczy, że dodasz określony procent do kosztów z poprzedniego roku.
Pozostańmy przy przykładzie zużycia paliwa. Możesz dodać 2% więcej do swojego budżetu, aby pokryć wzrost cen paliwa. Ale możesz również zastanowić się, czy koszty paliwa z poprzedniego roku miały sens. Czy koszty zużycia paliwa we flocie mogą być niższe? Czy możliwe było ograniczenie niepotrzebnych przejazdów lub utrzymanie optymalnego poziomu ciśnienia w oponach? Budżetowania przyrostowe może prowadzić do kontynuowania nieefektywnych lub zbędnych wydatków, ponieważ niektóre koszty są automatycznie przenoszone z roku na rok bez dokładnej analizy ich zasadności.
Natomiast budżetowanie od zera jest o wiele bardziej szczegółowym podejściem. Pozwala przeanalizować, w jaki sposób wykorzystano budżet z poprzedniego roku oraz zidentyfikować obszary, w których wymagana jest poprawa. Minusy? Wymaga dokładnego uzasadnienia każdej pozycji budżetowej, co może skutkować brakiem elastyczności. Jeśli wszystkie koszty są ściśle zaplanowane i uzasadnione, pojawienie się nieprzewidzianych wydatków może być trudne do pokrycia bez wprowadzenia zmian w planie budżetowym. To może być wyzwanie dla Ciebie, jako fleet managera.
Wybór odpowiedniej metody nie jest łatwy. Warto jednak postawić na elastyczność. Żaden budżet floty nie jest idealny. Najważniejsze jest, aby być na dobrej drodze do osiągnięcia założonych celów finansowych.
Małe i średnie floty mogą odnieść korzyści z wypracowania kompromisu pomiędzy tymi dwoma podejściami. Jeśli preferujesz budżetowanie przyrostowe, wybierz je, a następnie opracuj proces analizy kosztów z poprzedniego roku, tak aby procentowy wzrost odzwierciedlał wszelkie oszczędności, które chciałbyś osiągnąć w nadchodzącym roku.
4. Wprowadź wszystkie niezbędne koszty do budżetu floty
Gdy już wybierzesz metodę budżetowania, warto ograniczyć niektóre pozycje i skupić się na tych najważniejszych. Wiele małych i średnich skupia się na:
- paliwie,
- konserwacji i serwisach,
- naprawach,
- szkoleniach,
- wymianie pojazdów.
Rola danych w wyznaczaniu celów budżetowych floty
Planowanie i przestrzeganie prostego budżetu floty jest znacznie łatwiejsze, gdy masz do dyspozycji odpowiednie narzędzia i dane.
Narzędzia cyfrowe mogą mieć ogromny wpływ na osiągnięcie celów operacyjnych floty. Dzięki telematyce i rozwiązaniu takiemu jak Webfleet możesz być na bieżąco ze zużyciem paliwa i potrzebami związanymi z konserwacją floty, a wszystko to z poziomu jednego pulpitu nawigacyjnego. Dzięki dostępowi do danych historycznych i w czasie rzeczywistym możesz podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące kosztów operacyjnych. To najbardziej wszechstronna i innowacyjna aplikacja do zarządzania flota pojazdów.
Dane przydają się również, gdy masz bardziej zaawansowane potrzeby związane z budżetowaniem. Planowanie budżetu na potrzeby strategii dekarbonizacji może być trudne do zrealizowania na papierze, ponieważ zmienne kosztowe mogą być złożone. Szukasz informacji na temat całkowitego kosztu posiadania pojazdów elektrycznych? A może potrzebujesz spersonalizowanej porady, jak zaoszczędzić więcej paliwa w nadchodzącym roku? Poproś o bezpłatną konsultację, a jeden z naszych ekspertów ds. floty pokaże Ci, jak zaoszczędzić czas i pieniądze.
