Dataskydds­för­ord­ningen och Webfleet

En viktig del av förord­ningen är att ge människor mer kontroll över sin data. Data från eller om en individ återspeglar trots allt individens identitet, beteende och preferenser: den visar vem vi är. Enligt dataskydds­för­ord­ningen måste individer informeras i förväg om vad som händer med infor­ma­tionen: vilken data som används, varför den används, hur länge den används och av vilka den används. De måste också kunna påverka det, till exempel genom att ge tillstånd, ingå avtal och genom att kunna avbryta dataan­vänd­ningen på begäran (med vissa begräns­ningar).

Om ett företag bestämmer vad som händer med data från individer måste företaget kunna visa att hanteringen sker på ett korrekt sätt, med hänsyn till indivi­dernas rättigheter och dataskydds­för­ord­ningen. När det gäller datahan­tering måste du ta hänsyn till riskerna för den berörda personen. Det innebär att det måste finnas dokumen­tation om dina aktiviteter gällande data och varför du behöver behandla uppgifterna. Företag som behandlar person­upp­gifter måste i vissa fall utse ett dataskydds­ombud (på deltid) om företaget uppfyller kraven för det (t.ex. om företaget har som kärnverk­samhet att i stor omfattning övervaka enskilda personer).

Vi anser att dataskydds­för­ord­ningen utformades för att förena befintliga och olikartade sekre­tess­lagar i hela EU. Det kan vara en fördel för multi­na­tio­nella företag som använder våra tjänster, särskilt de som har fordon som kör över lands­gränser. Om du driver en multi­na­tionell verksamhet i EU kan det också innebära att du bara behöver förhålla dig till en myndighet – i det land där företagets huvud­sakliga verksam­hets­ställe ligger. På samma sätt kan individer rätta sig efter myndigheter och lagar i sitt eget land.

Person­upp­gifter är ett centralt begrepp i dataskydds­för­ord­ningen. I huvudsak är det varje upplysning som avser en identi­fierad eller identi­fi­erbar fysisk person. Det inkluderar data som kan erhållas indirekt från unika identi­fi­erare som registre­rings­skyltar, VIN (fordons­nummer) och/eller andra enhets­mar­körer. Det är viktigt att poängtera att det enligt dataskydds­för­ord­ningen inte spelar någon roll vem som kan identifiera person­upp­gif­terna. Om någon kan identifiera en person från uppgifterna måste de betraktas som person­upp­gifter trots att ingen faktisk identi­fi­ering har gjorts. Vi anser att man inte behöver känna till en persons namn för att uppgifter om personen ska betraktas som person­upp­gifter. Bara för att du behandlar person­upp­gifter betyder inte det att de inte får användas, det betyder bara att dataskydds­för­ord­ningen gäller och att vissa krav måste uppfyllas.

Dataskydds­för­ord­ningen föreskriver att person­upp­gifter ska användas för ett eller flera förde­fi­ni­erade ändamål. Ändamålen måste vara specifika och tydligt beskrivna. Individen måste kunna förstå vad ett ändamål innebär. En individ bör kunna svara på frågan: faller behand­lingen verkligen inom ramen för ändamålet?

Enligt dataskydds­för­ord­ningen ska person­upp­gifter behandlas på ett rimligt sätt när det gäller typ, mängd och hur länge de lagras, utifrån det definierade ändamålet. En rimlig mängd och tid innebär att uppgifterna bara får behandlas i så stor utsträckning och så länge det är absolut nödvändigt.

Vår uppfattning är att behandling av person­upp­gifter kräver en tydlig och använ­dar­vänlig förklaring. Förkla­ringen ska vara som en handbok, inte ett kontrakt. Natur­ligtvis måste förkla­ringen finnas tillgänglig för individerna innan du börjar använda person­upp­gif­terna och därefter också förbli tillgänglig.

Webfleet agerar alltid på instruktion från Webfleet-kunden. Uppgifterna gäller endast kunden. Kunden bestämmer. Det innebär att vi erbjuder kunden en mycket konfi­gu­rerbar lösning. Vi kan föreslå olika ändamål för vilka uppgifterna kan användas, men Webfleet-kunden fattar det slutgiltiga beslutet om för vilka ändamål de används och hur du konfi­gu­rerar och använder systemet i detalj.

Vårt system går att konfigurera för att tillgodose många olika intres­senter med olika roller, ansvar och kapaciteter i olika situationer. Webfleet-kunder kan till exempel låta förare skilja mellan affärsresor och privata resor och förarnas överordnade kan få begränsad förmåga att se och påverka. Vi hjälper också Webfleet-kunden att beakta indivi­dernas rättigheter, till exempel att ha tillgång till och kunna radera uppgifterna.

Webfleet-kunder kan på olika sätt konfigurera vilka uppgifter som samlas in och hur länge de ska lagras. För att underlätta för Webfleet-kunder har vi gjort rimliga standardin­ställ­ningar som stämmer med hur de flesta Webfleet-kunder använder sin vagnpark, men det går självklart att ändra standardin­ställ­ningarna.