O Regulamento geral de proteção de dados da UE e a Webfleet

A capacitação das pessoas relati­va­mente aos respetivos dados é essencial no RGPD. Afinal de contas, os dados de, ou sobre, um indivíduo são um reflexo da sua identidade, do seu compor­ta­mento e das suas prefe­rências: refletem quem realmente somos. O RGPD determina que os indivíduos têm de ser inteira e anteci­pa­da­mente informados sobre o que acontece aos respetivos dados: que dados são utilizados, por que motivo são utilizados, durante quanto tempo são utilizados e por quem são utilizados. Os indivíduos também têm de ter influência nestas consi­de­rações, por exemplo, ao concederem autorização, ao celebrarem um contrato e, com algumas restrições, ao serem capazes de impedir a utilização dos dados mediante pedido.

Se uma empresa decidir o que acontece aos dados dos indivíduos, tem de assumir essa respon­sa­bi­lidade e ter capacidade para demonstrar que o faz de forma adequada, em respeito dos direitos dos indivíduos e do RGPD. Os riscos inerentes aos indivíduos têm de ser consi­de­rados em todas as utilizações dos respetivos dados. Na nossa opinião, isto requer a necessidade de ter documen­tação relativa às atividades que utilizam dados e os motivos pelos quais considera o respetivo proces­sa­mento. O RGPD confere a atribuição (temporária) de um Responsável pela proteção de dados para super­vi­sionar e garantir que cumpre os limiares definidos no RGPD (por exemplo, se a sua atividade principal envolve a monito­ri­zação de pessoas em grande escala).

Na nossa opinião, o RGPD foram criados para unificar as leis de privacidade anteriores e divergentes em toda a UE. Esta ação pode ser considerada benéfica para as empresas multi­na­ci­onais que utilizam os nossos serviços, especi­al­mente as que incluem veículos a atravessar fronteiras. Adici­o­nal­mente, se gerir uma empresa multi­na­cional na UE, terá apenas de lidar com um regulador: o regulador do país onde se encontra a sede da sua empresa. Da mesma forma, os indivíduos podem interagir com o regulador dos respetivos países.

A noção de dados pessoais é essencial no RGPD. Essen­ci­al­mente, refere-se a quaisquer dados que estejam, ou possam ter estado, relaci­o­nados com um ser humano identi­fi­cável. Isto inclui os dados que podem ser recolhidos com identi­fi­ca­dores únicos, como matrículas, um NIV (número de identi­fi­cação do veículo) e/ou outros identi­fi­ca­dores de dispo­si­tivos. Na nossa opinião, é importante saber que, ao abrigo do RGPD, não importa quem tem capacidade para identificar. Se alguém pode identificar um indivíduo com os dados, estes têm de ser consi­de­rados dados pessoais, mesmo que não seja realizada qualquer identi­fi­cação. Na nossa opinião, não é necessário saber o nome de alguém para que os respetivos dados sejam consi­de­rados dados pessoais. É importante notar que a detenção de dados pessoais não significa a impos­si­bi­lidade de os utilizar, apenas significa que o RGPD se aplica e que deter­mi­nadas condições têm de ser cumpridas.

O RGPD permite que os dados pessoais sejam utilizados em uma ou mais finalidades prede­fi­nidas. Estas finalidades têm de ser especi­fi­cadas e claramente descritas. O significado de uma finalidade tem de ser compre­en­sível para o indivíduo. Um indivíduo deve ser capaz de responder à questão: esta utilização específica adequa-se realmente à finalidade?

O RGPD permite o ajuste de adequação dos dados pessoais em termos de tipo, de volume e do tempo durante o qual serão armazenados, com base na finalidade definida. O ajuste de adequação significa que apenas o estri­ta­mente necessário será processado, e não mais nem por mais tempo.

Na nossa opinião, o proces­sa­mento de dados pessoais requer uma explicação bem escrita e intuitiva. Tal como um manual e não um contrato. Eviden­te­mente, a explicação tem de ser prestada aos indivíduos antes de iniciar a utilização dos respetivos dados, e deve permanecer disponível.

A Webfleet opera sempre de acordo com as instruções do cliente Webfleet. Os dados estão relaci­o­nados apenas com o cliente, o qual detém o controlo. Isto permite-nos oferecer ao cliente uma solução altamente confi­gu­rável. Embora possamos propor várias finalidades de utilização, o cliente Webfleet tem sempre a decisão final sobre as finalidades e o detalhe da confi­gu­ração e da utilização do sistema.

O nosso sistema pode ser configurado para reconhecer várias partes interes­sadas com diferentes funções, respon­sa­bi­lidade e capacidades em diferentes situações. Os clientes Webfleet, por exemplo, podem permitir que os condutores façam a distinção entre viagens profis­si­onais e privadas, e é possível restringir o que os super­vi­sores dos condutores podem ver e fazer. Também apoiamos o cliente Webfleet no respeito pelos direitos dos indivíduos, por exemplo, relati­va­mente ao acesso e à eliminação dos respetivos dados.

Os clientes Webfleet podem configurar de várias formas os dados que são recolhidos e por quanto tempo são mantidos. Para facilitar o trabalho dos clientes Webfleet, incluímos prede­fi­nições razoáveis relaci­o­nadas com vários casos de utilização normalmente seleci­o­nados pelos nossos clientes de frota, mas os clientes Webfleet são livres de se afastarem destas prede­fi­nições.