Att skapa en budget för vagnparken är grunden för en professionell vagnparkshantering. I den här artikeln beskrivs de fyra viktigaste stegen för att skapa en enkel vagnparksbudget. Oavsett om du är vagnparksansvarig för en liten eller medelstor vagnpark: steg-för-steg-guiden hjälper dig att minska dina kostnader och öka din effektivitet.
Att göra-lista för din vagnparksbudget: 4 steg till framgång
1. Sätt upp mål för dig själv
I början av varje planeringsprocess finns alltid frågan om mål: Vad vill jag uppnå med mitt företag i år? Många små och medelstora åkerier har som främsta mål att sänka sina kostnader. Om du också vill minska dina kostnader är bränslebesparingar och minskat antal underhållsbesök förmodligen en hävstång du kan använda – trots allt är detta vanligtvis de två största driftskostnaderna i vagnparker.
Många fordonsflottor går nu mot minskade koldioxidutsläpp. Att minska CO2-utsläppen kräver noggrann planering i förväg, särskilt när det gäller exempelvis elfordon och laddningsinfrastruktur.
Oavsett vilka dina ekonomiska mål är, kommer tydlighet kring dem att hjälpa dig att slutföra din budget.
Tänk på oförutsägbara, kortsiktiga utgifter och planera in en viss procentandel i din budget för att täcka sådana frågor.
2. reflektera över förra årets utgifter
Nu när du har dina mål klara för dig är det dags att fundera över några siffror. Men vilka summor kan du arbeta med – vilka är realistiska? För att undvika att börja från början kan du titta på dina utgifter från förra året.
Om ditt mål är att minska kostnaderna kan föregående års siffror hjälpa dig att orientera dig. Ovanligt höga bränslekostnader kan utgöra en första referenspunkt för mer djupgående efterforskningar. Det kan t.ex. vara så att bränslepriserna har stigit under en kort tid eller att ruttplaneringen ännu inte har optimerats så bra som möjligt. Först när alla osäkerhetsfaktorer har identifierats och lösts kan du fastställa din flottbudget för det kommande året.
Beakta också de enskilda faktorernas inbördes beroende. Däckens och fordonens skick påverkar också bränsleförbrukningen . Cirka 20% av alla däck som används kommersiellt på vägarna har för lågt lufttryck. Ett fordon som har 20% för lågt däcktryck förbrukar ca 2,5% mer bränsle. Krypande läckage är också orsaken till 90% av alla däckrelaterade olyckor. Dessa utgör i sin tur en potentiellt kostnadsintensiv säkerhetsrisk.
Kontrollera alltid lufttrycket i dina däck och se till att dina motorer går smidigt. En investering i dessa områden kan löna sig i slutet av året och minska kostnaderna på lång sikt.
3. Rätt budgeteringsmetod
I denna fas bör du bestämma dig för en budgeteringsmetod. De två mest kända budgeteringsmetoderna är traditionell budgetering (även känd som inkrementell budgetering) och nollbaserad budgetering. Inkrementell budgetering är snabb och enkel. Man lägger helt enkelt till en viss procentsats på föregående års kostnader.
När det gäller bränsleförbrukningen innebär det till exempel att man ökar budgeten med en viss procent för att täcka en eventuell prishöjning. Detta ger dig dock inte möjlighet att granska innebörden av enskilda utgifter. Vid en inkrementell budgetering försummas faktorer som onödiga resor på grund av ineffektiva rutter eller suboptimalt däcktryck.
En mycket mer solid metod för budgetering är nollbaserad budgetering. Här kan du analysera hur föregående års budget användes och göra eventuella förbättringar. Nackdelen är att denna metod inte gör det möjligt att täcka oförutsedda krav.
Det är inte alltid lätt att välja rätt budgeteringsmetod. Vi rekommenderar i allmänhet att du är flexibel. Ingen flottbudget kommer någonsin att vara perfekt. När du upprättar en budget är målet att uppnå dina finansiella mål så långt som möjligt.
Små och medelstora vagnparker kan dra nytta av att hitta en medelväg mellan dessa två metoder. Om du föredrar stegvis budgetering för att det är enklare, välj det och utveckla sedan en process för att analysera föregående års kostnader så att dina procentuella ökningar tar hänsyn till eventuella kostnadsbesparingar som du vill uppnå under det kommande året.
4. Definiera dina poster
När du har bestämt dig för en lämplig budgeteringsmetod kan du nu definiera dina poster. Många små och medelstora åkerier koncentrerar sig på dessa poster:
- Bränsle
- Underhåll och service
- Reparationer
- utbildning
- Byte av fordon
Hur data gör det lättare att skapa en enkel budget för vagnparken
Med rätt verktyg och databaserad information från den dagliga verksamheten blir det lättare för dig att skapa och upprätthålla en enkel vagnparksbudget. Data om vagnparken gör det möjligt att snabbt identifiera utvecklingar och förändringar och ta hänsyn till dem i vagnparksbudgeten.
Med Webfleet-lösningen får du snabbt tillgång till de viktigaste uppgifterna om bränsleförbrukning och underhåll. Med tillgång till historiska data och realtidsdata kan du fatta mycket mer välgrundade beslut om dina driftskostnader.
Ju större budgetkrav du har, desto mer användbara blir dessa data. En strategi för att minska koldioxidutsläppen i din flotta är också svår utan data, eftersom kostnadsvariablerna ofta är komplexa. Vi hjälper dig gärna att beräkna din totala ägandekostnad för elfordon och ger dig skräddarsydda råd om hur du kan minska dina bränsleutgifter. På så sätt sparar du inte bara pengar utan också mycket tid. Boka ett möte med vårt team av experter.